浅谈园林绿化工程档案的有效管理

来源:用户上传      作者: 廖洁 韩丽

　　中图分类号：S6　文献标识码：A　文章编号：1008-925X(2011)05-0196-02
　　摘要：园林绿化工程档案是城建档案工作的重要环节，本文从园林绿化工程特性出发，分析了园林绿化工程档案的重要性，提出了一些加强园林绿化工程档案管理的对策，希望能起到抛砖引玉的作用。
　　关键词：园林绿化　工程档案　管理　控制　特性　重要
　　
　　园林绿化工程档案是城市建设档案的重要组成部分，管理好园林绿化档案，对提高城市品位，促进城市建设事业的发展具有重要的意义。因此，我们必须把握住园林绿化工程档案的特点，认真做好城市园林档案的建立与管理工作，使城市园林档案更好地为城市建设及人们的生活服务。
　　
　　一、园林绿化工程档案的特性
　　
　　(一)园林绿化工程档案的复杂性与多样性
　　园林绿化工程是通过人工构筑手段加以组合的具有树木、山水、建筑结构和多样功能的空间艺术实体。多涉及到给排水工程、水景工程、绿化工程、建筑物工程等，需要多部门、多行业的共同协作。其形成的档案部门多、种类多；工程施工交叉复杂；各自材料既有重叠、又各自一体，最终形成庞大复杂的资料。
　　(二)园林绿化工程档案的多变性
　　园林绿化工程随意性强、可塑性大。园林绿化工程为做到自然、新奇与协调，突出园林景观艺术的观赏性，建筑者常常即兴发挥，使园林绿化工程组合千变万化。园林绿化工程档案是随着工程的改变而变化，工程的多变性，决定了档案的多变性。档案只有达到很强的实时性和准确完整性，才能真正发挥好作用，避免造成建设和维修的失误和损失。
　　(三)园林绿化工程档案的社会性与开放性
　　园林绿化工程是一项公共事业，是提高人们生活质量、造福于人民的公共事业，园林绿化工程是随着经济的发展和社会的需求而不断提高的，并显现出大规模地高速增长态势，这就决定了园林绿化工程档案的社会性和开放性。因此，唯有准确收集、整理、归档，保存历史的真实记录，才能得到永久的开放和保存、绿化档案的重要作用。
　　
　　二、园林绿化工程的重要性
　　
　　(一)有利于整体绿化规划的制定
　　搞好绿化工程，是创造人们优美生活环境的重要组成部分。搞好园林绿化是一项一直以来的课题，但一直收效甚微。而建立和加强绿化档案管理，则会大大扭转这种局面，各级人民政府就可以根据绿化档案的内容编制出与本地城乡发展相适应的总体绿化规划。应该利用好现有水系、山川、植被和历史文化遗址等自然人文条件，建立生态园林，合理地设置公共绿地、居住区绿地、防护绿地、生产绿地和风景林地等的总体规划，并根据这一总体规划编制年度实施计划，落实到有关单位和地块，确保计划的顺利实施。
　　(二)有利于绿化建设与保护
　　加强绿化档案的建立与管理，就可以有效地防止以往那种年年植树不见林，年年绿化不见绿的低水平重复的恶性循环，收到事半功倍的效果。因为有了绿化档案，就可以实际考核各级人民政府领导任期绿化目标责任制和年度绿化任务完成情况：各有关单位是否按照规范化、标准化、科学化完成了绿化工程项目：有关行政主管部门对绿化工作和破坏绿化的行为是否依照有关法律法规认真履行了自己的职责等等。
　　(三)有利于园林科技生产活动
　　园林生产建设和园林科研设计活动要想“多、快、好、省”地进行研究设计，必须吸取借鉴已有的科技成果，而园林档案就是不可缺少的凭证和参数。结合档案所提供的经验和教训，在绿化植物保护工作中，依据档案做到有的放矢、游刃有余的开展工作，可以取得事半功倍的效果。
　　
　　三、园林绿化工程档案的管理
　　
　　(一)加强工程开工前档案的收集工作是做好管理的前提条件
　　建立档案文件材料的收集工作是做好园林绿化工程档案材料收集工作的前提条件。工程项目一开工，就应该设立工程负责人分管档案工作，并协调好专、兼职档案人员与相关部门的工作关系，及时解决收集工作中出现的新情况、新问题。
　　首先，要建立收集制度。园林绿化部门在不同季节，结束一项或告一段落工作活动后，应按程序规定对形成的材料进行科学筛选和系统整理，向档案部门移交，档案部门经过清点，办理接收手续。
