地方高校档案管理问题及对策探讨

来源:用户上传      作者:廖利香 吴青霞

　　摘   要：地方高校档案管理工作是学校管理的重点工作之一。各地方高校档案管理在共性中存在着个性，具体工作中可以相互借鉴和共勉。以湖南科技学院档案馆为例，从管理人员业务知识、档案宣传力度、档案收集、档案制度化管理水平和档案信息化建设等五个方面对存在问题进行了分析，提出通过加强管理队伍建设、加大档案宣传力度、健全并落实档案管理机制和加快档案信息化进程等对策来提升地方高校档案管理工作。
　　关键词：地方高校  档案管理  档案信息化
　　中图分类号：G270                                   文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2019）07（c）-0187-03
　　地方高校是指隶属各省、自治区、直辖市、港澳特区，由地方行政部门划拨经费的普通高等学校，以服务区域经济社会发展为目标，着力为地方培养高素质人才。由于历史原因，大部分地方高校的地理位置比较偏僻，各种教学服务配套设施比较落后，档案管理也相对滞后。然而随着当前国内经济发展、各地方高校的办学规模扩大和各种管理水平提升，地方高校的档案种类和数量越来越多，来源、内容和形式也越来越复杂[1]。要做好地方高校档案管理工作，就必须严格按照《高等学校档案管理办法》、《档案法》和相关部门的各项规章制度开展工作，学习和吸取档案管理工作开展较好的高校的管理经验，结合本校实际来进行档案管理。本文以湖南科技学院档案馆为例，对地方高校档案管理进行探讨。
　　1  地方高校档案管理现状
　　地方高校档案管理工作是学校管理中的重要工作之一。湖南科技学院比较重视档案管理工作，聘用专业和专门人员对各类档案进行归类和管理。其档案管理的现状如下。
　　1.1 學校领导比较重视
　　由于学校快速发展和对档案管理工作的重视，湖南科技学院于2015年4月成立了档案馆，将原来隶属于人事处的文书、人事档案管理和隶属于教务处的学生档案管理等档案管理工作分离出来，专门成立档案馆，档案工作由校长直接分管，在人员、经费及设施设备方面，学校给予有力保障。档案馆馆长是档案学专业，一直从事档案管理工作，精通地方高校档案管理业务。
　　1.2 管理队伍结构基本合理
　　档案管理工作好坏，管理人员是首位条件。湖南科技学院档案馆配备了5名工作人员。从学历来看，其中研究生2人，大学本科3人;从职称来说，副高职称4人，中级职称1人;在年龄结构上，45岁以下3人，45岁以上1 人。5名工作人员毕业于档案学、管理学、英语、计算机、化学等专业，文理科兼具。为配合档案材料的收集和整理工作，湖南科技学院在各院系和部门设置了兼职档案员。由于档案馆工作人员结构基本合理，档案管理工作开展顺利。
　　1.3 档案门类基本齐全
　　目前湖南科技学院档案馆的实物档案管理主要有人事、文书、学生、基建、照片、设备、实物及会计档案等，除会计档案暂由财务处管理外，高校十一类档案全部由档案馆管理。根据当前档案管理技术发展和信息化要求，在实物管理的基础上，逐渐整理了相应的电子档案，便于信息查询和管理归类。
　　1.4 档案制度建设渐趋完善
　　根据国家和相关部门的档案管理方面法规和制度，湖南科技学院档案馆制定了《湖南科技学院档案管理办法》、《湖南科技学院文件材料归档范围与保管期限规定》、《湖南科技学院档案实体分类方案》、《湖南科技学院人事档案管理办法》等制度。在具体工作开展中，制定了档案员工作职责、库房管理制度、工作流程，为档案工作进入科学规范的管理提供了保障。另外，档案馆内部档案日常管理工作的记录健全，建立了档案移交接收台账、档案查阅借阅登记簿等。
　　1.5 档案信息化建设已有初步发展
　　为方便档案管理使用者，档案馆在校园网上建立了档案馆网站，网站栏目内容丰富，包括部门概况、档案法规、服务指南、档案快讯、业务专区、档案花絮、业务指导、学生档案查询等。档案馆建立以来，在满足日常工作基础上，积极开展档案管理信息化建设，建立了文书综合档案目录检索系统和人事档案目录系统，各门类档案的目录均已输机。
　　2  地方高校档案管理存在的问题
