浅论建筑设计单位科技档案管理方法及其创新

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　　摘要：建筑设计过程中产生的文件记录和图纸成果，形成了设计单位的科技档案，其管理与利用的水平关系到设计单位的质量管理、规范化管理等方方面面。本文从科技档案对设计单位具有不容忽视的重要作用，而实际工作中其管理存在较多弊端的现状出发，重点研究科技档案管理方法创新，参考相关管理学知识，对档案管理制度进一步完善，将科技档案管理结合应用现代化信息技术进行创新，使其提高设计单位的工作效率，有效降低工作时间跨度以及加快档案的利用；重视档案工作人员的管理与培训，对优化档案管理起到了推进作用。
　　关键词：设计单位；档案管理；管理制度；创新策略；信息化
　　1.引言
　　建筑设计单位在设计生产及经营管理的过程中形成了各种文件资料，这些文件经由移交归档、整编入库后就形成本单位的科技档案。科技档案是建筑设计单位最核心和重要的档案，科技档案管理工作能否高速有效的运行直接影响到企业的建设与发展，为了保证设计的进度以及控制质量目标，必须建立切实可靠的档案管理系统，应用现代科学信息技术手段进行档案管理。
　　2.建筑设计单位科技档案管理的作用
　　2.1 科技档案的原始记录功能
　　设计单科技位档案包含了甲方提供的审批和批复文件、红线图、地形图、地质勘察报告等设计依据性文件；从方案到初步设计再到施工图设计阶段的设计图纸、概（预）算书、计算书、设计验证与校对审核文件、施工图设计文件审查报告及其意见回复、图纸会审纪要、设计修改及变更文件、竣工文件等过程控制与成果文件。这些文件以项目为单位进行汇总移交归档，它记录了项目设计全过程的各项信息，是技术与质量管理的主要依据与凭证，是设计单位的成果与宝贵资源，也是科技档案管理工作的对象和基础。
　　2.2 科技档案的利用价值
　　相对整个工程项目的全寿命周期而言，设计阶段的时间往往较为紧促，建筑设计单位需要在设计合同约定的期限内完成复杂而严谨的设计工作，通过参考以往的设计项目，利用已有科技档案辅助验证，可以增加设计的可靠性和说服性，节约时间。科技档案作为设计单位的智慧结晶，其利用价值不容忽视。
　　3.设计单位传统的科技档案管理及其弊端
　　科技档案是一种可供长期查阅的技术资源，具有很高的利用价值，记录了建设项目从立项到竣工验收的全过程的相关信息。传统的科技档案管理在之前漫长的时间里一直采用了手工的管理方式，直到最近十数年里才开始与信息化相结合。
　　3.1 设计人员归档意识薄弱，影响归档的及時性、完整性、正确性
　　因为工程项目的建设周期较长，项目所涉及的单位和政府主管部门也比较多，所以文件的来源复杂，时间周期较长。在项目建设过程中经常出现工程的变化调整，甚至于出现工程项目因故停工维护，都需要设计方及时进行修改与应对。设计单位需要协调相关部门，对相关资料及时收集、记录、补充，以便归档完整。
　　3.2 传统手工管理的大量人工投入和利用效率低的冲突
　　许多设计单位的档案管理还保留了手工纸质管理的方式，这种方式需要建立大量的手工检索卡片与目录，存储介质单一，保管不易，却查询费时费力。
　　无论在设计、施工以及竣工哪个阶段，设计成果必须及时提供给工程建设各方参考应用。因此，设计单位的档案在平时的维护过程中，会被频繁调取查阅，而后重新归档，利用效率低下，会使档案的使用价值不能得到充分实现。
　　3.3 近十数年的手工管理与信息化的初步结合
　　目前，多数建筑设计单位的档案管理方式，正在结合自身实际条件，将传统的手工纸质化管理与信息化相结合，转为初步的信息管理。例如：采用信息管理系统对档案文件条目逐条录入进行电子化编目管理；在施工图出图时将每一张底图添加条形码，通过扫描条形码将图纸电子版、纸质版一一对应进行管理；将库存档案包括底图和文件通过扫描电子化存档管理等等。
　　这些变化与创新，是档案工作者付出了辛勤的劳动，使科技档案管理方法实现了提高，使档案管理更为精细并提高了工作效率。
　　但是信息化在各行各业的飞速发展，使得档案管理信息化的结合仍然不够高效，档案管理需要进一步创新才能满足规范化、信息化的需求。
　　4.建筑设计单位科技档案管理创新
　　随着设计单位工作量的加大以及市场需求量的加大，传统的手工档案管理已经远远落后于实际需要，半信息化的档案管理方式也过于繁琐、费时而不能及时高效的响应档案利用的要求，迫切需要在原有的基础上进一步对档案管理进行创新。档案管理工作趋向信息化、无纸化、人性化、服务化的方向发展，才能满足形式对已有的档案管理工作所提出的更高要求。
　　4.1 科技档案管理创新实现的前提
　　档案管理部门目前开始逐渐脱离从前不受设计单位重视的困境，从档案管理人员的更新、到对原有管理人员的培训与继续教育，人员的管理水平逐步提高，再到对档案库房设备软硬件的投入增加，这些人、财、物多方面的良好变化使得科技档案管理创新有了实现的前提。
　　4.2 建立完善的档案管理制度
　　首先，要对档案管理任务进行科学的分解，清晰地划分每一个环节的责任人及其职责，并且制定相应的考评指标，避免出现推卸责任的情况，同时提高管理人员的积极性。其次，完善档案管理的硬件和软件设施，指定严格的档案管理制度，使档案工作流程标准化、规范化。再次，有定期的培训制度，提高档案管理的技术和能力，拓展学习信息化管理和相关行业知识，以便进行知识管理。
　　4.3 结合现代化信息技术使科技档案管理信息化、无纸化
　　为了实现档案管理的信息化、共享化，设计单位应加大信息管理软件和硬件的优化，招聘相关的管理专业人才协同工作，通过采用协同设计，建立起信息化的档案管理平台，使文件归档和出图归档流程自动化，缩减归档交接流程，一方面，将传统的企业内部资料实行无纸化转换，用电子签名代替手工签名；另一方面，将外部的纸质资料通过扫描等方式转换成电子文档，将这些资料进行合理的归类。
　　4.4 建立知识管理服务
　　在新的档案管理模式下，设计单位科技档案在进行档案管理研究时，要充分考虑实际使用者的需求以及在行业内推广的需要。在信息的收集与检索过程中，运用知识树的形式，从面、线、点的层次出发，将各类设计单位的档案和相关经验以及运用的新技术等文件进行体系化归类，使单位人员及后续新进设计人员能够便捷地获取数据库资料，并且广泛推动行业信息和知识的交流，从而全面提高企业内部设计人员的专业素质，为行业的进一步发展起到一定的促进作用。
　　5.结论
　　设计单位的档案资料涉及多方面的文件，完善档案管理系统可以较好地提高工作的效率和准确性。设计单位应该重视科技档案的价值，通过管理充分发挥其价值。
　　科技档案管理正在由原始的手工管理逐步演变为手工结合信息化管理，并进一步演变到信息化无纸化的管理状态。信息化技术正在逐步改变传统档案管理模式，本文研究讨论的档案管理信息化充分利用了此类创新技术，达到了很好的效果。
　　运用协同设计，将文件归档自动化，通过扫描将原有纸质档案电子化，通过适应设计单位自身特性的信息系统进行科技档案管理，能够提高设计单位工作的效率和准确性，强化企业内部的沟通交流与知识共享，从而一定程度上为保证工程建设质量做出贡献。
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