档案信息化建设与档案管理的思考

作者:未知

  【摘要】随着我国信息化技术的不断发展,各行各业的信息化建设迅速发展,档案信息化建设亦是如此。开展档案信息化建设既是档案管理本身的需求,同时也是社会发展的必然要求。档案信息化建设必须紧跟时代脚步,充分利用现代化技术,这样才能有效提高档案管理水平。下面就檔案信息化建设的概念和内容、当前存在的问题及改善措施等进行思考。
  【关键词】档案信息化建设;存在问题;改善措施
  一、档案信息化建设和档案管理概述
  所谓档案信息化建设就是指在档案管理过程中引用电子信息化技术来对具体的档案进行管理,进而使得档案管理更加科学化、便利化,全面提高档案管理水平。在档案信息化建设的过程中要重视档案管理制度的建立和完善,通过档案信息化建设的不断深入,实现档案资源共享。而档案管理就是通过一定的手段将档案进行科学的整理和分析,确保档案得到合理利用。
  当前的档案信息化建设主要包括以下两方面的内容:一是档案管理的信息化;二是档案资源的信息化。档案管理的信息化是在档案管理的过程中引用信息化技术,通过信息化技术来实现对档案的分类整理,在运用的过程中能够减少检索时间;而档案资源的信息化是将单位原有的纸质资源通过信息化设备转化为电子档案,这样能为档案信息化建设奠定良好基础。
  二、档案信息化管理存在的问题
  (一)对档案管理信息资源的规划不够长远。当前大部分单位非常重视档案资源的信息化管理工作,但是对信息化管理的长期规划不足,使得单位档案信息化建设只停留在基本层面,没有继续深入开展信息化建设,无法满足档案信息化建设的高层次要求。
  (二)没有充分认识到档案信息化建设的重要性。虽然许多单位都已紧跟时代脚步开展了档案信息化建设,但是在具体的工作过程中没有认识到档案信息化管理的重要性,不很重视此方面的工作,导致档案信息化建设的水平不高,无法充分体现出档案信息化建设的优势。
  (三)档案管理人员的综合素质有待提高。档案管理人员是档案信息化建设的主要承担者,其素质的高低直接影响着信息化建设的水平。而目前很多档案管理人员只掌握了简单的档案信息化知识,在具体的工作过程中不能充分利用信息化技术,不能做到充分利用档案信息化资源,严重影响了档案信息化建设工作的开展。此外在档案信息化建设中还存在其它问题,例如电子信息档案的安全性较低、人们不愿意接受新鲜事物等等,这就要求我们必须继续大力开展档案信息化建设工作。
  三、提高档案信息化建设和档案管理水平的措施
  (一)要做好对档案信息化建设的长远规划。档案信息化建设不是朝夕之功,这就要求单位在开展档案信息化建设过程中必须要有规划,首先要做好档案信息化建设的基础工作,如档案资源的信息化以及信息化管理设备的配备。其次要确立档案信息化建设的目标,确保档案信息化建设顺利开展。
  (二)要重视档案信息化建设的宣传工作。通过加大对档案信息化建设的宣传工作能够使人们对档案信息化有更加深刻的认识,在具体工作中能够更加熟练地运用档案信息化知识,切实提高档案管理水平。
  (三)重视档案管理人员综合素质的提高。档案管理人员是作为档案管理信息化建设的主要承担者,因此必须重视档案管理人员素质的提高,那么如何充分提高档案管理人员的素质呢?一是要加强对档案管理人员的培训,使其在工作过程中继续学习档案信息化知识并掌握更多的档案信息化知识。二是要经常性地组织档案信息化知识竞赛,通过竞赛的形式来强化工作人员的学习,从而更好地指导日常档案管理工作。此外,作为新时代的档案管理工作人员,要不断更新自身的知识储备,全面学习计算机管理信息知识,打破传统的管理模式,尽可能地实现档案资源利用的便利化。
  (四)强化电子文件的管理,确保电子档案的安全。电子档案的管理是档案信息化建设中的一项重要内容,因此必须重视电子档案的管理,确保档案的安全性和可靠性。首先,要持续加大信息化硬件设备的投入,提高档案电子化速度。其次,要重视电子档案的查阅制度,通过制度来确保电子档案的安全。最后,要提高档案管理人员自身的档案安全意识,尽可能减少电子档案数据的丢失,确保电子档案的安全。
  (五)重视档案信息服务手段的创新。一方面,可以建立档案查阅平台,通过建设平台能够使人们随时查阅想要的档案,不断实现档案资源的共享。另一方面,要持续提高档案资源的信息化进程,将那些可以贡献的档案资源及时发布在公共平台上,尽可能地满足人们的需求。
  (六)加强档案信息管理,适应档案信息化建设的需求。档案信息化建设打破了过去传统的信息收集模式,在很大程度上降低了收集难度,随之也要求档案管理要从传统管理模式向新型管理信息化模式转变,将更多的信息化技术引用到管理模式当中,建立多层次、多渠道的管理模式,不断提高档案管理水平,以适应时代的需求。
  四、结束语
  综上所述,我们知道档案信息化建设与档案管理信息化是必然趋势,是社会发展的必然要求,因此我们要充分重视档案信息化建设和档案管理信息化工作,然而当前档案管理过程中还存在着一些问题,针对这些问题,提出了一系列的改善措施,相信通过以上几点措施的实施,能够进一步促进档案信息化建设,提高档案信息化管理水平。
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