新形势下企业档案管理信息化建设探究

作者:未知

  摘要:随着社会信息化进程的加快,档案信息化建设已成为企业档案事业发展的必然趋势。加强档案信息化建设,是档案适应时代和社会发展,及加速档案管理现代化的客观要求,是提高档案服务信息水平的必经之路,是为企业生产经营提供有效服务的重要举措。本文就此提出一些建议以对档案管理进行探索。
  关键词:信息化;档案管理;作用;措施
  现代企业管理突出科学性与时效性,进而给档案管理工作提出了革新的强烈要求,对其开展信息化建设无疑成为最佳的变革途径。现代企业必须以科学发展观为出发点,以科技为依托,以人才为突破,来实现档案管理信息化的最大服务价值。
  一、信息化时代背景下企业档案管理的作用
  (一)有利于提高档案管理工作的效率
  在传统的企业档案管理中,很多企业的管理思想比较陈旧,并且企业没有严格审核档案管理,导致档案管理工作中不仅会消耗大量的时间,同时也会导致档案管理的效率低下。在信息化的时代背景下,利用信息化技术对档案工作进行管理,有利于提高档案管理工作的效率。真实可靠的档案在企业的建设与发展中具有重要作用,是企业建设的重要参考,在档案管理中加强对信息技术的应用,能够提高工作效率,为档案管理人员进行档案真实性和准确性的查证工作提供时间,促进档案的优化,保障档案的真实可靠。同时,利用信息化技术,能够准确掌握档案在企业中被阅读和使用的人数,为档案管理工作提供了便利性。
  (二)有利于企业档案的保存
  在传统的档案管理工作中,硬件管理能力不足,纸质档案是主要是保存形式,这种纸质档案的保存是有年限的,一旦过了保存的时间,就可能需要重新整理档案和保存档案,甚至会影响档案的完整性。利用现代信息化技术,能够有效避免这些问题,延长档案管理的寿命,为人们查找档案管理工作提供便利,即使在进行档案的阅读之后也不会档案造成损伤,有效保障了档案管理工作的质量。除此之外,利用信息化技术中的加密技术,还能够提高档案管理工作的安全性,为档案的安全提供技术支撑。
  二、企业档案信息化建设的原则
  企业档案信息化建设应坚持“统筹规划,有序推进,创新驱动,注重实效”的基本原则,按照统筹部署、深化应用的发展要求,有序推进,逐步构建集中管理、优质高效的档案信息网络和数据支撑环境。在档案基础业务的基础上,不断创新档案管理模式,充分利用档案信息化手段,推动档案管理机制、管理模式和档案管理手段的变革,提高企业档案工作者工作效率,以企业档案信息化建设促进企业档案工作的创新发展。
  三、新形势下企业档案管理信息化建设工作的几点建议
  (一)改进档案管理理念思想是行动的先导
  在各行各业信息化发展如火如荼的当下,企业应把档案信息化建设纳入企业战略发展规划,纳入日常工作管理日程,纳入岗位职责,纳入年度考核。通过战略思维调整,将档案工作的定位由纸质档案手工整理向计算机自动化管理的模式过渡,进而加大人力、物力的投入,积极探索建立先进、适用、高效的档案处理、保管和利用软件系统,把档案资源的信息和价值充分加以开发和利用,助力企业长久发展。
  (二)加强档案人才建设
  企业档案信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论,能够“知其然,也知其所以然”。所以,档案部门的人员准入门槛应当提高,档案管理人员的招聘、调配,应当人岗相适,量才而用。企业决策层面也要从满足档案工作长远发展和规范管理的整体要求考虑,着力改善档案管理人员结构。企业应将档案业务培训纳入议事日程,有针对性地开展专业培训,尤其做好各种档案新载体的物理性能,网络安全策略和知识,档案工作人员职业素养、档案管理政策法规和规章制度等内容的学习教育,大力培养真正能够融档案、网络、信息、安全等知识于一体的档案管理高端人才。条件成熟的企业,可以试行激励机制,鼓励档案部门在保证完成档案信息化建设的前提下,开展社会有偿服务。
  (三)加强信息化硬件建设,创新信息化技术
  现代企业要建立科技投资的观念,提高档案管理信息化软硬件设施的资本投入。配备齐全、先进的硬件设施,为工作的开展提供基础性能服务。还要大力引进行业内外的先进软件技术,以科学理念为指导,不断创新实践。进一步划分处理有效信息,保护机密文档,提高档案的安全稳定性,将资源共享开放到最大程度。
  (四)推进档案信息资源共享服务平台建设
  建立档案目录数据库。按照“简化整理、深化著录”的原则,将著录作为档案整理的重要任务,在档案管理系统平台上,完善档案目录数据库建设。整合档案资源。建立集中统一管理的档案资源管理架构,推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化。对档案资源信息进行分类,形成各类专题数据库,提供多样化、个性化、常态化的档案资源服务。推动档案数据资源共享。利用网络平台,建立档案信息资源共享和服务平台,在确保档案信息安全的前提下,加大档案开放力度,为档案利用提供服务,提高档案查全率和查准率。
  (五)强化档案信息安全管理
  不论从档案的凭证性还是情报性来说,加强档案的信息安全管理是新时代提出的新要求和课题。首先,在档案形成和采集过程中需考虑信息安全。应保证收集主要数据的完整性,同时也应避免数据的冗余问题。在收集信息时注意对涉密信息的特殊管理,尤其在数字化的过程中,应采取物理隔绝,保证信息“涉密不上网,上网不涉密”。另外,可以利用现有的加密条件对涉密文件进行加密保管和传输,最大限度地保证信息安全。其次,在档案存贮过程中也应考虑信息安全。应建立独立的档案保密室,档案室要尽可能满足防盗、防火、防潮、防虫害的要求。档案保密室需设置专门的档案人员管理,配备必要的安保力量,保证非相关人员不得随意出入档案室。此外,对于涉密文件还要使用保险箱(柜)单独存放。最后,在档案借阅时仍需保证信息安全。制定严格的档案借阅拷贝制度,形成或完善档案查阅审批流程,保证所有档案信息在有限范围内共享。拥有审批权限的领导对于档案信息知悉范围应进行严格把关,对非必要知悉者严格杜绝其掌握并利用核心档案信息,以确保重要档案绝对安全。并应建立档案安全应急防范机制,尤其应做好档案数字化外包和其他业务外包等过程中的安全保密工作,杜绝档案失泄事件发生。
  四、结语
  综上所述,信息化时代背景下档案管理工作有了新的发展形式,在传统的纸质档案管理方式中,档案管理工作存在很多问题,在档案管理的效率和安全方面都存在一些问题,利用信息化技术进行档案管理,能够有效提高档案管理的效率,保障档案的完整性,为企业的发展提供完整的档案资源,同时也能够增强档案的安全性,因此企业在进行档案管理工作中,应该加强对信息化技术的应用,为企业建设与发展中档案管理工作打下坚实的基础。
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