浅析企业电子档案开发利用
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摘 要：随着企业信息化建设的不断深入，电子政务、无纸化办公逐渐普及，产生大量的企业电子档案。与传统的纸质档案相比，电子档案在存储载体、信息读取方式和档案本身的安全保护等方面有其自身的特点。对企业电子档案的研究迫在眉睫，特别是加强对企业电子档案使用方法、安全保护方面的研究，让企业电子档案更好为企业服务，有效实现现代化办公的新模式。
关键词：企业;电子档案;利用方法;安全防护
一、引言
随着时代的进步，电子信息技术逐渐应用于企业生产经营中，产生了许多企业电子档案，企业电子档案开发利用是企业管理的重要组成部分，对企业电子档案进行研究非常重要。目前对企业电子档案的研究主要集中在：企业电子档案馆的建设、企业电子档案的鉴定、企业电子档案的积累与归档、企业电子档案的保护以及企业电子档案与纸质档案的二元制等方面。如何运用好企业电子健康档案是其中的研究重点。本文在分析企业电子档案利用特点、利用方式以及利用存在的问题等的基础上，提出企业电子档案开发利用的解决方法。
二、企业电子档案的自身特点
1.企业电子档案不受孤本限制
一份文件可供所有需要它的人共享，传统档案从整体上不可能对档案馆藏进行多份复制，这样多个用户要同时利用一份档案，只能按顺序先后逐个利用，现代企业中电子档案可以很容易实现“多人共用同一文件”。在需要使用时，同一份档案不但能在企业档案室中各类的终端上一起显示，而且一旦存储档案的终端接入互联网，档案就能在所有接入互联网的电脑上使用，从而将传统档案的顺序利用变为并行共享利用。
2.企业电子档案有较好的复用性
企业电子档案无论是打印，还是在计算机上显示，都不会破坏存储在计算机上的电子档案，正常的运用企业电子档案不会对信息寿命造成任何的损害，因此，企业电子档案的反复使用不会造成档案的老化、磨损。
3.企业电子档案进行交互式运用
提供各种形式灵活的需求服务，企业电子档案利用者在阅读过程中可以随思维活动随时提出新的要求，尤其是超文本文件能把大量的有关文件等资料整合起来，企业电子档案的操作性使利用者可以把获得的信息变活，通过大数据分析等手段，可对电子档案中的信息进行处理分析，从而可以将电子档案中的信息以个人偏好的形式呈现出来。
4.企业电子档案通过网络进行远距离传输
从技术上讲，利用者不用到档案馆来，在任意时间、地点都可用的一台联网的终端利用档案馆内的开放档案，它给予利用者更多利用档案的可能，企业电子档案利用方面有很广阔的前景。
三、企业电子档案利用主要存在的问题
1.缺乏统一的企业档案管理规范和标准
企业电子档案在我国已经发展了近20年了，国家陆续制定《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》《电子公文归档管理暂行办法》《电子归档与管理规范》《公务电子邮件归档与管理规则》等行内规范制度，除了企业电子档案开发利用的方法、企业电子档案开发利用的原則、企业电子档案实体的管理环境等问题有一些共识之外，对一些具体的实际的管理问题还没有形成一致的看法，何种管理方式适合我国现实国情和未来的发展问题，还在探索当中。
2.企业电子档案不能及时归档
在传统的档案管理上，档案由档案部门负责管理，电子信息技术发展迅速，企业电子档案大量产生，而大多数企业档案部门缺少专职专业的档案管理人员，使得归档的企业电子档案由信息技术部门代管。技术部门的技术精通，但不具备档案管理方面的专业知识，无法准确鉴定电子文件的价值，更无法准确把握已归档企业电子档案与其他载体档案的联系。此外，企业电子档案的易变性，也影响企业电子档案的及时准确归档。
3.企业电子档案信息安全问题突出
