企业电子文件管理咨询行业的发展分析

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　　技术的进步使电子文件愈来愈普及，如何管理好电子文件成为当今时代的热门话题。已有很多国家甚至国际项目正在探索电子文件管理的模式和方法，相信不久的将来，国家层面的电子文件管理战略将会形成。但是企业作为独立的自负盈亏的营利性组织，并不能像国家一样调动全国的精英力量建构起一种新的文件管理模式、方法和系统，那么企业应该如何去完成电子文件管理这一复杂的工程呢?笔者认为，应该转向电子文件咨询管理机构，寻求电子文件管理咨询帮助，借助外部智囊的力量来完成电子文件管理的使命。
　　
　　电子文件管理咨询的含义
　　
　　电子文件管理咨询是指为政府、企业、档案馆或其他社会组织提供电子文件管理咨询服务，为之提供电子文件管理解决方案，并协助其管理、利用。审计电子文件的管理咨询活动。
　　
　　1　电子文件管理咨询具有一般性管理咨询的特点，属于管理咨询的一个分类
　　管理咨询是一项高智能的服务事业，咨询人员凭借其管理知识和经验，根据企业提出的要求，深入企业，找出存在的问题，分析原因，提出切实可行的改善方案并指导其实施，以改善企业的运行机制，提高企业管理水平和经济效益。电子文件管理咨询，同样也需要相关领域的专家，利用其知识和经验，在了解企业需求的基础上，为企业建立电子文件管理的体制与系统，并指导其实施，从而提高企业的管理水平，规避风险，为社会记忆存储资源。其共同点是：它们都需要有一个完善的能胜任的咨询团队，这个团队包括所涉及领域的专业人员；都需要深入企业，了解企业状况，明确企业需求；一般多实行项目制管理，在电子文件管理咨询中，每个企业的电子文件管理工程都是一个项目。
　　
　　2　电子文件管理咨询是档案咨询在电子环境下的延伸和发展
　　近年来随着社会档案意识的不断增强，档案咨询兴起。其业务范围包括决策性咨询、公正性咨询、信息性咨询和法律陛咨询等。随着信息技术的发展，电子文件正逐渐成为档案的主要来源，电子文件的特点要求对档案管理和文件管理进行改革和创新，要用前端控制和全程管理的思想，对电子文件进行控制、管理和利用，以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性和可读性。因而电子文件管理咨询是档案管理咨询在新的电子环境下的延伸和扩展，是前端控制和全程管理思想在档案咨询上的体现。
　　
　　3　电子文件管理咨询的特殊性
　　电子文件管理咨询涉及企业或机构的各个部门，领域广泛。因此，电子文件管理咨询需要一支特殊的咨询队伍，这支队伍既需要各领域的专业人才，又需要复合型人才。电子文件管理咨询涉及法律、文件管理、项目管理、信息管理、知识管理、IT技术等领域，要解决好每个模块的问题，需要相关领域的专才；另一方面，电子文件管理涉及部门多，需要对所涉及领域有广泛涉猎的复合型人才，他们能跳出专业局限，为整体系统和流程的优化出谋划策，并且在团队的沟通和合作上也具有重要作用。
　　
　　电子文件管理咨询的必要性
　　
　　管理好电子文件对于企业来说至关重要，然而电子文件管理是―项相当复杂的工程，对于企业来说难以驾驭，并且成本大。
　　
　　1　电子文件管理的复杂程度已经超出了目前大多数企业的能力
　　电子文件管理从其体制建立到日常维护都比纸质文件管理更为复杂。建构电子文件管理体制，并建设与之相一致的电子文件管理系统，涉及多个领域，是非常具有挑战性的一项工作。电子文件管理体系与系统建立起来以后，日常的维护也需要相关的法律法规的指导、文件和档案管理人员在业务流程上的监督及IT人员的技术支持，以保障电子文件存储、利用过程中的真实性、完整性和可读性，并使其合乎规范。对于大多数企业，尤其是中小企业来说，企业本身并不涉及如此多的领域，对这些领域知之甚少，要让所有的企业依靠自身的力量来完成电子文件管理工程，几乎是不可能的。
　　大多数企业目前的人力资源不足以承担电子文件管理工程。电子文件管理涉及众多领域，呼唤复合型人才来充分理解电子文件管理中的需求，更好地进行团队沟通，解决电子文件管理中出现的问题。而目前能够承担电子文件管理的复合型人才本身就比较，少，而且多数还集中在大中型企业，多数中小企业不具备这样的人才。
　　
　　2　企业单独完成电子文件管理工程的成本大
　　如果企业单独完成电子文件管理工程，首先，要配备一支高素质的队伍，包括专业人才和复合型人才，无论是从外部聘请还是培养本单位的员工，资金成本和时间成本都是非常高的。
　　其次，电子文件管理在不同阶段需要的投入成本不同。在电子文件管理体制建立之初，因为需要打破旧体制，构建新的电子文件管理系统，其所需的投入成本是巨大的，包括智力投入、设备投入等。一旦电子文件管理的新体制建立起来并走上正轨，借助于已建立的电子文件管理系统，其日常维护需要的投入相对于建立阶段是相当少的。而此时，在建立初期参与建设的人力资源变成了一种浪费。
　　再次，企业要承担改革失败的风险。电子文件管理在当前是一个较新的领域，涉及领域多，工程复杂，加之多数企业经验不足，改革成功与否是一个未知数。一旦改革失败，不仅成本难以收回，还有可能造成信息流失，带来不可预知的损失。
　　
　　
　　电子文件管理咨询的可行性
　　
　　1　电子文件管理咨询的优势
　　电子文件管理咨询作为一种产业或行业发展，有利于吸收电子文件管理领域的新思想、新理论，有利于应用电子文件管理领域的新成果，从而指导电子文件管理实践的发展。另一方面，电子文件管理咨询机构将专门提供电子文件管理方案作为立身之本，不断地投身于电子文件管理实践中，拥有丰富的实践经验，有利于提高成功率，规避失败风险。
　　电子文件管理咨询具有组织人力资源的优势。管理咨询机构的特点是拥有其咨询领域的相关人才。作为专业的电子文件管理咨询机构，相比企业，对电子文件管理有更深刻的认识，能明了其所涉及的领域和所需要的人才，因而能够建立起更科学更合理的人力资源队伍。
　　项目制的管理模式能够充分利用智慧资源，降低成本。项目制的管理模式即将每个企业的电子文件管理作为一个项目。在这种管理模式下，能够将主要力量投入到电子文件管理工程的前期阶段，即需求分析和电子文件管理体制与系统的建立上，当这一阶段的工作完成，电子文件管理工作走向正轨，则指派一个或几个复合型人才来指导其实施，并进行日常维护，从而避免了由企业单独完成电子文件管理时，体制建立之后出现的人力资源浪费，降低了成本，也充分利用了智慧资源。
　　
　　2　电子文件管理咨询发展有良好的外部环境
　　近年来咨询业得到了迅速发展，企业逐渐意识到聘请外脑的重要作用，社

