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论工程档案信息化建设的必要性

作者:未知

  【摘要】档案信息化是新时代档案事业发展的必然趋势和潮流。工程档案管理工作也需要与时代接轨,不仅仅局限于原始的工程档案收集整理,更应该依托现代信息时代技术加强工程档案的管理工作,让工程档案的经济和社会效益得到充分的应用,进而提高工程建设档案管理的水平。
  【关键词】信息化;档案;建设;工程
  一、工程档案信息化建设的必要性
  在工程建设的过程中,会形成许多的数据、声音、视频、图片、表格以及文字等材料,这些材料记载了工程在规划、施工、设计、管理和运行等多个环节的基础信息,这些工程档案是反映建筑工程质量和工作质量的重要依据,是评定建筑工程等级的重要依据,也是单位工程以后维修、扩建、改造、更新的重要档案。
  传统工程档案管理的主要对象是纸质以及照片,并且所有工程档案的收集、整理、编目、鉴定、保管以及统计等工作都是由人工完成,整个档案的处理过程非常繁琐和浪费时间,极大的工作量使得档案并不能得到有效的整理利用,这也是绝大部分工程档案被闲置浪费的主要原因。实现工程档案管理信息化,项目档案管理员工便可从繁重的手工劳动中解脱出来,从而把工作重点和主要精力转向对信息资料的收集、提供、分析和更细致的日常管理工作,从而提高项目工程档案管理的工作效率。
  工程档案形成周期长、涉及部门多,工程建设的基层人员又存在极大的流动性,导致大量的工程档案资料并没有被重视,在形成之后不久就被随意丢弃,档案的收集、整理和归档方面都因为缺乏足够的意识而漏洞百出,导致项目竣工后工程档案资料没能够收集和归档不够彻底的情况,基本无法实现归档后的再利用。如果将工程档案进行信息化处理,可以确保网络化和实时进行档案管理,档案内容将会逐渐标准化、规范化、数字化,脱离了区域和时间的限制,可以按照相关的要求来汇总、分类和统计档案文件,而且,能够在企业或者单位的内部网络中共享档案数据信息,提高档案借阅查询的容易程度,从而让档案管理部门的工作效率和效果得到明显的改善,让档案借阅人员能够享受到高端品质的档案信息服务。
  二、改善工程档案信息化的相应措施
  (一)从思想方面入手工程建设档案管理的信息化发展。在项目部,工程档案只是一个“软件”,往往容易被忽视,因为项目领导层不重视工程档案管理,所以很多企业没有专门为工程档案资料设立管理部门和专职管理人员,档案场所、档案人员均存在不稳定因素,不能够保障档案材料的安全和质量。要想推进工程档案信息化管理,一定要从思想方面加强项目部领导、相关部门及档案人员思想重视程度,树立工程档案信息意识。可以采用定期培训等方式,帮助领导层和基层管理人员培养全局意识,引导项目全体人员都能够就工程档案资料的收集问题形成高度的重视,并且要让他们懂得对工程档案资料归档后的持续利用,具体可以通过为他们展示成功的工程档案资料多次利用的过程以及重新利用工程档案资料所获得的大量成果,加强他们对于工程档案管理重要性的认识,信息化建设的成败与工作人员的能动性直接关联,只有确保每一位工程档案管理人员在管理档案的过程中都极为负责和具有使命感,才能够相信他们会主动去关心工程档案信息化建设,其中的各项工作才能够有所保障,才会主动地去寻找文献信息互相渗透融合的方法,从而引导工程档案信息化建设结合其他信息事业,实现共同发展的目的。
  (二)硬件、软件方面促进工程档案管理信息化发展。因为当前越来越多的建设项目大量应用电子政务和信息技术,所以工程档案信息化建设正在逐渐成为工程档案基础建设的核心部分。想实现工程档案信息化建设,首先,需要为工程档案管理部门增加扫描仪、路由器、交换机、服务器、计算机等多项硬件设备,有条件的项目可以建立稳定的局域网,购买或组织开发工程档案电子信息化系统,构建稳定的工程档案信息化数据库,做好信息化改革的准备工作。其次,工程档案管理工作中选择软件也非常重要的工作,如果能够选择较为合适的工程档案管理软件,不仅可以使电子文件的管理更加科学和高效,而且可以借助软件实现电子文件的整合,这是对工程档案信息资源的再度利用,也能为社会发展创造巨大的文化财富。
  (三)工程档案材料信息化处理的保护措施。工程档案管理的目的就是为了能够将工程档案最为真实的一面保存下来供他人在未来参考,所以其真实性和原始性是非常重要的。但是相对于电子文件而言,纸质材料的原始性更加容易被控制,因为一旦被篡改,纸质文件会有很明显的痕迹,但是电子文件却没有这些优点,人们并不能够从表面区分电子文件是否为原始资料,这就需要档案管理人员保证自身对资料没有任何改动,保证其原始性,并且将资料设置为只读模式,避免来自他人的篡改。此外档案管理员还需要为工程电子档案资料的存储介质提供足够的物理保护。存储电子档案的介质一般是硬盘和光盘,这些存储介质较容易受到温度、湿度和光照、磁场等因素的影响,严重时会导致电子檔案资料全部丢失,所以对此要引起高度的重视。还需要定期的监测和维护储存介质,如果发现存在问题和潜在的问题,需要及时解决,为电子档案资料的安全性提供保证。
  三、总结
  本文尝试分析工程档案管理工作的重要性和必要性,针对当前应用的传统档案管理工作存在的问题提出相应的解决措施,以求达到提高工程档案管理水平的目的,让工程档案资源得到更加充分的应用,并且节约了大量的人力和物力,更好地促进了未来工程档案管理工作的发展。
  【参考文献】
  [1]曾永志.公路工程档案资料管理现状及信息化管理创新[J].公路,2008(07).
  [2]刘军.水利工程档案管理信息化实践分析[J].海河水利, 2013(10).
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