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研究档案信息化在退耕还林工程中的应用

作者:未知

  摘 要:针对档案信息化在退耕还林工程中的应用,做了简单的论述,总结了档案信息化的应用优势,提出了推进退耕还林工程档案管理信息化的策略,共享给相关人员参考。从退耕还林工程档案管理实践来说,实施档案信息化管理,能够提高信息处理的效率,保证信息的准确性,提高档案资源的利用率,发挥着积极的作用。现结合具体研究进行如下分析。
  关键词:档案信息化;退耕还林;档案管理;档案资源
  近年来,我国各地区积极实施退耕还林工程,获得了不错的成效。在退耕还林工作中做好档案管理工作,通过归档保存系列原始信息资料,能够为相关建设工作的开展提供数据信息依据,发挥着积极的作用。由于退耕还林工程涉及面很广,加之管理的复杂性很强,需要高质量的档案资料支持,进而保障工程建设的高效推进,因此提出实施档案信息化管理,现结合具体应用进行分析。
  一、退耕还林档案管理工作的意义和要求
  从档案管理实施的角度来说,其具有以下优势:1.提高退耕还林工程管理水平。通过对工程建设全过程产生的问题和情况等真实记录,为相关部门开展调查工作提供高质量的数据支持。除此之外,还能够为相关法律法规以及政策等的制定提供数据依据,提高退耕还林管理水平。2.为政策兑现提供依据。实施档案管理,除录工程相关信息外,为退耕还林工作检查和验收等工作提供原始数据,能够提高检查结果的准确性,为政策兑现提供依据。3.反映廉政建设的成效。退耕还林工程的投资大,涉及到的部门较多,极易引发廉政问题。在具体实践中推行专户管理模式,践行公开、公平、公正的基本原则,通过档案的形式准确记录,能够提高资金管理利用率。新时期,退耕还林工程档案管理工作的开展,要求从工程建设开始之际,将农户的申请、委托以及退耕还林合同、自查验收等相关资料,严格按照具体要求收集、立卷和归档、保管,保证档案资料的真实性以及完整性。积极探索电子档案管理与纸质档案管理模式相融合的新型管理模式,同时提高退耕还林电子档案信息的准确性以及安全性,推动档案管理科学化。
  二、档案信息化在退耕还林工程中的应用优势
  1.信息处理能力强。从退耕还林档案管理的角度来说,逐渐转变传统的手工录入模式,使用数码相机和摄像机以及录音设备等手段录入信息,高效提高了档案收集工作的效率;同时借助微缩技术与光盘技术等,提高了档案信息的存储量,改变了传统档案存储占据空间大和不易贮存的现状,增加了档案资料信息的贮存量。实施的档案信息化是借助计算机进行处理,发挥计算机的贮藏功能、计算功能、归类以及统计功能等,替代传统作业技术手段,降低了人为差错率,提高了档案管理工作的效率。
  2.提高了信息的准确性。从退耕还林工作的具体实施角度来说,政策和相关数据具有动态性特点,利用计算机网络系统,能够实现档案相关信息的及时修改,比如政策变化和土地面积变化等,确保了档案数据信息的准确性。随着工程的不断推进,动态化收集档案信息,及时更新档案数据库内的数据信息,能够为相关工作的开展提供最新的准确数据信息。
  3.实现了档案资源共享。从林业科技档案的角度来说,其为科技资源,有很高的经济价值。若能够实现档案和林业生产相互结合,对挖掘和实现林业档案资源的价值,使其转化为生产力,有重要的意义。推行林业档案信息化,利用计算机的功能,对档案信息进行编目,形成电子化档案,利用检索功能和查看功能等,实现网上借阅,提高了档案资源的共享程度,突破了地域局限,提高了档案资源的开发能力以及利用率,保障了档案资源的利用效益。
  三、档案信息化在退耕还林工程中的应用策略
  1.构建完善的档案管理系统。从退耕还林档案管理信息化的推行角度来说,若想实现对各类文件和图文音像资料等的高效管理和利用,需要构建完善的档案信息管理系统,实现对国家政策和地形图以及光盘资料等的管理。构建的信息化系统要包括以下子系统:(1)退耕还林基础信息管理系统。此系统的应用,主要负责存储和管理气候信息和土壤类型以及人口等数据资料,以林业基础设施以及工程建设进展等为主要内容。(2)退耕还林文件查询和汇总管理系统。在实际应用中利用此系统,对综合性材料进行管理,包括退耕还林方针政策和地方性法规等。(3)退耕还林信息实时管理系统。主要内容包括退耕还林数据查询功能、面积计算功能模块、检查验收功能模块、钱粮兑现功能模块等,实现对历史资料和现状资料的动态化管理。
  2.更新管理工具和方式。从退耕还林工作实际来说,如何巩固既得成果是后续管理工作的重点。实施档案信息化,对各类具有利用价值的工程原始资料,以电子化形式存储和管理,进而为后续管理的开展提供支持。若想保证档案资料的利用价值,需要做好原始资料的采集和管理工作。一般来说,小班档案以外业调查野账为主;工程设计资料主要包括小班位置示意图和工程设计图等;文件主要包括国家政策和林业局工作会议等资料。为了能够高效管理上述档案资料,助力档案信息化的实施,提高档案管理水平,要注重更新管理工具和方式。采取以下措施:(1)科学组卷。在组卷记录工作实践中,要做好案卷相关记录工作,包括案卷号和保管期限以及卷内张数等。(2)结合档案信息化管理的实际需求,配置微机和扫描仪以及档案柜等,采取数字化以及网络化管理模式,实施现代化档案管理。
  3.加大基础投入力度。退耕还林档案信息化的推行,需要加大信息化建设的投入力度。具体内容如下:(1)加强硬件建设的投入力度。在退耕还林档案管理工作中,借助计算机技术手段,辅助林业档案管理工作的开展,实现一键查询和一次输入多次使用功能。开展信息化建设时,要配置相应的硬件设备,比如扫描仪和数码相机等。这需要投入相应的资金,完善档案信息化的基础设施。(2)开发或者直接购买应用软件、数据库系统等。实施退耕还林档案信息化管理,除了需要硬件设备的支持外,还需要应用软件以及数据库系统等的支持。这需要加大系统研发力度,或者直接购买,升级信息化系统,为退耕还林档案信息化的实施提供支持。(3)做好人才培养。若想要保证退耕还林档案信息化管理目标的实现,需要注重专业人才队伍的建设,打造高素质工作人员队伍,使其能够熟练应用网络化管理技术手段,保证档案信息化的实施效率和质量。档案管理人员除了要具备扎实的理论知识外,还要熟练运用计算机技术,发挥档案信息化管理的功能作用,提高档案资源的利用率。(4)从档案管理现代化的实现角度来说,其是建立在标准化基础上,若想不断提高现代化水平,那么必须要提高标准化水平。在具体实践中,從硬件设备的配置到档案数据的处理等方面,进行标准化规定,保证档案信息化建设的统一,提高档案资源的共享率。
  四、结语
  综上所述,退耕还林档案信息化的实施,对提高档案管理水平,提升档案资源利用率,有重要的意义。若想发挥档案信息化的作用,要做好相关的把控。在具体实践中采取以下措施:构建完善的档案管理系统;更新管理工具和方式;加大基础投入力度。
  参考文献:
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  作者简介:王道路(1990-)布依族,贵州望谟人,本科,林业助理工程师,从事退耕还林工程管理工作。
论文来源:《农家科技下旬刊》 2019年4期
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