依托智慧校园浪潮　推动高校档案信息化建设

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　　摘要：在高校智慧校园背景下，档案工作需要突破传统的管理模式，进一步创新以更好的适应学校的发展。本文阐述了智慧校园建设给高校档案信息化建设带来的机遇，提出了智慧校园背景下的高校档案信息化建设的路径。
　　关键词：档案信息化;智慧校园;信息化建设
　　随着信息技术飞速发展和大数据时代的到来，档案管理面临着诸多的机遇和挑战，传统的管理模式逐渐被摒弃和替代。自国家标准《智慧校园总体框架》颁布以来，建成智慧校园，实现从环境、资源到活动的智慧化，提升以教学、科研、管理为核心的整体信息化水平，将教学、科研、管理和校园生活进行充分的融合，已成为各个高校的一项重要工作。高校档案事业作为教育信息化的重要组成部分，其信息化建设也是智慧校园建设的重要组成部分。如何借助智慧校园建设的东风，实现新时代档案工作的改革和创新，推动档案事业的可持续发展，是档案管理人员面临的共同话题。
　　一、高校档案信息化建设现状
　　高校档案信息化建设指的是高校内所有与教学、科研、管理等有关的档案管理工作，都能够通过现代信息技术来完成，并将相关的档案信息资源进行收集、整理和开发利用，提供市场化服务。构建档案信息化管理模式的主要目的是建设档案管理和信息的自动化处理，能够自行的对档案信息中的资料真假进行分辨，能够根据资料的类型和收集方式进行自动分类，尽可能的提高信息内容的可靠性。在当前转型期，高校档案信息化建设存在着诸多问题。
　　（一）档案信息化建设质量参差不齐
　　档案信息化建设包含基础设施、标准规范、信息资源、信息安全保障体系、人才队伍等方面，由于政策、资金、人员、信息技术等内外环境因素的不同，各高校档案信息化建设质量存在很大差异。特别是部分专科院校由于对档案管理工作重视程度不够，使得投入到档案信息化建设中的经费、人员等缺乏，导致档案信息化建设的科技水平和信息资源水平偏低，档案信息数字化程度不高，达不到档案建设的标准化，也不能保证前瞻性和安全性，直接影响了档案工作效率，阻碍了档案资源的开发利用。
　　（二）专业的档案信息化管理人才紧缺
　　高校档案管理人员或档案专业出身，或半路出家，要么计算机技能不熟练，要么专业管理知识欠缺，档案管理人员队伍素质不高，难以满足档案信息化建设的要求。另外，部分档案管理人员对档案信息化认识不足，缺少与时俱进的服务意识，档案信息化建设进程缓慢。
　　二、智慧校园带来的高校档案信息化建设机遇
　　数字校园的快速发展推动了高校档案信息化建设的步伐，初始的档案信息化工作是对传统档案的数字化以及数字档案资源的管理。随着云计算、大数据等新兴信息技术的广泛应用，智慧校园为高校档案信息管理带来了业务融合、大数据检索与分析等新的发展机遇。
　　（一）打破部门各自为政的现状，实现档案信息的流动和开放
　　档案管理提供的是社会化全方位服务，而现阶段许多档案管理人员并未将服务理念落实到工作中。智慧校园作为数字校园的高级阶段，凭借校园内网络的全覆盖和服务高度集成的系统平台，各部门信息流动互通、数据共享，教学、科研等分散的档案信息更加集中和流动，为学校的发展趋势提供了涵盖各领域的大数据，这些驱动着档案管理中的服务性理念不断加强，管理工作由封闭、半封闭状态向开放状态转变。
　　（二）借助技术手段完善数据库，提高档案服务水平
　　智慧校园的核心特征是将基于计算机网络的信息服务融入学校的各个应用与服务领域，为学校与外部世界提供一个相互交流和相互感知的接口。在智慧校园背景下，高校档案管理可以利用信息技术集中整合，获得更多的资源，不断完善数据库。不仅使档案部门与业务管理部门实现无缝对接，为学校发展提供必要的資料和权威的数据支持，还可以通过全方位的信息传播平台，提高档案的利用效率，实现院校之间的互联互通，从而提供更加高效、精准的服务。
　　（三）推动高校档案知识管理的发展
　　档案知识管理指的是运用知识管理的理念、方法对档案信息进行采集和积累，借助现代信息技术手段进行重组、整理、分类、分析等二次加工，创造出新的信息。知识管理是智慧校园六大主要建设项目之一，档案知识管理自然成为智慧校园知识管理的重要组成部分。以智慧校园建设带动档案知识管理发展，发挥档案资源的隐藏价值，可以为高校各项事业的发展提供更全面深度的服务。
　　三、智慧校园背景下的高校档案信息化建设路径
　　档案工作要顺应时代潮流，更好的服务社会，创新是其迫切需要解决的问题。智慧校园方兴未艾，档案工作者必须破除思想障碍和框架束缚，勇于改革探索，创新思想，创新理念。高校管理层要有长远发展的眼光，将档案工作定位在学校各项工作必须的基点上，加强专业档案、特色档案资源的开发利用。
　　（一）档案信息化建设科学化、规范化
　　网络平台发挥作用的前提是数据操作的标准化、规范化，目前由于各个档案信息管理系统的水平差异，档案自动化等没有统一的标准的和规范，高校之间难以实现资源共建和数据共享。档案信息化建设需要所有相关人员转变观念，建立一套完整的规范和标准，实现标准体系管理。
　　（二）高校档案管理系统与智慧校园系统对接
　　档案管理系统本身具有封闭性，缺乏服务架构，难以拓展，而智慧校园要求各业务系统的集成性强，能够实现资源的高度整合，更好地支持教学、科研、管理等事务。为了应对好这一挑战，必须在保证电子档案安全的前提下，设计便于智慧校园网先进的识别技术采集信息的档案数据库，做好系统的对接工作，构建智慧档案管理平台，实现档案标准、政策法规的在线发布，档案工作的在线预审、多级审批、电子文件和档案数据的快速发布和检索利用，以及馆藏借阅、库房自动化管理。
　　（三）档案管理人才队伍建设
　　档案信息化建设要求的是全方位的现代化，不仅在硬件上要保证现代化技术设备的投入，还需要配备现代化的档案管理人才。首先，档案工作者要转变档案管理信息化的意识。档案信息化建设不只是“存量数字化”，更要加强形成的电子档案的收集和管理;档案信息化是开放的，不能局限在本部门内，要加强与其他部门的交流与合作，提高档案资源开发与利用的效率。其次，利用各种方式提高档案管理人员的素质。在人才资源时代，构建档案信息化管理系统，必须要加强对档案信息人才的管理和培养。既要积极参加上级部门组织的业务培训，又要加强与兄弟院校的交流，不断提升专业技能水平;要重视综合性人才引进在档案管理中的作用，使更多具有计算机专业知识的人才融入到档案工作中，不断优化人才队伍结构。
　　总而言之，高校档案信息化建设是一项大工程，需要社会各界人士的共同努力。在智慧校园背景下，档案管理要适应时代发展的趋势，高校必然要主动迎接现代教育技术革新带来的挑战，加大投入力度，最大限度的整合内外资源，与兄弟院校有更多的合作和交流的能力和空间，不断创新思维和服务方式，提升服务技能，推动档案信息化建设。
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