房产档案的数字化管理

来源:用户上传      作者: 李群英　战　恺

　　房产档案数字化管理是将纸质房产档案以数字影像形式存入计算机，实现档案的收集、整理、保管、编研、调阅、统计、异动等全部工作计算机管理。
　　
　　一、房产档案数字化管理的内容
　　
　　1．标准规范建设。这是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、扫描、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。房产档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的房产档案信息和网络运行的安全、畅通，具有重要的意义。
　　2．基础设施建设。主要指房产档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的房产档案信息网络，才能充分发挥房产档案信息化的整体效益。
　　3．应用系统建设。主要内容包括房产档案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它关系到信息建设的速度与质量，集中体现了房产档案信息化建设的效益和房产档案信息服务的效果。
　　4．档案信息化资源建设。主要内容包括馆藏档案数字化和电子文件的采集和接收。主要形式包括档案目录中心数据库建设、各种数字化房产档案全文及专门数据建设。
　　5．人才队伍建设。房产档案数字化管理，不仅需要档案专业人才、计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。
　　
　　二、房产档案数字化管理的流程
　　
　　1．拍照、审核。当场拍照，录入主要信息并且给申请人收件回执及意见反馈单；提交原档补充扫描申请：审核后数据信息上传到中转服务器。2．中转服务器。存有市、区互相传递的MIS数据库和FTP图像数据。3．市局接件拍照。当场拍照，录入主要信息并且给申请人收件回执及意见反馈单，录入的抵押及抵押注销信息系统会及时更新所在区的信息：从中转服务器接收区局传递的数据；提交原档补充扫描申请：实物案卷转到缮证。4．审核数字案卷。根据拍照和补充扫描(8．扫描)形成数字档案审核案卷。5．缮证。打印产权证及他项权证、审批书、盖章；形成的资料转到发证科。6．发证。收费发证；形成的资料一并转到档案编目；传递数字档案给区局。7．编目。对发证科转来的案卷，整理编目；把受理科申请(10．库房)送来的案卷整理编目：对区局录入提交的需要补充扫描的原始案卷进行编目。8．扫描。对编目传递的案卷进行扫描和补充扫描；打印案卷目录。9．打印、装订。打印档号(包括流程中以及补充扫描的案卷)，产权案卷产生新的档号，抵押变更、续期档号合档、其他抵押类型产生新档号：根据案卷目录进行整理装订；达到标准后传递到库房。10．库房。案卷标志物理存放位置后入库(抵押注销、房改退房的案卷剔除单独存放)；对受理科、查档室、法律科的调阅请求查找库房，对原始案卷按新标准整理后分别送到编目、查档和法律科；对于区局录入的原始案卷进行及时补充编目和扫描，方便审核利用数字案卷。11．查档室。接待客户案卷查询，客户通过微机查看图像资料，按客户需求打印相应图像资料。12．法律科。受理法院查封冻结，加入查封令的完整案卷移交档案馆补充编目扫描，系统自动对审核过程中的已经查封冻结的产权抵押案卷进行停办，查封冻结解除后恢复停办。13．区档案室。接收市局发证和区局发证案卷，整理入库，受理法院查封冻结。
　　

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