会的咨询意识增强，这为电子文件管理咨询奠定了群众基础，提供了潜在客户。从图表可以看出从2000年到2008年客户比例基本呈上升趋势，虽然2008年有所下降，但整体水平与以前相比依旧较高。客户的增多，表明有越来越多的企业已经意识到管理咨询的重要性，这也将有利于电子文件管理咨询的发展。
　　近年来，档案中介机构的发展，使人们意识到档案中介的重要作用，很多地方性的法规政策相继出台，规范档案中介机构的发展，并为其创造良好的外部环境。电子文件管理咨询作为档案中介的一种延伸形式，也必将得益于此。
　　
　　3　电子文件管理咨询的发展有可以借鉴的实践基础
　　产生于19世纪后期20世纪初的管理咨询为电子文件管理咨询提供了可供借鉴的案例，电子文件管理咨询的发展将站在管理咨询的肩膀上前行。同时，国外已经有类似的咨询公司涉及了电子文件管理咨询，对我国电子文件管理咨询发展有直接的借鉴意义。
　　
　　电子文件管理咨询的主要内容
　　
　　1　提供电子文件管理解决方案，构建电子文件管理体制
　　这是电子文件管理咨询存在的原因和发展的动力，是其最基本、最重要的内容。首先，电子文件管理咨询机构根据企业特点配备所需的智力团队，深入企业内部进行深度调研，了解企业各部门的情况，明确需求，找出构建电子文件管理体制的难点与重点。其次，根据实际情况，结合相关的法律、法规、政策和标准，制定出电子文件管理解决方案。再次，将制定出的解决方案反馈给企业，让企业各部门了解新的方案会给他们带来怎样的变化，征求意见和建议。最后，根据电子文件解决方案，为企业建立电子文件管理体制，即根据需要重组业务流程，建立电子文件管理系统，配备相应人员，让企业电子文件管理按新的方式运行。
　　
　　2　电子文件管理日常指导
　　当新的体制平稳运行以后，指派人员对企业相关工作人员进行指导，并对新的体制进行监查和控制，保证电子文件管理的质量。
　　
　　3　电子文件审计
　　电子文件审计，是指由电子文件管理咨询机构对电子文件的真实性、完整性和可靠性进行审计。基于电子文件可复制、易传输、修改后无痕迹、删除后无法复原等特点，电子文件管理存在无法保证其真实性、完整性、可靠性的风险。而电子文件作为业务活动的记录，又具有相当强的凭证价值。完整、真实、可靠的电子文件可以反映企业真实的经营状况。对电子文件进行审计，可以了解企业活动是否合法合规，是政府、公众等对企业活动进行监督的有利手段。随着上市公司的增多，以及美国安然公司丑闻等文件造假和销毁事件，电子文件审计将成为一项非常重要并备受关注的任务。它将成为电子文件管理咨询的重要内容。
　　此外，电子文件管理咨询还应该为企业提供档案政策法律咨询、信息咨询和知识咨询等，为企业提供档案增值服务。

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