　　湖南科技学院档案馆成立以来，工作人员在日常工作基础上，对以往工作进行查漏补缺，组织开展业务学习，归类档案和进行档案信息电子化工作。在开展工作过程中，发现档案管理存在着一些问题。
　　2.1 管理人员业务知识有待提高
　　湖南科技学院档案馆共有5名档案专职人员，仅馆长1人是由档案学专业，其他4名工作人员是在档案管理工作过程中，累积了相关管理经验，但接触档案管理工作的年限不长，业务知识不够专业。随着现在高校对档案管理工作的重视，档案查阅和使用数量大增，日常管理工作任务较重。由于专业档案管理员不足，使得管理人员外出培训少，专业知识学习和自身的知识结构更新不足。由于编制紧张，人手不足，教学档案、基建档案、声像档案、实物档案等门类无人管理，馆长只好亲自担任这些业务工作的管理，无暇顾及史料编辑和思考筹谋工作。
　　2.2 档案宣传力度不够
　　《高等学校档案管理办法》第三十五条明确规定：“高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。”
　　湖南科技学院档案馆每年都有一场专门针对学校各部门兼职档案员的培训。为方便工作开展，建立了档案馆网站，在网站上有档案法规、服务指南、档案快讯、业务专区等栏目的介绍，在人文与社会科学学院秘书学系开设了档案管理课程。档案专职人员利用到各个部门指导工作的机会，给兼职档案员讲解档案法律法规知识和归档要求等。但仍然有很多教职工不知道档案馆保管些什么资料，也不知人事档案、文书档案以及学生档案所包含内容的区别，对人事档案里面的十大类更是无从得知，对档案的查借阅规则也不知晓，档案馆给他们以神秘感，档案馆就如保密局。这样一来，他们不知道如何去利用档案，哪些可利用，也就不会主动去配合档案馆的档案收集工作。 　　2.3 档案材料收集困难
　　档案材料收集是档案管理的第一步，也是关键性的一步。档案材料收集的完整性和及时性，关系到档案管理的各个环节工作。《档案法》第十条中明确规定“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”。虽然《档案法》中对档案收集有明确规定，我校也建立了部门立卷制度，但在具体工作中，档案材料收集工作仍然缺少有效的监督和约束力，一些部门的材料很难按时上交。个别兼职档案员认为收集档案材料应该是档案馆工作人员的工作，从内心开始抵触;还有部分兼职档案员疲于应付本部门领导交待的工作，无暇来做档案的收集整理工作，造成档案材料收集的滞后和材料的不完整。
　　2.4 档案制度化管理水平不高
　　湖南科技学院档案馆在成立后，在满足日常工作需求的基础上，根据国家和各级部门的要求，努力完善各项制度。但由于历史原因，档案制度化管理还有很大的提升空间。
　　其一，档案制度建设还需细化或健全，如只在《人事档案管理员工作职责》中提到“做好人事档案的安全、保密工作”，并没有具体的人事档案保密制度;全校的设备、照片、基建、实物等门类档案今年才集中整理好，其制度还未建立。
　　其二，在档案材料收集和管理工作中，部分工作已经建立了相关的管理制度，但在实际操作过程中，落实力度不够，制度执行不到位，导致档案管理工作有时候比较被动。
　　其三，档案管理工作缺乏有效考核。湖南科技学院档案馆要求各部门推行立卷制度，但有些部门不以为然，能推就推，能拖就拖。当前急需建立全校档案考核办法，形成制度，严格执行。
　　2.5 档案信息化建设处于起步阶段
　　档案管理信息化是指电脑和网络应用于档案管理工作中，方便档案的查阅、咨询和使用等，包括档案文书、实物和照片等内容的电子化保存和档案网站建设等工作。目前各地方高校基本建立了档案信息化管理系统，都能做到文件级的目录检索，但离档案全文数字化的目标还有一定距离。高校档案网站建设逐步从“公告板”到“服务人员”角色的转型[2]，但网站内容大多是本馆基本信息介绍，档案有关的内容更新缓慢，信息较滞后，没有展示出档案工作最新动态[3]。
　　3  改进地方高校档案管理的对策
　　地方高校的档案管理工作存在着先天不足。做好地方高校档案管理工作，一方面要学习和吃透《档案法》和《高等学校档案管理办法》等规章制度内容，按规章制度办事，另一方面要学习国内档案管理开展较好的高校管理经验，结合自身实际来建立和完善自己的办公和管理制度，并落实到位。
