实施档案登记备份推动事业跨越式发展

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　　《中国档案》：浙江省档案系统最近提出开展电子文件和档案登记备份战略，这是在什么背景下提出的?
　　鞠建林：近年来，随着经济社会的快速发展和社会利益主体的多元化，经济活动、民生领域、行政行为等热点领域的档案管理和安全问题日益突出，档案及档案工作自身也呈现出新特点、新变化和新趋势。面对新的挑战，我们认为只有认清形势才能明确方向。我们希望找准档案工作直接为党委政府中心工作服务、为科学发展服务、为全省“两创”总战略服务的切人点和结合点，以解决档案部门在经济社会发展全局中的缺位和失位问题，让档案部门主动走到前台，从事“一线”工作，营造领导关注、群众关心的良好发展环境，实现有为有位，从而加快档案事业自身发展。我们认为，今后一个时期是浙江省档案事业发展的重大战略机遇期，同时也是档案事业发展的瓶颈期和转型期。在这个时期，机遇前所未有，挑战也前所未有，而机遇又大于挑战。基于这样的背景，我们提出了实施电子文件和档案登记备份战略。
　　
　　《中国档案》：电子文件和档案登记备份的概念是什么?
　　
　　鞠建林：电子文件和档案登记备份(简称档案登记备份)工作，是指县级以上档案行政管理部门对本行政区域内形成的对国家和社会具有重要保存价值的电子文件和档案(纸质或其他载体的档案)进行登记，并由同级国家综合档案馆对经过登记的电子文件进行备份，对纸质或其他载体形式的档案进行数字化全息复制，形成备份。
　　
　　《中国档案》：电子文件和档案登记备份的范围包括哪些?
　　
　　鞠建林：电子文件和档案登记备份工作对象大致可分为两类：一类为强制性登记备份。主要是法定进馆单位的电子文件和档案，涉及公共利益或者单位、个人权益的重要民生领域的档案(包括重要业务档案和电子数据)，重点建设项目档案；另一类为自愿性的登记备份，主要是民营企业、其他社会组织以及个人形成的电子文件和档案。任何单位或个人认为其档案需要向档案部门登记备份的，也都可申请登记备份，以便因档案原始性发生矛盾纠纷时，档案部门可为其提供鉴证服务。
　　
　　《中国档案》：实施这一重大战略，您认为可以达到怎样的目标?
　　
　　鞠建林：提出这项战略之前，我们曾进行过深入调研和广泛讨论。在今年全省档案工作会议上，省档案局提出适应“四个变化”、实现“四个转移”、提高“四种能力”的新时期档案事业发展总要求。大家一致认为，实施电子文件和数字档案登记备份战略能够让我们达到这样的目标和要求。一是适应党委、政府及人民群众对档案及档案工作需求的新变化，把档案工作的重点从主要关注馆藏的历史档案转移到更多地关注发挥现实作用的现行档案文件上来，提高档案工作的现实服务能力；二是适应档案载体形式的新变化，把档案工作对象从传统的纸质档案转移到新型的电子文档上来，探索建立有效管控电子文档的体制机制，提高档案事业的可持续发展能力；三是适应档案部门工作职能的新变化，把档案部门履行工作职能的重心从档案馆保管转移到档案局监管上来，提高档案部门的行政监管能力；四是适应档案事业发展环境和条件的新变化，把档案工作从主要为政治、为领导服务转移到为政治、经济、社会、文化、党建提供全方位服务上来，拓宽档案工作的覆盖面，提高档案工作的全面发展能力。
　　
　　《中国档案》：显然，实施这一战略有很强的现实意义，您认为主要表现在哪些方面?
