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高校科研电子档案的管理方法探究

作者:未知

  摘 要:近年来,随着网络通信的迅猛发展,产生了大量的科研电子档案,并呈现日益增长的趋势,科研项目的电子档案管理已成为科研项目管理的一个重要环节。通过分析现行科研电子档案的现状,对暴露出的问题进行了研究,并提出解决问题的基本对策。有针对性地提出了以科研电子档案管理系统为核心的管理方法。
  关键词:电子文件;电子档案;纸质档案;科研项目;高校
  中图分类号:F27     文献标识码:A      doi:10.19311/j.cnki.1672-3198.2019.17.026
  1 背景
  近年来,随着科研经费投入的加大,促使大批科研项目的立项、研发与应用,与此同时形成了众多的科研成果档案,科研档案是指在科学研究工作过程中形成的,具有保存价值的,各种形式与载体的历史记录,是科研管理的重要组成部分,作为一种宝贵的信息资源,对于科研政策、科研计划的制定具有重要的参考意义。
  过去,档案的载体基本上以纸质文件为主,但随着计算机网络技术的广泛应用及办公自动化的日益普及,在科研过程中产生了大量的电子文件,并呈现日益增长的趋势,对传统的高校科研档案管理带来了不小的冲击。因此正确认识电子档案在高校科研档案管理中的作用并进行规范化的管理成为当务之急。
  2 科研电子档案的主要内容
  《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)中对电子文件下的定义,即“电子文件是在数字识别及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,可在通信网络上传送的文件”。
  科研电子档案的主要内容包括课题申报指南、项目任务书、申请评审书、项目经费预算(决算)书、开题报告、项目变更申请、延期申请、年度总结报告、项目结项书、验收证明等等。
  3 电子档案在科研项目档案管理中的作用与存在的问题
  在科研档案管理工作中,电子档案的优势主要体现在以下几个方面。
  3.1 占用空间少
  电子档案一般储存在U盘、光盘、硬盘等介质中,存储方式多样,存放更为便捷,并且随着存储容量的不断增加,能够大量节约空间。
  3.2 电子档案记录方式的多样性
  随着科技的进步,尤其是计算机及网络技术的发展,科研成果的形式早已不拘泥于传统的纸质形式,出现了诸如照片、图纸、录音、视频等多种形式。
  3.3 电子档案检索与利用的便捷性
  科研工作是一个长期性、连续性的活动,科研档案往往对今后的研究具有重要的参考价值,方便科研人员对档案的查询与利用,是档案管理的一项重要内容。相比于传统纸质档案,电子档案可以通过网络检索等功能极大地加快查询速度,节省查询时间,简化了借阅手续,进而提高档案的利用效率,这些优点是纸质档案所不具备的。
  电子档案管理中存在的问题如下:
  (1)电子档案的标准化问题。
  由于高校各单位软硬件平台环境各不相同,存储的格式、浏览的方式也不尽相同,信息化方面缺乏规范、统一的管理与引导,信息化文件杂乱无章,没有实现标准化。
  (2)电子档案的安全性问题。
  从电子档案的安全性来看,学校局域网平台属于公共平台,易于受到计算机病毒的感染,并且数据及文件在存储和使用过程中可能会面临被篡改、丢失、泄露、损坏等威胁,进而给档案管理造成无法挽回的损失。
  4 高校科研电子档案的管理措施
  相较于纸质档案的保存场所——档案库,电子档案保存的主要载体是计算机及电子存储设备,同时为了实现电子文件的规范化、标准化,还需要一套统一的电子档案管理软件,进而提升高校电子档案的信息化管理水平。
  电子档案管理系统是指具有归档电子文件的接收,电子档案的整理组卷,电子档案的案卷变动处理,电子档案的检索目录编制,电子档案阅览等功能的对电子档案进行全程管理的计算机网络系统。它的开发涉及人、技术和管理等各方面的因素,是一个复杂的系统工程。
  科研电子档案管理系统由多个子系统组成,包括信息采集系统,用于对电子文档的采集;档案资源管理系统,包括建档,整理,统计,检索等功能,实现对电子文档、图片、音视频等信息的综合管理。
  科研电子档案管理系统的核心业务包括项目申报、立项、中检、变更和结项。
  (1)项目申报。为横向及纵向科研项目提供申报功能,管理人员可以在规定时间内开放申报功能。
  (2)项目立项。管理员可对立项后的项目进行管理,批准立项后项目在项目立項列表中显示,可提供立项项目的查询功能。
  (3)项目中检。根据项目进展情况,由相关部门及专家对项目组织中期检查。中检方式一般按照批次进行,由系统自动提醒并发送通知,提供中检项目审核功能,并可查看中检报告。
  (4)项目变更。在项目管理过程中,可能需要对项目的相关信息如立项信息、项目成员、项目预算等发生变更,提供项目变更申请,申请审查,批准变更等功能。
  (5)项目结项。包括项目结项通知、结项审核、撤项、项目鉴定等功能。
  5 结束语
  在如今的信息化时代,科研项目电子档案的应用为档案管理带来了极大的便利,节省了人力成本、存储空间,提高了利用效率,更加方便科研工作者对档案的查询与利用。高校的档案管理人员应充分认识电子档案的优点,提高认识,加大相关软硬件设施的投入,在科研管理工作中充分发挥电子档案的实际作用。
  参考文献
  [1]于英香.电子档案管理系统开发方法论[J].档案学研究,2003,(5):34-37.
论文来源:《现代商贸工业》 2019年17期
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