规范审计档案管理的思考
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摘 要：审计档案指的是审计部门在对项目进行审计或专项审计调查过程中形成的纸质媒介形式保存的档案。审计档案作为专门存贮的档案，是对审计工作的真实写照，规范审计部门审计档案管理显得尤为重要。鉴于此，本文首先对审计档案的作用与地位进行阐述，通过分析审计档案管理部门的主要工作职责与审计资料整理归纳的原则，最后提出规范审计档案管理的几点要求。
关键词：规范;审计档案;档案管理
审计档案能够直接反映审计工作的真实性与完整性，是对审计工作过程的记录。审计档案在审计监管过程中发挥着重要的作用，是开展审计监督工作的基本依据，发挥审计监督职能的基本保障。基于此，本文通过对审计档案的基本特征进行阐述，分析审计档案在审计工作中的作用与地位，进一步探讨规范审计档案管理的措施，改善审计工作现状，提升审计工作质量。提高对审计档案的认识，加强对审计档案管理，进而提升审计的质量，有效发挥出审计的职能作用，拓展审计监管职能的宽度与深度。
一、审计档案的基本特征
审计档案是审计工作人员在长期进行审计工作过程中形成的具有纸质、语音、影像等多种媒介形式存储的资料，是对审计活动的真实记录与反映。审计档案是对审计工作的佐证，是衡量审计工作质量的关键依据。由此可以看出，加强对审计档案的管理显得至关重要，审计档案作为开展审计活动的重要依据，具备专业性、公正性与整体性特征。
首先，审计档案具有专业性特征。这是由审计工作的性质决定的，因为审计档案是对审计监督工作的真实记录与反映，审计监督工作由专业的审计工作人员执行，因而形成审计档案更具专业性。另外，审计档案的归档整理通常要按照相关的规范与条例进行整理归档，例如单位的财务收支审计、预算审计等，在实际执行过程中需要形成审计工作底稿，因而按照相应的内容规范对审计档案进行归档整理，能够确保审计档案资料的准确性、真实性与完整性，同时也为后续审计复核等环节工作提供便利。
其次，审计档案具有公正性的特征。这是由审计监督工作性质所决定。审计工作通常由专业的审计机构或者审计部门开展，依照审计准则与相关法律规范开展审计工作，是法律效能与社会性质的有机统一。专业的审计机构通常为第三方审计结构，自身具有客观、公正性的特点。而审计部门包括国家审计机关和单位内部审计。为保障审计工作的真实性、合法性、效益性，国家审计机关在本级人民政府主要负责人领导下，依照法律进行审计监督，单位内部审计通常独立于其他部门存在，并且对审计工作的开展具有独断权。因而，确保审计工作的公正性才能实现有效监督，提升审计工作的质量。
最后，审计档案具有整体性特征。这是由审计工作过程中各个环节工作相互之间联系所决定的。审计工作主要程序由计划阶段、实施阶段和报告阶段组成。计划阶段包括确定被审计单位、确定审计的法律关系、配置审计资源、调查被审计单位、实施初步的分析性测试，确定重要性水平、制定总体审计计划和具体审计计划。审计实施阶段的主要工作包括充分调查了解被审计单位有关情况，编制审计实施方案（社会审计中称为具体审计计划，通常在审计计划阶段开展），获取审计证据，编制审计记录，得出审计结论。审计报告阶段的主要工作主要为完成全部必要的现场审计工作;分析、整理审计证据，汇总、复核审计工作底稿，实施最后的分析性测试，评价审计工作质量和审计结果;编写并提交审计报告;与相关方面进行沟通，提出审计意见或建议。可以看出，审计整个环节环环相扣，不可轻易分割，每个环节都会影响着后续环节工作的开展。
二、审计档案的管理原则、要求与作用
1.审计档案管理原则
为保障审计档案的真实性、规范性、公正性、客观性与整体性，在归档整理审计档案过程中要遵循以下几项原则。
（1）对审计档案进行单独存放管理，明确区分行政管理与审计监督文件材料。通常情况下审计档案应当独立于行政事业管理文件进行存放。
（2）参考被审计项目的利用价值，审计项目的重要程度，對审计档案划分不同存管期限，例如行政事业单位可以依照被审计项目的重要程度，依据档案管理规定进行期限划分，利用年度审计事项分类法，将项目审计档案归类为财务收支审计档案、项目决算审计档案、专项审计调查审计档案等等。