　　3.1 加强管理队伍建设
　　管理队伍是管理工作开展好坏的第一要素。要提升地方高校档案管理工作，首先要加强管理队伍建设。由于档案管理工作的保密性，其工作人员不宜频繁流动。
　　地方高校档案管理队伍建设，要做好外引和内培并行，重点是内培。外引就是引进档案管理专业人才，加强专业人才对口管理。内培就是加强档案馆内部人员的专业知识和技能的提高，可以采取集中学习和自学等多种形式，组织档案管理人员和各部门的兼职档案员学习档案相关法律法规，加强自身对档案管理工作重要性的认识;组织档案管理人员参加相关培训和交流，提升管理队伍的专业知识、业务能力和技术水平等;邀请檔案管理专家指导工作和开展讲座，增强档案管理人员的见识。地方高校档案馆要重视各部门兼职档案员的培训，提高其业务能力，既保证了立卷部门移交案卷的质量，也增强了全校师生的档案意识。
　　3.2 加大档案宣传力度
　　档案管理工作，关键是档案材料的收集、整理和使用。《档案法》第三条明确规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业、事业单位和公民都有保护档案的义务。”在地方高校，宣传和普及档案法律法规知识非常重要。通过宣传和档案知识普及，让大家清楚档案工作的重要性和档案正确使用，可以提高档案材料收集效率和档案顺利使用。对此，可以通过校园网站、档案馆网页、学报、校报和宣传栏等校园媒介宣传档案法律法规及档案工作的重要性，使档案管理工作深入人心[4];档案馆可以组织专门人员到轮流到各院系和部门做档案管理培训和宣传讲座，面对面交流，在宣传档案保密性的同时消除档案神秘性;在宣传中重视收集意见和建议，改进自身工作，为档案使用者提供优质服务。
　　3.3 健全并落实档案管理机制
　　无规矩不成方圆，无制度难以成事。完善的档案管理机制是档案工作顺利进行的基本保障。一方面，地方高校应建立、健全档案管理机制，在实际工作中做到有法可依，有章可循[5]。根据档案管理的相关法规和制度，借鉴其他高校的档案管理先进经验，地方高校档案馆应依据学校和档案馆的实际情况进行查漏补缺，对缺失的制度要建立起来，对具体的档案管理制度进行细化。另一方面，制度是基础，落实是关键，地方高校要建立具体可行的全校档案考核办法。要根据《高校档案管理办法》制定考核细则，把档案管理工作纳入各部门的考核中，作为一项“硬指标”使档案管理制度落到实处。
　　3.4 加快档案信息化进程
　　2016年国家档案局、中央档案馆印发了《全国档案事业发展“十三五”规划》，将档案管理信息化确定为全国档案事业发展“十三五”发展目标。内容包括档案信息的数字化、档案网站建设和数字档案馆建设等内容。
　　高校档案信息化建设要以资源建设为核心，以纸质档案数字化为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标[6]。地方高校档案馆应继续争取领导对档案信息化建设的支持，从人力、物力、财力方面加大档案信息化建设的投入力度，加速档案全文数字化的进程;从网站内容、形式、更新速度、检索功能等方面对档案馆网站进行优化。
　　参考文献
　　[1] 肖春霞，刘英姿.地方高校档案工作规范化管理的思考与实践——以怀化学院为例[J].办公室业务，2016（21）：80，124.
　　[2] 汪慧.高校档案管理工作存在的主要问题及策略研究[J].赤子（中上旬），2016（24）：147.
　　[3] 刘琪.河南省高校档案工作问题调查及对策研究[J].兰台世界，2016（20）：10-12.
　　[4] 钟红丽.关于高校干部人事档案管理工作的思考[J].沙洲职业工学院学报，2016，19（4）：61-62.
　　[5] 王朝阳.高校档案管理工作面临的主要问题及对策研究[J].华北水利水电学院学报：社科版，2010，26（5）：44-46.
　　[6] 李娟.高校档案管理存在的问题及对策研究[J].山东工会论坛，2016，22（3）：140-141.
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