　　其次，要确定档案收集渠道和收集内容。要同生产计划部门配合，了解对工作的安排，便于有计划、有目标地及时主动地做好档案的收集。要抓住重要环节和关键阶段，根据工作活动定出内容，确定好步骤，实行多方式多渠道结合收集。一是对应形成的档案文件没有及时归档的，要主动上门索要。二是定期进行阶段性文件材料的清理工作，及时追补、整理归档。三是建立园林绿化工程建设单位、设计单位、施工单位的有机联系，形成设计单位、建设单位、施工的信息反馈网络，确保档案文件材料的系统、准确、齐全和完整。
　　最后，要扩大信息源。要加大城市园林档案及相关信息的收集力度，为增强、扩展服务功能提供保障。城市园林档案部门可利用计算机网络技术与社会公共信息建立互联互通关系，增强信息采集能力、加工能力，不仅能为广大用户提供城市园林历史档案，而且能提供综合城市园林信息：
　　(二)加强过程控制是保证园林工程资料真实有效的最好措施
　　园林绿化工程档案管理人员，要随时与工程技术人员联系，做到边施工边收集管理。
　　第一，抓好工程开工报告。开工报告是施工单位进场后提交给建设、监理单位的开工申请。各分项工程开工前还须提交分项工程开工报告，收到回复后开始施工。该资料是工程序列要求的环节，按规定内容填写即可。
　　第二，重视工程原材料质检、实验资料。包括本合同段绿化工程所需苗木检疫、检验证明：原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告：原材料实验报告等资料。该资料不仅是原材料进场的前提，还将附在分项计量资料上，否则监理方有权不与计量。
　　第三，注重工程原始资料。该资料是施工单位记录施工数据的原始资料，是计量的基础数据。包括测量数据、栽植数据、隐蔽工程记录资料等。由于绿化工程是综合类工程，涵盖许多分项施工内容，涉及各独立专业的数据资料均要按相关专业标准记录整理。
　　第四，加强对施工过程中形成的设计变更、修改文件的管理。在施工安装过程中，经常出现设计变更，需要对设计文件进行必要的修改和补充。因此，设计单位必须重视对设计变更、修改、补充文件材料的管理，严格审批手续，建立健全设计变更、修改、补充制度。要做好设计变更文件材料与该工程技术文件材料的配套整理，使工程设计档案既反映工程设计活动的历史状况，又反映施工安装过程中变更修改的现实状况，确保档案的准确完整。
　　第五，计量资料不容忽视。一般以工程量确认单的形式记录工程量。依据原始数据记录，分项计算并填写工程量确认单(必要时附简图说明)，由监理、审计单位审核签字后作为结算依据。该资料就是将原始记录以统一的格式量化作数字，便于计算填写结算资料，有规范可依，填写较为简单，但要确保不漏项，不出错，以减少不必要的损失。工程施工资料是记录整个施工阶段数据的基础资料，分类复杂，专业要求高。在资料管理过程中，必须高标准，严要求。完整清晰的工程资料，便于查验各个施工环节，提高工作效率：并能根据基础数据及时修工程细节，保障工程质量，获得合理企业效益。
　　(三)把好园林绿化工程竣工验收和财务结算关口是重要方面
　　首先，把好园林绿化工程档案验收关口。园林绿化工程竣工验收时，必须同时验收竣工档案，档案的验收应与“绿色图章”同步，没有档案验收合格的图章，整个工程验收就不能算合格。根据国家有关规定，施工单位要认真按照竣工图编制规范，根据施工对象的具体情况，如实反映出变更修改内容和基建工程全貌，并按归档范围系统收集整理和移交齐全完全符合要求的文件材料，否则档案部门将不予签字、盖章。只有竣工档案验收合格后，方可交工。
　　再者，把好财务决算关口。财务部门在进行工程决算时，必须检查竣工档案材料是否交接齐全。在工程项目竣工验收证书上没有档案部门的签字和档案部门加盖的公章，财务部门不予结算。
　　(四)重视档案知识宣传教育是确保竣工资料质量的有力保障
　　作为园林工程项目的参建部门，应高度重视和加强工程档案资料的基本知识宣传和教育工作，有计划、有措施、分期分批对工程管理人员、监理人员、施工单位管理、技术人员进行档案基础知识和施工过程中原始资料签证操作方法及本项目对招投标资料、竣工资料整理编制、工程项目验收的基本要求进行培训。使园林工程项目管理人员、监理工程师、施工技术人员、竣工资料整理专业技术人员在增强档案意识的同时也熟知档案业务。使园林工程项目一开始就用规范化、标准化来严格要求，提高施工管理水平。杜绝园林施工过程中不规范的原始资料和文件出现，确保一流的工程、一流的竣工档案资料质量。

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