试谈企业电子档案管理方法和途径
来源:用户上传
作者:
【摘要】随着科学技术的飞速发展，办公自动化和计算机应用得到了广泛普及，企业运营管理中大量数据涌现，对资料档案管理提出了更高的要求，档案载体从传统的纸张逐渐向光盘等电子载体发展。储存了大量重要资料信息的电子档案，为企业管理提出了新的课题，如何在管理层面和技术层面对电子档案安全性予以保障，使其在企业发展中充分发挥作用？本文就企业管理中电子档案管理方法以及保障其安全性的有效途径进行分析和探讨。
【关键词】企业管理;电子档案管理;措施
在各个行业领域中，信息技术及计算机技术得到了广泛应用，同时传统的档案管理也逐渐朝着替代纸质载体的新型档案形式——电子档案发展。电子档案的出现使档案管理工作发生了巨大的变化。随着电子档案的出现，不仅要求档案管理人员掌握传统档案管理知识，同时还要对电子档案管理知识和技巧掌握并熟练运用，因此对于文件储存于光盘，并能通过计算机设备进行读取和运用的电子档案，其出现对传统档案管理工作各环节都造成了极大冲击，也对档案管理制度和保密技术防护措施等提出了更高的要求。
一、企业电子档案管理存在的问题
（一）电子档案收集、管理难度大。相较于传统的纸质文件而言，电子文件收集归档的复杂性、精细度、难度更高，由于电子文件来自于各个部门，不仅结构复杂，而且较为分散，同时存储方式也较为多样，因各部门文件形成、存储等方式都存在着差异，也未形成统一及时对电子文件进行收集、归档的意识和习惯，同时不少员工对于电子文件缺乏认识，不能及时抓取具有流动性的信息，会导致信息的缺失;另外电子收集归档过程中，需要利用计算机系统进行传输、编目及归档，这对档案管理人员提出了新专业技能要求。传统档案管理人员在计算机操作技术方面普遍存在着专业操作技能较差，容易出现文件信息疏忽的情况，对电子档案收集的完整性造成影响。电子文件归档管理的过程中，主要存在的问题有：由于一些部门缺乏对电子文件、图片等资料的重要性认识，电子文件未能归档;有些部门仅对电子文件进行简单存储，未进行鉴定、整理和归档，长时间会造成大量电子文件的堆积，形成管理混乱的情况;目前办公自动化系统与档案管理系统之间未实现有效兼容，使电子文件的收集、归档工作难度提高，因办公自动化系统和档案现代化管理系统通常在不同软件环境下运行，数据之间难以直接转换，使档案管理人员的工作质量和工作效率受到一定影响。
（二）电子档案管理重视度不足。在企业管理中，普遍存在着对电子档案管理重视不足的情况。档案管理人员对于电子档案与传统纸质档案管理中存在的差异化缺乏深刻的认识，对于档案管理人员需要熟练掌握的电子档案复制、存储、传输、刻录等技术缺乏足够的了解，企业管理制度也对电子档案管理缺乏规范性和制度化的指导。因此需要在电子档案管理时，加快档案管理思想观念的转变，提高对电子文档的认识，对档案管理原则、管理知识以及管理的环节进行了解和掌握，使管理水平得以提高。
（三）电子档案完整性、真实性难以控制。作为企业运营管理的重要历史原始凭证以及记录，档案的真实性、完整性至关重要，是企业运营决策制定的重要参考凭证和基础。由于载体读写技术以及档案内容在管理过程中受外界影响容易发生变化，比如因光盘质量、读写技术问题等，造成电子档案损坏无法读取;数据传输过程中出现数据变异或丢失，对文件的可读性造成影响;或者在传输和存储过程中，文件被篡改等情况，所以要想确保电子档案完整性、真实性有较高难度。
二、企业电子档案管理提高有效途径探讨
（一）加强人员培训。随着企业办公自动化的广泛应用和普及，档案信息技术和档案管理得到极大的促进和发展，同时档案管理人员也面临着新的挑战。要求档案管理人员对风险意识进行树立，对自身职业道德素质、政治素质进行提高，对保密意识进行强化，并使自身知识结构不断更新和优化，企业通过组织有效的培训学习，使档案管理人员能够对现代化管理知识和档案专业知识予以掌握，实现电子档案的科学管理，充分发挥电子档案收集、整理、鉴定、统计、应用等方面快捷高效准确的优势，更好地适应信息时代档案管理工作要求。
