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物联网技术下的智能化档案管理分析

作者:未知

  摘 要:物联网是信息化时代的一个重要发展阶段。物联网时代的到来,物联网技术的发展,使各个行业的技术水平都得到了提高,也促使物联网技术在各个领域都得到了广泛的应用。文章以物联网时代为背景,提出了物联网技术下的智能化档案管理策略,希望能对新形势下的档案管理工作有所帮助。
  关键词:物联网技术;智能化;档案管理
  物联网指物物相连的互联网,互联网是物联网的基础和核心。物联网主要是通过智能感知、识别技术等来进行物物连接的。物联网技术的出现,也为档案智能化管理提供了良好的条件。那么,在物联网时代,档案部门该如何借助物联网技术进行档案智能化管理呢?笔者立足于调查研究,提出了以下几点建议:
  1 利用物联网技术提高软硬件配备水平
  传统的档案管理都囿于实体建筑和设备累加,档案管理和使用都深受时间、空间限制。此外,在档案管理中,许多企事业单位受财力限制,都没有设置专门的档案管理专项基金,单位档案库房建设、计算机软硬件基础设施配备都不够齐全,档案管理软件研发和使用水平都较低。物联网技术的出现,为人们利用物联网技术打造新型智能化档案实体库房、软硬件配备水平提高提供了条件。所以,企事业单位要加大档案管理物力、财力和人力投入,有效整合档案库房设备与现有资源,建设现代化档案库房,购置更多的信息设备,以提高档案管理的智能化水平。物联网技术体系主要由感知层、应用层、网络层组成,物联网技术不仅包括射频识别技术、传感器技术,还包括网络和通信技术、数据处理与融合技术。其中,射频识别和传感器是物联网前端技术。借助射频识别、红外线感应技术,物联网可以进行智能化识别。在档案库房建设中,我们可以运用物联网技术创建库房管理三层结构体系。如在门禁系统中采用物联网RFID技术设立身份识别卡,识别管理人员的身份、等级,并根据管理人员的身份、等级赋予其相应的管理和使用权限。又如,将红外线感应器用到库房视频监控系统中去,对所有进入库房的人员进行视频监控,有人强行非法进入库房时,门禁系统可以借助红外入侵探测器发出预警信号。
  2 利用物联网实现档案自动化生成和管理
  馆藏资源丰富,较高的管理效率,是实现档案资源价值最大化的基础和前提。过去,企事业单位的档案要么是原始的文件,要么是由人工手动著录而成的,传统的档案生成方式耗时耗力,过程复杂而且效率较低。在物联网时代,企事业单位的档案管理已经摆脱了传统的手工方式,档案生成方式也出现了变化。在档案收集、生成与管理中,物联网技术的作用主要体现在以下几点:首先,在档案收集过程中,企事业单位的档案管理部门可以通过互联网技术向社会、个人收集档案材料。各类材料送达档案部门后,档案管理员将档案按照不同的类别装入不同的盒子,利用档案收集子系统中的RFID管理板块直接将档案生成RFID标签内的数据,并利用读写器将档案题名、日期、页数、责任者等信息都打印到标签上,帖到档案上。档案入库时,储位管理板块发出入库指令,系统会读取档案标签上的信息,并在自动识别后将其放到存放储位。电子标签的运用,极大提高了档案生成效率,也为档案智能化、自动化管理奠定了基础。此外,物联网技术的应用,为用户档案实体内部阅览提供了便利。用户在借阅档案时,可在具有自动化识别功能的借阅系统输入关键词,查询档案信息,包括档案位置、格式等,这样就减少了用户查找档案的时间。档案管理员取出档案后,系统会自动记录、显示档案被借出状态。用户借出档案时,智能安全监测门的RFID阅读器会将档案信息反馈到借阅板块,并将信息与档案出库信息对比、反馈,如果监控系统发现档案出库信息与反馈信息不同,监控模板就会发出警报,档案需在管理人员再次确认后才能出库。用户使用完毕,RFID阅读器会自动消除档案的借阅记录,档案管理人员将档案送返原先位置时,系统会自动记录查阅使用和还卷工作完成。
  3 利用物联网完善档案存储环境监控系统
  在实体档案保护和管理方面,物联网技术的广泛应用,大幅度提高档案保管环境的安全性、节能性和智能性。物联网在档案存储环境监控方面的作用,具体体现在:(1)在档案的安全保管和监控方面,利用物联网射频识别和传感器技术,建设一体化智能管理系统,利用微动侦测,对档案库房区域或其他馆内重要区域内人员的出入、活动情况进行实时监控。一旦发现异常,可以使用相关联位置的监控摄像机对人员行进路径进行跟踪记录,同时监控系统还会发出警告,自动锁闭事发区域的门禁,并通知安保人员。(2)在档案保管环境的节能控制方面,立足于网络层和信息处理系统分析,部署档案库房的智慧感知平台,对库房内的信息数据实施全面控制。关于这一点,我们可以库房温度调节系统为例,档案库房智慧感知平台会根据档案管理标准自动管理温湿度控制设备,自动调节库房内的温度,通过精细化的环境参数自動调整确保档案保管环境、温湿度始终处于一个安全范围内。这样既可以减少设备能耗,还可以提高档案管理安全系数。
  综上所述,物联网是互联网的延伸,物联网技术的发展,对档案数字化管理产生了重大影响。企事业单位要立足于研究和分析,优化设计智能化档案管理系统,然后将物联网技术用到软硬件设施建设、档案自动化生成、档案存储环境监控系统中去,利用物联网技术全面提高档案管理水平,以实现档案资源价值最大化。
  参考文献:
  [1]李青.基于物联网技术的智能化档案管理研究[J].自动化与仪器仪表,2018(08):44-46+50.
  [2]王建民.物联网技术在档案数字化管理中的应用[J].现代商业,2016(15):184-185.
论文来源:《科技风》 2019年15期
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