浅谈档案信息化建设

作者:未知

  【摘要】档案现代化是旗帜,档案数字化是基础,档案信息化是目的,档案信息化建设要统一领导,统一标准,协调组织,加强管理,多管齐下,多措并举,才能加快档案信息化建设。
  【关键词】档案;信息化;建设
  随着计算机技术、网络技术的迅猛发展,办公自动化、网络化、信息化的发展,档案信息化建设已成为今后档案发展的必然趋势。档案信息化建设需要运用现代化技术,是各级档案部门配合协作,多环节配套的复杂的系统工程,可以说档案现代化是工作目标,档案数字化是基础,档案信息化是目的,做好档案信息化建设要统一领导,统一标准,协调组织,加强管理,多管齐下,多措并举,才能加快档案信息化建设。
  一、信息化建设是今后档案工作发展的必然趋势
  进入数字时代,现代数字技术快捷、高效、准确、便利的服务优势,深刻地影响着档案工作。现在档案的前身文件资料产生流转已经发生了变化,从过去的手工管理转向信息网络的处理流转,档案管理工作也要随之发生变化,档案信息化建设是电子政务实施的要求,是数字化网络发展的要求,是开发利用档案价值的要求,也是档案馆自身发展的要求。
  二、档案信息化建设当前存在的问题
  (一)我县的档案信息化建设工作与档案现代化发展差距大。我们现在仍然以传统的纸质档案整理为主,对于在日常工作中产生的大量电子文件的归档基本是空白;档案信息化,在区州单位的普及要广泛一点,在县乡一级推广比较难,很大程度上,阻碍了档案信息化建设发展的步伐。
  (二)档案管理软硬件的不统一,相互不能通用,缺乏信息化管理功能。各县市使用档案管理软件不统一,给档案信息化建设带来了很大的障碍。以吉木萨尔县为例,档案管理软件有用新科的,有用泰坦的,有用新源的,还有用夏尔的,地税局、法院、检察院及农发行等垂直单位都使用上级单位内部办公系统自带的档案管理软件,可以说档案管理软件五花八门、各自为政,没有一个统一的标准通用的档案管理软件。
  (三)传统的档案馆向数字档案馆转变难度大。因为以前档案馆接收的都是纸质档案,而且数量大,检索工具也是纸质的。档案馆要从传统的档案馆向数字化转型,仅仅靠档案馆现有人员从目录输入、扫描、挂接,完成这项信息化最基础的工作,可能需要几年的时间,甚至更长的时间,各地方档案部门经费本来就紧张,经费的不足,成为档案馆数字化发展的又一大障碍。
  三、加快档案信息化建设的对策
  (一)加强领导,提高认识。要加快档案信息化建设,首先要更新扩展各级领导的知识领域,要聘请专门的档案管理人员,加大领导层面信息化知识培训,使领导认识到档案管理现代化的重要性和必要性。
  (二)现代化人才队伍的引进和培养。从目前各级档案工作人员的学历看,档案管理专业毕业的人才非常少;在新疆各大中专院校,档案管理专业也是寥寥无几,无法培养档案管理现代化、信息化建设专业人员,应该从教育层面培养更多的档案管理现代化的人才队伍,以适应现代化、信息化管理的需要。
  (三)加大投入,开发适应档案管理的软硬件设施设备。要加快档案信息化建设,最主要的是有财力、人力、物力的支撑,集中力量开发现代化档案管理软件,能适应档案现代化、信息化的开发利用需求,居多重功能于一体,而且容量大,操作简单,让档案利用者可以轻松方便地查询到自己需要的信息。
  (四)加快档案信息化、标准化、规范化建设和普及。档案信息化、标准化规范主要包括管理性标准规范,业务标准规范和技術标准规范。要加强档案现代化、信息化建设,首先,上级业务部门要统一建立一整套科学、合理、严密的规范标准,统一标准、统一使用。其次,各单位要使用统一的档案管理软件、硬件,打破现在软件使用各自为阵的局面,才能更快捷方便地开发利用档案信息资源,共享信息资源,为社会发展和广大人民群众充分利用档案资源提供便利的条件。
  (五)加快档案信息化建设,要以项目建设为支撑。各级档案部门要积极争取中央、上级部门以及同级党委政府的大力支持,多措并举,多渠道进行档案现代化、信息化建设。
  (六)增强保密意识,采取有效措施构建档案信息化建设。增强保密意识,采取有效措施,构筑档案信息的安全保障体系。档案部门应树立科学正确的档案信息安全观念,结合本单位档案管理工作的实际,制定严格的规章制度,形成计算机网络管理档案信息的安全保障体系。
  四、结论
  总之,加快档案信息化建设,要加强领导、提高认识;认真研究,合理规划,争取支持,加大投入,配备人才;要抓住机遇,努力把档案信息化建设作为服务民生的一项重要工作来抓,加大投入,逐渐增配软、硬件设施,打好工作基础,使档案的信息化管理水平迈上一个新台阶,为社会创造更大的经济效益和社会效益。
  【参考文献】
  [1]韩清衍.档案信息化建设相关问题的探讨[J].办公室业务,2016(13):47.
  [2]吴立春.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].民营科技,2016(10).
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