（3）对审计文件的收集、归档与整理工作注意留痕处理。由审计部门安排责任人员负责审计档案的归档与整理，实行岗位职制，并且每个部门的审计档案归档后由相应的人员进行签字记录，包括签字人员的姓名、时间、职位等;并且后续对审计档案的使用与更改都需要记录相关人员的姓名、时间与原因。
2.审计档案管理要求
审计档案管理过程中要保证档案库以及相关设备的安全耐用性。档案存储库要有防火、防潮、防水、防盗等安全管理设置，这样能够基本保障审计档案的能够长期存储备后续过程使用。建立完善的审计档案管理机制与保密机制，首先对审计档案进行多媒介形式保存，不仅需要保存纸质介质的审计档案，而且对管理审计档案资料转换为电子、影像等形式，利用先进的技术对其进行保存，防止审计档案丢失与损坏，提高对审计档案的管理水平。另外，针对超过保存期限的审计档案，由审计部门与专门鉴定人员对审计档案的利用价值进行考察，一旦通过审查鉴定，逾期的审计档案没有再利用价值申请批准后进行销毁。最后对审计档案建立规范的管理机制，将审计档案的种类以及信息录入到信息系统，通过定期分析与统计档案的归档情况，从而规范对审计档案的管理工作。
3.审计档案管理的作用
根据《审计文件材料立卷归档工作程序》等法律规定要求，审计档案是对审计工作的真实写照，对审计档案管理是开展审计监督管理工作的依据。随着审计工作的日积月累，审计档案资料也随之增加，对审计档案进行归档管理为后续工作开展提供了重要的参考信息。首先，审计档案是审计工作的真实反映，通过对单位的资金运用进行审计，降低违法违规行为的发生概率，提升单位的资金使用绩效。其次，审计档案能够为单位的经营管理提供研究信息，审计部门与相关研究部门开展综合研究工作离不开审计档案，通常在相关案例基础上找到切入点进行研究，进而制定相应的管理措施。最后，审计档案为审前调查提供途径。审计档案本身充满着各种信息，通常项目的开展需要充分尽职调查，因而在审计工作开展前，通过对相关审计档案进行查阅能够起到事半功倍的效果。 三、规范审计档案管理的措施
（1）审计档案的管理离不开人员的努力，审计人员的综合素质与积极的管理意识影响着审计档案的管理工作。首先，审计人员的素质通常指的审计人员的专业技能知识，需要单位定期对审计人员进行知识技能培训，增强审计人员的综合素质能力，从而保障审计人员按照相关的条例管理规定进行归档与整理，这样也能为审计档案后续调整、更改、使用带来便捷。另外对审计档案的管理建立岗位责任制与岗位绩效挂钩，提高管理人员对档案管理的重视。对审计档案的调度使用制定严格的制度，对档案的使用要记录使用人员的姓名、用途以及在后续环节核查档案的完整情况。
（2）健全审计档案管理制度。制度通常是规范档案管理行为以及档案完整性的重要保障。对审计档案的内容进行规范化，特别是对审计内容进行规范，通过制定审计具体内容规范包括具体文件，并且对审计档案内容具体格式排版按照统一制定的规范，不断优化与完善档案管理制度，从而提升档案管理质量。为保证审计档案的客观性、公正性与整体性，在审计档案归档时对档案内容进行核查，并且对不同存储期限的审计档案进行分类归总，方便后续管理。
（3）在对审计档案管理过程中，利用先进的数据技术将审计档案进行数据化、信息化，通过信息数据能够提高对档案的管理效率，并且数据化管理能够将审计档案保存更长时间。随着当前国家大数据、云计算等前沿技术不断发展，审计档案管理也应当顺应时代潮流发展趋势，将先进技术运用到审计档案管理上，实现档案管理数据化、信息化与精确化。
四、结语
审计档案是审计工作的产物，也是对审计工作质量的真实反映。本文通过对审计档案管理进行探讨，阐述了审计档案的三种基本特征分别由审计工作性质所决定，然后针对审计档案的管理原则进行探讨，提出对审计档案管理要遵循上述几项原则才能规范档案管理工作，有助于提升审计工作质量，并且继续阐述审计档案管理的作用，进一步分析规范审计档案管理的重要性。最后，本文从审计人员、审计档案制度建设以及审计档案管理方法三个方面提出改善措施，希望能够为审计档案的规划管理提供借鉴。
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