基于虚拟组织的维修工程管理系统开发与设计
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作者: 李建章
简要介绍了由网络信息技术与维修工程管理相结合而形成的基于虚拟组织的维修工程项目管理信息系统模式及其实现的途径。该模式通过计算机网络和数字通讯技术把工程各参与方连接在一起，简化工作流程，节约开支，降低成本，增强企业的竞争力。
在发达国家，信息技术在建设企业中的应用已经十分普遍，基于因特网的协同工作系统对于信息交流和信息共享是一种重要的手段，对提高企业的生产效率和经济效益起到了非常重要的作用。本文从实用性和经济性的角度出发，提出了一个面向业主的、基于虚拟组织的维修工程管理信息系统。
1. 目前维修工程管理中存在的问题
目前，业主在维修工程管理中的主要问题：一是项目投资金额小、责任小、工期短、管理不规范，对原始数据难以查询、汇总、统计分析，造成事后缺乏依据而无法准确核实工程量。二是招标方式、招标程序和评标办法不够严密，招标信息公开范围不够，未形成有效竞争；三是项目信息、业务流程不规范，致使项目信息渠道不通畅；四是各职能部门之间存在信息鸿沟，数据和文档管理困难，业务流程缺乏连贯性和合理性，影响各职能部门之间的协调工作；五是信息收集速度慢，准确性差，不全面，难以满足业主决策、调整、管理的需要，无法及时对项目进行准确的项目核算。
要解决维修工程中存在的问题，应利用IT技术和现代管理理念，通过建立维修决算审计信息系统，进一步明确维修项目的立项、决策、招标投标管理、合同管理、现场管理、竣工验收、工程送审、财务付款等环节的程序和管理控制制度，规范管理行为，保证项目信息渠道畅通，实现工程项目全过程的动态综合信息管理。
2. 虚拟的工程管理组织环境构建与实现
2.1 工程建设虚拟组织环境的组成
构建虚拟的工程管理组织的实质是充分利用计算机网络和数字通信技术为项目参与各方营造个信息沟通与协调合作的共享环境，建立工程参与各方的信息传递平台和管理协作框架，搭建以Internet／Intranet技术为核心的网络应用环境；实现硬件系统、软件系统和工程数据信息在本网络系统中的高度集成与所有工程参与者在此环境下的有效组织，按照业务化流程串起各个系协同工作为总体项目目标服务:有效的信息沟通与各参建部门的协调合作；基于网络的信息管理平台；系统的核心是中央数据库；应用程序集成；现代工程管理控制先进方法的实现。
2.2 虚拟组织构建的技术实现
虚拟组织的工程管理系统构建方式，以网络平台为构建基础，融合现代工程管理理念和方法，集成先进成熟的工程项目管理软硬件，具有开发快速性、系统结构可扩充性、适应性好、可操作性强和维护简便等特点，能够有效地适应现代工程管理信息化建设的需要。
3. 维修工程管理信息系统体系构架的基本原则
3.1 系统目标。建立一个高效的项目决算审查和监督系统，采用开放的系统工作平台，以资金管理为主线，实现项目的申报、立项、决策、招标投标管理、合同管理、结算上报、数字签名、结算审核、结算复核全过程的网络化。
3.2 系统设计原则。一是采用先进成熟的技术和软硬件设备，使系统投资能够发挥应有的效益，并能最大限度地提高系统的使用周期和扩展能力；二是坚持开放性原则，采用国际标准，使之能够与Internet相连；三是必须保证系统的安全、可靠、先进和稳定，有效防止信息泄密及对信息的非法窃取；四是系统的设计应符合日常管理工作的需要，功能完备，易学易用，界面友好清晰；五是系统信息统一设计规划。
3.3 系统主要功能模块分析。 1、用户层。图形化的用户界面，是人机交互的接口。基于系统安全的考虑，将用户权限分为四类：系统管理员具有最高权限，可以管理用户权限和所有信息；项目管理员权限由系统管理员设定，并可动态改动；一般浏览者只能浏览发布的信息；2、应用层。服务器和服务器的扩展程序，集中了项目管理系统所有的应用逻辑和大部分的系统开发和维护工作；3、数据层。当用户通过Web服务器访问数据库信息时，Web服务器向Web接口发送一个SQL请求，数据库根据SQL请求提交结果给Web服务器，然后发给用户。
3.4 各业务模块功能简介。 1、录入。包括立项审批过程、立项项目合同招标和议标过程、合同审批、合同结算、合同付款及合同变更，施工单位结算上报，建设单位确认结算，审计单位结算审核、复核上报等的录人。其中一些部分是由合同管理员录人，而另一部分则由审批人或者申请部门直接提交数据库； 2、查询。各类立项项目及合同的查询以及执行情况的查询、结算、预算查询，此外，还包括某些审批过程的查询，如查询某个申请部门在某个时间内的申报项目的审批情况等；3、修改。由于粗心等各种原因引起的差错的修改，如合同录入过程中合同金额、承接单位名称的修改等。其他类似于合同编号、项目编号以及各级主管审批意见等不允许修改；4、统计。指对各个年度的付款情况及合同、项目的完成情况的统计，各类属性的合同在某个时间的付款额，统一对审计项目全部资料进行管理．建立审计项目数据关联，统一打包归档，便于审计成果的利用，实现审计资料共享；5、输出。根据实际需求．保留手工签字的传统此输出界面保持原来签字界面的格式；6、帮助。对整个系统的每个组成部分的详细说明。使用过程中出现问题的解决方法以及对于某些重点、难点的举例说明；7、系统维护。数据的导入、导出、备份与恢复以及用户的管理(用户增加、删除，权限的授予与回收)。
该管理系统的实现具有以下一些优点：1、全程控制，规范行为。以质量控制体系为依据，将质量控制点部署于整个项目实施过程中，用系统自动控制或提示的方式予以实现； 2、记录轨迹，落实责任。提供工程日记功能，全员全过程记录审计实施轨迹．清晰反映审计步骤和方法，落实责任；3、统一归档，信息共享。数据的统计、查询等更加迅速、准确可以为决策者实时反馈信息，便于及时做出合理决策对于高校的数据管理更加准确；4、提供平台，交流及时。只要登录网站，即可进行审批和管理活动，加强了工程各参建方的沟通联系与协调，增强了项目管理工作的效率和目标控制工作的有效性。
（作者单位：浙江大学基本建设处 300058）
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