档案信息化建设与档案管理的思考

作者:未知

  档案管理作为发展过程中的重要工作之一,其对于的长期可持续发展具有极为重要的影响。在科学技术不断发展的推动下,对于档案管理工作重视的程度也日益提高。所以,现代必须积极的进行传统档案管理工作理念和模式的改革与创新,才能在促进档案管理工作水平和效率稳步提升的同时,为的长期可持续发展保驾护航。
  1、信息化档案管理工作的重要性
  我国社会经济迅速发展的同时,档案管理涉及到的内容和种类也不断的增加。假如现代仍然采用传统档案管理工作模式的话,不仅会影响档案管理工作效率的提升,同时也有相当大的局限性。因此,档案信息化的管理的强化,对于当前档案管理的整体效率以及管理水平,都有着极大的促进作用。另外,由于档案管理工作服务的对象主要的基层员工,因此,必须建立完善的档案管理体系,以此有效保证服务成果,才为广大的员工提供更加完善的服务。
  2、档案管理工作存在的问题
  2.1档案的内容缺乏真实性
  假如档案中记录的内容不全面或者真实性不足的话,那么档案管理工作也就失去了其原本的意义。虽然档案中记录的相关信息都是与自身发展密切相关的信息。但是,由于的档案数据在搜集、整理的过程中,采取的都是自下而上的传递方法,由最底层一级级的上传至的档案管理部門,而在信息传递的过程中,很多工作人员为了节省信息传递的时间,就会出现信息记录内容失真或者内容准确性不足的现象,而导致档案管理工作无法发挥出其应用的管理价值和作用。
  2.2管理工作缺乏规范性
  传统的以人工方式为主的档案管理方式,由于受到时间、空间等因素的限制,导致档案管理人员在获取数据的过程中经常出现数据不全面、不及时或者不具体等各方面的问题,再加上传统档案管理工作缺乏解决具体问题的有效措施,所以影响了档案管理工作效率和水平的提升。档案管理部门因为忽略了档案收集与整理的工作,而在档案收集的过程中只是简单的填写相关的内容,这种现象的存在不仅对档案内容的全面性产生了严重的影响,而且增加了后期档案查阅和使用的难度。另外,很多在档案管理工作过程中因为档案管理制度不完善,所以导致后期档案管理工作出现了严重的问题。
  2.3缺乏信息化档案管理技术
  档案信息化的不断渗透以及推广之中,在当前已然成为了一项趋势以及主流,但是,仍旧有很多对于档案信息化没有重视的情况,同时档案信息化技术也就应用不是很到位,而采用传统的人工档案管理方式,正是因为档案管理工作缺乏了信息化技术的支持,所以不仅增加了档案数据信息遗漏现象发生的几率,浪费了档案记录的时间,而且不利于档案数据信息的保存,严重影响了档案管理工作效率与质量的提升。
  3、强化档案管理工作的策略
  3.1提高数据准确性和完整性
  数据资料的收集和整理是确保档案管理工作顺利开展的基础。由于数据资料的收集和整理不仅需要档案管理人员必须深入到基础进行吊顶和研究,而且还应合理的分类和整理搜集到的数据信息。因此,现代在开展档案管理工作的过程中,必须充分的重视资料收集和整理的工作,以此保证数据信息的准确性,同时还可以为后期的档案的查阅以及档案的使用提供方便。
  3.2制定完善的档案管理工作制度
  在开展档案管理工作的过程中,必须制定完善的档案管理制度,要求档案管理工作人员严格的按照相关制度开展档案管理工作,才能实现推动档案管理工作有序发展的目的。首先,档案管理部门必须加强与其他部门之间相互交流与沟通的力度,才能确保档案管理工作顺利进行的同时,有效保证员工档案的管理意识有效提升,同时为档案管理工作的有效持续展开夯实基础。其次,作为管理人员,对于档案的重要性一定要正确的认识,唯有如此才能更好的从顶层开始,进行档案信息化管理建设的进程,为档案管理工作营造良好的氛围。
  3.3提升信息化档案管理水平
  信息化档案管理制度的建设成为当前档案管理的发展整体态势,因此应当紧随信息技术的发展脚步,将信息技术的自身优势有效发挥,建立完善的档案管理工作制制度,促进档案管理工作效率和质量的稳步提升。(1)加大信息化档案管理体系建设投入的力度。现代在建设信息化档案管理体系的过程中,应该强化硬件设施的建设,不断投入人力资源、物力资源以及财力资源等多种资源,这样才能更好的满足现代化的信息化档案建设,为档案管理的有效开展夯实基础。(2)现代化档案管理人才队伍引进和培养力度的加强。通过对当前各级档案管理工作人员的学历分析后发现,我国大多数的档案管理工作都存在着专业档案管理毕业人才少的问题。所以,为了满足信息化档案管理工作的要求,必须在根据自身发展的要求,加大现代化档案管理人才队伍培养的力度。以此更好的满足当前信息化以及现代化的需求。(3)保密意识的增强。在构建信息化档案管理体系的过程中,必须根据信息技术发展的特点,有效构建安全保障系统,这就需要档案管理人员要有一个端正的安全管理理念,才能确保档案管理的安全有序进行。
  (作者单位:152014绥化市北林区连岗乡人民政府农村经济管理服务中心)
转载注明来源:https://www.xzbu.com/8/view-14887746.htm

服务推荐