信息安全是企业电子档案使用中需要重点关注的问题。由于电子信息存在易变性，使得在使用过程中可能存在对原始信息的威胁。因为电子档案的使用是依赖网络，通过网络将各终端连接，这样就使得许多传统的维护信息安全的手段失效。从使用的角度来看，与传统档案相比，电子档案的使用范围和程度更为广泛，因此，企业要在电子档案信息开发利用和安全防护上找到一个平衡点，在企业电子档案开发利用中坚持开放并兼顾保守机密、保护知识产权和保护个人隐私。
四、企业电子档案有效利用的措施
1.提高档案管理人员的素质
企业应有计划地引进专业企业电子档案管理人才，提高档案管理队伍的活力，引进专业化的人才，要以企业电子档案管理工作能够及时更新，准确有效的利用电子档案为目的。
2.建立档案管理部门提前接收档案制度
企业电子档案具有良好的复用性，这个特性使得提前接受企业电子档案进馆成为可能，这样有效地保证了企业电子档案及时归档。做好企业电子档案提前接收归档工作，首先必须对各立档部门做好电子文件归档的超前指导工作，提前把归档范围、归档要求、归档手续、归档时间及归档格式下发给各部门，防止档案管理部门在提前接收企业电子档案时出现接收混乱现象，使档案管理部门提前接收企业电子档案工作有序进行。
3.建立完善的利用规则
可通过严格执行企业电子档案的双套备份制度、采用适当的控制技术、限制使用方式等手段和措施建立和完善企业电子档案利用规则。
严格执行双套备份制度。双套备份，一套封存，只用作对照校验不对使用者开放，根据《电子文件归档与管理规范》的相关规定，电子档案的封存载体不应该提供外借等服务，没有经过主管部门许可，任何单位和个人不得复制电子档案，如有需要时，应当运用拷贝件。因此，封存的电子档案也就维护电子档案的原始性，从而也就使得其具备“档案的资格”。同时，对于使用者只应该提供不可更改的可读文件。
采用适当的控制技术。《电子文件归档与管理规范》规定：“利用时遵守相关保密规定。对应当采取保密措施的归档电子文件，在进行联网方式使用时，要按照有关部门的保密规定，采取较为保险的安全保密手段，利用者对归档电子文件的使用应在权限规定动作范围之内。”这些要求在企业电子档案的利用过程中必须采用适当的措施，确保企业电子档案信息安全。
制定规范严格的使用方式。档案管理部门要按照企业现行信息安全管理水平，为使用者提供可操作的电子文档使用方式，若不能保证信息安全是要采取限制措施，如：档案室可以采取打印等方式为使用者提供相关档案，避免产生信息安全问题。同时，应按照企业内部人员的等级等进行档案访问权限设定，并及时在相关系统进行维护。当出现未经过授权访问时，系统应能够拒绝访问并给予相应的、醒目的提示。在电子档案的存储载体选择上，应根据电子档案的重要程度以及保密等级等，制定利用控制程序，在运用中按照使用者的权限判断是否该档案对其开放，使用者使用电子档案应当尽可能缩小范围。
提供使用拷贝的回收。制定拷贝使用的流程，按照使用者的权限和需求确定是否提供拷贝服务，也要利用相关技术防止拷贝的档案被二次拷贝。同时，电子文档管理者与使用者两方在拷贝时要对拷贝的内容进行核对，并对使用时间、回收期限、使用者等信息进行登记。
五、结语
企业在如何有效在电子档案开发利用上下功夫，在得到电子档案为企业发展带来方便的同时，应重视电子档案开放使用中存在的问题，只有发现问题的基础上，才能采取相应的对策措施，才能使企业电子档案发挥更大的作用。
“企业电子档案的开发利用”是一个持续发展的课题 ，它还存在许多未知的领域，计算机的发展、技术的日新月异，对企业电子档案的开发与利用带来了发展机遇，通过对企业电子档案特点、存在问题及解决方法的阐述，找出有效解决问题的方法，在企业可持续发展道路上发挥应有的作用，更进一步体现电子档案在企业中重要性，也为电子档案在企业的应用发展开辟新的模式。
参考文献
1.金波，丁华东.电子文件管理学.上海大学出版社，2007.
2.陈祖芬.职业秘书资料与档案管理教程.清华大学出版社，2008.
3.孙慧君.如何做好新形势下企业档案信息资源开发利用.图书档案，2014（32）.
（责任编辑：兰卡）
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