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加强电力工程设计电子档案的归档管理

作者:未知

  【摘 要】电是国家发展的基础,是人们生活的支撑。现阶段我国主要分为两个电网,分别为国家电网和南方电网。电网和线路不是一次性使用的,而是需要不断使用和维护的。在电力工程设计中进行电网和电力工程设计的记录和保存工作显得尤为重要。本文以电力工程设计的性质和特殊性入手,分析电力工程设计数据保存的重要性以及纸质版档案和电子档案的区别。此外,探讨电子档案正确、完整保存的方法,并分析应该制定的制度等。
  【关键词】电网;电力工程设计;电子档案;保存
  一、电力工程设计的性质
  工程建设是我国现在最常见的经济发展方式,工程种类繁多,主要包括建筑工程、市政工程、水利工程和电力工程等,这些工程支撑着人们的生活与生产。国家电网属于国企,国企对于国家的发展起着积极的作用。而电力工程涵盖了中国各地区的用电系统,无论是上海、北京这样的一线城市,还是贫困落后的山区的生产与生活都离不开电。因此,在国家和人民群众的监督下,电力工程的設计必须有严谨的态度、先进的设计技术和为人民服务的观念。电力工程设计的相关单位,在工作的过程中应该担负起自身的责任,使电力工程的正常运行得到保障。
  二、电力工程设计的特殊性
  电力工程可以和水利工程、建筑工程等并列,但是电力工程的设计有一定的特殊性。首先从电力工程本身来说,电力工程有一定的危险性,如果电力工程设计人员没有做好设计中的每一个环节,很有可能会对国家财产和人民生命造成威胁。尤其是在高压电力工程中,如果设计出现问题,轻则会导致用电故障,重则就会引发严重的人员伤亡事故。在用户用电的过程中,如果电力工程的设计出现问题或者用户没有正确使用电能,会引起电器的损坏甚至火灾。在电力工程的设计过程中,因为电力属于高危工程,所以工作人员必须了解安全用电的原则并严格的遵守。优秀的电力工程设计会为人们的生活带来了极大的方便,并且可以保障人们的用电安全。所以电力工程的设计必须考虑这些方面,如何让电力工程更好的服务于社会,让它的利大于弊,只有做好电力工程的设计工作,才能使电力工程的价值得到充分发挥。
  三、电力工程设计文档数据保存的重要性
  根据电力工程设计的特殊性以及电力工程的组成部分,电力工程设计有关数据的存档是非常有必要的,比如最常见的是电力工程中的用电部分,现阶段用户用电主要是电表计量,每户交的电费是根据电表的数据来征收的。所以,如果电表的数据丢失了或者没有正确的存档,就会造成用户和电费征收单位的矛盾,做不到公平公正的征收,会损害用户或国家的利益,所以必须保存好设计数据。电表的上一级是各个小区进户线,这个进线是从架设在道路的总线上接出的分用线,每一个小区都有属于自己的进线,并且电工师傅做好了标记,为了防止出现故障进行检修时找不到故障点,浪费人力物力。电力人员需要把进户线的相关数据进行统计与存档,如果没有存档,检修时将很难找出故障地点,检查范围会增大,使修理的时间延长,从而会对用户造成困扰。进户线的上一级是每一条道路的总线,这些线是根据城市道路的布局合理分布的,因此,一条条总线就形成了一个城市用电网。在新增主路或者需要扩宽道路时,随着用户的增多,就会增加总线,这时候需要技术人员根据设计时已有的总线,分析数据以便接入新的线路,这也需要根据已经留档的数据开展工作。城市在高速的发展,城市的电网布置也需要不断的更新,这时候电力局和国家电网设计部门就会在现有的电力系统基础上进行改造,所以,也需要原始的电力系统数据作为改造的支持。因此,电力工程中文档和数据的保存是非常有必要的。无论电力系统的哪个环节出现了故障或者有新的设施需要配备,都需要根据以前保留下来的数据开展新的工作。因为在电力系统中,每一部分都不是独立的,都是相互关联的。
  四、纸质版档案和电子档案的区别
  纸质版的档案在以前主要是记录数据,电力施工人员会将操作记录在已经打印好的表格中,将数据填写完整以便查看。有的电工将线路出现的故障和一些经常出现的问题手写在纸上,每一个工人的字迹不一样,有的写字比较潦草,如果这名电工调离了岗位,那么他记录的数据就不好确认。针对这些记录材料,电力工程设计档案管理部门会将这些纸质版的档案留存下来。和电子版档案相比较,纸质版的档案比较浪费空间,而电力系统和电力设计工程是需要长期持续的工作。因此,一份纸质版的档案可能会留存数十年,新增档案越来越多,可能会造成占地面积过大,当存放不下的时候,为了保证档案更好的留存,就会更换档案室。但是一张纸的存在寿命是有限的,经过长时间的存放可能会发生氧化现象,在搬运过程中很容易被损坏。此外,在搬运过程中,如果分类不清晰或者粗心会导致档案的丢失和混乱。
  电子版档案就不会出现这种问题,首先电子版不会出现不清晰的数据,因为电子版的文档都是有统一规定的,而且是电脑打字,字体基本都是宋体。其次是电子版文件可以备份很多份,电力企业的各个部门都可以留存备份,这种操作简单方便快捷。国家的环保政策是尽量做到无纸化办公,国家电力设计部门更应该响应国家的政策进行无纸化办公。在工作人员进入现场工作时,携带一些需要填写的材料会很不方便,如果是用手机进行打字或者拍照会更节省时间,也更具有安全性。和纸质版的文件相比,电子版文件具有节省空间的特点。电子版在存储过程中,无论多长时间的文档,只要存储在电脑和移动硬盘中就可以很好的保留。最后一点优势是,电子版文档或数据放在电脑中,把文件名按照一定的内容编好,在需要的时候只要在电脑中搜索就可以轻松找到。如果是纸质版的文件,需要花费较长的时间,并且很难查找到想要的资料。与纸质版的存档相比较,电子版的文档有很多的优点,如何更好的规范电子档案归档很重要。
  五、电子档案归档管理
  电子档案的归档是有一定规律的。这样便于以后的查找利用。做好归档管理要从以下几方面出发。第一个方面,首先要确定好电子文档归档工作的主要负责人,如果有条件,可以派两个以上的人负责电力设计工程的归档工作。第二个方面,就是在进行归档时规律的制定文件名称。不同的操作人员对同一个文档会有不同命名,这时候就需要档案室的工作人员制定出一个统一的文件命名格式,并且对文档数据的分类工作做出统一的规划。第三个方面,是文档在归档后一定要进行备份。一般进行电子文档归档的工具就是电脑,如果不对数据进行复制,然后粘贴到其它地方,电脑出现故障,轻则影响数据的查找和使用,重则会导致数据丢失,将数据备份到硬盘或者U盘上就可以避免这样的问题发生。最后一个方面,就是电力工程的设计是一个复杂长期的过程,在电力工程的设计过程中如果能够准确及时的归档,可以为后续的设计工作提供方便。
  结束语
  电力工程是重要的民生工程,相关人员做好电力工程设计数据的保存工作,不仅是对国家以及电力部门负责,而且是对老百姓负责。本文对电力工程设计电子档案的归档管理工作进行了全面分析,希望可以给相关人员提供一定借鉴,以期促进电力工程的进一步发展。
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  (作者单位:湖北省电力勘测设计院有限公司)
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