（二）电子档案安全性保障。目前网络安全问题一直是网络技术应用研究重点，电子档案需要利用电脑与网络才能实现，其中也存在着大量不安全的因素和隐患，严重威胁数字信息的完整性和安全性。对于电子文档的安全性，需要从技术层面进行有效保障。技术层面的安全保障主要包括以下方面：防止外部因素对计算机和网络带来不安全影响，确保系统安全的有效物质支持，需要确保在安全可靠的网络运行环境中，系统具有完备的数据库，并具备软件系统的初始化运行、目标设置、用户管理、管理修改、数据更新等系统保护功能;另外是针对档案信息本身的安全防护，避免电子档案信息在生成、管理、利用过程中，出现破坏、更改、泄漏或因人为原因、非法入侵等造成的电子档案信息损坏、删除以及非法传递档案信息等行为的防范能力，对电子档案在传递过程中，加强保密技术加强应用，使档案信息自身保密性、完整性、可控性、可用性得到有效保障。
（三）档案管理制度完善。档案管理制度的健全和完善，有利于电子信息及时归档，工作效率提高，使文件利用的时效性增强。在档案管理制度建立时，应从企业信息化管理以及办公自动化方面入手，对信息产出源头进行分析，对其发展规律进行总结，将电子文件归档纳入归档制度，使电子档案管理的安全性、完整性得到保障。另外电子档案信息具有载体之间轻松转移的特性，可以实现远程传输，以及点对多的传送，利用这种接收载体和信息的可分离性，使档案信息复制更为便捷、组合更加灵活。这也同时提高电子档案保密安全工作的难度，需要有效制度进行严格规范，使电子档案的安全性管理得以加强。
（四）电子文档存档、保管工作加强。电子文件归档方式的选择直接影响着档案的稳定性和安全性。目前普遍采用多份备份光盘进行数据存储，使归档过程中数据丢失情况得到有效控制，但备份盘的大量制作也增加了相关管理人员的工作量以及存储空间。随着信息技术的不断发展，电子档案存档技术可利用只读光盘，并采用网络移交、归档的方式进行。另外网络移交包括：对电子文件归档专线网线传递予以实现;确定电子文件信息汇集的中心管理部门，如利用信息管理中心，对企业的信息管理工作进行统筹和规划，对各部门形成的电子文件进行及时收集、汇总、处理、分发以及共享。另外由档案部门对过期数据进行鉴定。
三、结束语
随着电子信息化的快速发展，在企业档案管理中，电子档案已成为重要组成部分，逐渐取代传统的纸质文档。因此企业应提高对电子档案管理的重视程度，对相关管理人员加强电子档案管理技术和知识的培训，使电子档案管理水平与时俱进，更加适应未来网络化、自动化、智能化档案管理发展需求，同时在管理过程中，加强与云服务、大数据技术等信息共享技术的应用，有效实现电子档案查询、利用的高效性和便捷性。
【参考文献】
[1]穆晓腾.谈企业电子档案的归档管理[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2017（9）：142-143.
[2]李宝华.企业档案管理中电子档案与传统档案的异同点[J].企业改革与管理，2017（6）.
[3]李妍.談企业电子档案的归档管理[J].科学与信息化，2017（34）：179-180.
[4]张增东.企业电子文件档案管理存在的问题和对策分析[J].今日财富，2018（9）.
[5]高红燕.浅谈企业档案管理信息化[J].中小企业管理与科技，2017（15）：132-133.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-15185576.htm
