档案信息化建设与档案管理初探

作者:未知

  【摘要】档案管理工作是支持企业运转的重要部分,而随着时代和信息技术的不断发展,在企业的档案管理工作中,人们对信息化档案管理工作越来越重视。自来水公司也应该逐步提高档案管理的水平,重视信息化档案管理。本文主要对档案信息化建设与档案管理做出分析,进而推动自来水公司的可持续发展。
  【关键词】档案;管理;信息化
  当前,信息技术已经被广泛应用到我国的各个行业以及领域,而在自来水公司的档案管理工作中,随着信息化时代的来临,档案管理工作也迎来了天翻地覆的变化,同时这也是档案管理工作的重要转折点,因此,应该积极转变档案管理工作的理念,建设信息化档案管理工作,提高档案管理工作的效率,促进自来水公司的发展。
  一、自来水公司信息化档案管理工作的重要性
  由于我国经济不断发展,自来水公司档案管理工作所涉及的业务种类也越来越多,如果沿用传统的档案管理工作方案,不仅仅会降低工作效率,还会有一定的局限性,因此,必须要加强自来水公司的信息化档案建设,提高档案管理的工作效率以及工作水平。因为,自来水公司所服务的对象是广大人民群众,所涉及的档案内容十分庞大,而且内容也特别复杂,所以必须要为自来水公司建立一套完整的档案管理体系,实现信息化档案管理,进而提高自来水公司的服务效率以及服务水平,提高自来水公司的服务能力,进而更好地为人民服务。
  二、自来水公司档案管理工作存在的问题
  (一)档案的内容缺乏真实性。如果档案所记录的内容不够全面,甚至缺乏真实性,则会导致档案管理工作毫无意义,因为自来水公司所记录的档案都是与自来水公司自身发展息息相关的。但是,在自来水公司搜集资料的时候,经常采用由下至上的传递方法,由最底层的管理部门上传到自来水公司,在传递的过程中,有些传递员为了节省时间,导致记录的内容出现失真的现象,记录的内容缺乏准确性,进而使自来水公司档案管理工作失去了原本的意义,档案管理工作没有发挥自身的管理价值与作用。
  (二)档案资料不全面,管理工作缺乏规范性。在传统的档案管理工作中,最常使用的方法就是人工,因为时间以及空间的限制,在获取数据的时候经常出现不全面、不具体、不及时等现象,同时,在传统的档案管理工作中,管理制度也存在一定的缺陷,在解决一些具体问题的时候,缺乏相关的解决措施,导致问题不能及时的解决,进而出现更加严重的后果。此外,有些部门不认真对待档案的收集与整理工作,在记录的时候只是简单填写,这样不仅仅使档案的内容不全面,同时也给日后查阅档案带来困难。此外,在档案管理工作中,也缺乏专门的管理制度,对管理人员以及管理资料的要求不够规范。使后期的档案管理工作出现严重的问题。
  (三)缺乏信息化档案管理技术。在自来水公司建设信息化档案管理技术,是充分使用现代社会发展的必然趋势,但是仍然有部分自来水公司缺乏信息化档案管理理念与技术,仍然使用人工管理技术,使很多信息在整理、记录的过程中出现遗漏,而且由于缺乏信息化技术,在记录的方式方面,依然采用纸质记录,这样不仅仅浪费时间,还很难保存,极易出现损坏的现象,进而在很大程度上降低了自来水公司档案管理的工作效率以及工作质量。
  三、完善自来水公司档案管理工作的策略
  (一)提高数据的准确性,保证数据的完整性。资料的搜集与整理是档案管理工作的基础,并且资料的搜集与整理不仅仅需要专人到基层进行深入的调查,同时还需要专业的人员对搜集到的资料进行整理与分类。所以自来水公司应该重视资料的搜集与整理工作,使信息更加精准,在后期需要查阅的时候能够更加简单方便,并且,自来水公司也应该定期组织档案管理工作人员进行培训与交流,根据时代的发展不断完善自身的工作经验,提高档案管理工作的效率与质量。
  (二)制定完善的档案管理工作制度。在自来水公司,相关的管理人员必须要制定完善的檔案管理工作制度,将责任落实到个人的头上,进而使档案管理工作的作用得到充分的发挥,有效推动自来水公司的发展。首先,管理部门要优化档案管理部门与公司其他部门之间的关系,提高档案管理工作的顺畅性,进而提高员工的档案管理意识,同时高层人员也要建立电子监管体系,对档案管理工作实施监控,从而确保档案管理工作的真实与准确性。其次,自来水公司的高层管理人员,也要充分认识到档案管理工作与公司的发展息息相关,进而实现档案管理信息化建设的目标。最后,加强档案管理工作的安全性,设置权限,以此确保档案数据的安全,为企业的发展提供保障。
  (三)提升信息化档案管理水平。在现阶段,自来水公司实施信息化档案管理制度是必然的,因为信息技术庞大的存储功能能够满足自来水公司的需求,并且由于信息化功能的多样性,能够进一步帮助自来水公司完善档案管理工作,提高档案管理的工作效率与质量。在实际的建设过程中,自来水公司可以开发相关的档案管理软件,然后培养专业的档案管理人才,根据自来水公司档案管理的要求,开发软件中的不同功能,使相关人员在后期查阅的时候能够一目了然,这样也就实现了信息化档案管理的目的。同时,信息化档案管理也能够及时发现数据中存在的问题,进而及时采取措施,减少自来水公司的损失。
  四、结束语
  综上所述,在现阶段的自来水公司档案管理工作中,信息化建设是必不可少的,但是对于原始数据的收集与整理也要格外重视,这样才能够从根本上提高自来水公司档案管理工作的效率。
  【参考文献】
  [1]谢秀丽.关于提升企业档案管理工作质量的思考[J].当代经济,2018(06):114-116.
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