　　
　　鞠建林：第一，这是档案部门坚持科学发展观，构建和谐社会，服务“两创”总战略的重要载体。近年来，随着经济社会快速发展和社会利益主体多元化，经济活动、民生领域、行政行为等热点领域的档案安全问题日益突出，档案的法律凭证价值作用越来越受到人们的重视。特别是进入信息社会，电子文件和数字档案的环境依赖性、易改性决定了电子文件的原始性即凭证价值更易被破坏。这是新形势给档案部门提出的新课题。实施档案登记备份，可以让档案部门的监管关口前移，消除档案管理真空期，从源头上确保档案的法律凭证价值。各级档案部门可以作为非利益相关的第三方，对档案的原始性、真实性提供鉴证，可以有效化解矛盾纠纷，降低社会交易成本，提高行政效能，增强档案部门为现实服务的能力。所以，我认为，在信息社会推行档案登记备份制度就显得更加必要、更加紧迫了，
　　第二，是建立新时期档案安全体系的重要途径。档案是国家的宝贵财富，档案安全重于泰山，任何档案的遗失、损毁都是对历史的不负责，任何事故、灾难又都有可能对档案的安全构成重大威胁。通过实施档案登记备份，可以最大限度地保证档案的安全。各单位、各部门因突发事件而导致档案受损时，档案部门可利用备份数据，为其提供档案数据恢复服务，确保档案信息特别是电子文件和电子档案的安全。
　　第三，是构建新时期档案资源体系的有效抓手。实施档案登记备份，使档案行政管理部门以登记手段通盘掌握区域内档案资源的分布情况，可以强化档案部门对档案资源的统筹监管职能。同时通过接收、复制、备份等多种手段，创新档案资源整合模式，加快档案信息资源集聚整合步伐，达到区域档案资源有效整合的目的，可以尽快形成一个以各级国家综合档案馆为主力，专业档案馆为辅助配合，各机关、团体、企事业、村社档案室乃至家庭共同发展的共建共享共赢的档案资源联盟。
　　第四，可以改善档案事业发展环境，带动各项业务建设。首先，通过档案登记备份，拉近了档案工作与经济社会发展的“时空”距离，档案部门能够直接服务于党委、政府和人民群众最关心的中心工作，主动走到前台，从事“一线”工作，这将提升档案部门在党委、政府和人民群众心目中的地位，形成领导关注、群众关心的良好氛围，实现“有为有位”，同时可以在一定程度上带动解决困扰档案部门多年的人、财、物等问题。其次，可以加快档案信息化建设步伐。以开展档案登记备份工作为契机，不仅能够发挥档案部门在电子文件管理中应有的作用，还可以抓紧建立省级及各地档案安全备份中心，并通过试点工作经验，着手制定具体工作方案及相关技术规范标准，规范推进数字档案窒和数字档案馆项目建设。第三，可以加快档案馆基础设施建设，我们将根据国家标准和规范，联合发展改革、建设等省主管部门，修改完善全省档案馆建设标准和规范，将档案登记备份中心建设列入新馆建设标准和规范，并明确具体要求。同时我们将进一步加强对全省档案馆新馆建设的规划指导，重点推动欠发达地区的档案馆新馆建设。争取在3年内，全省消除各级国家档案馆中的“无库馆”、“危房馆”现象，6年内全部国家综合档案馆完成新建任务或立项建设新馆，使其符合省档案馆建设的标准和规范。
　　
　　《中国档案》：请介绍一下实施这项战略的部署规划。
　　
　　鞠建林：去年年底，省委办公厅、省政府办公厅联合印发的《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》，对在全省范围内开展档案登记备份工作做了全面部署，计划从今年开始，力争到“十二五”规划期末，在省、市、县三级国家综合档案馆建立电子文件和数字档案登记备份中心，并在馆际间建立异地备份库，建立电子文件和数字档案登记备份工作的长效机制。今年是开展档案登记备份工作的第一年，我们正在做好三项工作：一是加强制度规范建设，制定实施方案，修订完善各类档案规范性文件及考核标准。二是在省本级层面，我们选择了若干个涉民单位，具体开展档案登记备份工作，建立省档案登记备份中心。三是在全省面上我们加强督促指导，要求三分之一以上的市、县在民生领域开展档案登记备份工作，建立民生档案登记备份数据库。
　　档案登记备份工作是一项涉及面广、牵扯精力多、难度较大的系统工程。近期，我们经过积极争取，这项工作已纳入到省委建设“平安浙江”考核、体系和省政府直属单位工作责任制目标考核，这是档案工作落实和执行机制的重大突破，同时我们对各市档案局也建立了层级考核制度。此外，我们还与省政府法制部门联合开展档案登记备份工作的立法调研，省政府规章《浙江省档案登记备份工作管理办法》已列入了今年的立法计划。

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