报业档案数字化管理的优势探析

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　　[摘要]数字化管理是将互联网技术与统计技术相结合，实现数据量化管理的方法。本文针对报业档案数字化管理的内容进行剖析，通过研究报业档案数字化管理的应用优势，目的在于提高数据传播质量，推动报业的良性发展。
　　[关键词]报业档案 数字化管理 安全系数
　　信息化技术的快速发展，传统报业迎来了新的发展机遇。为了适应时代发展潮流，很多报社增加了电子阅读模式，拓宽了信息传播途径。与此同时，信息量的增加为信息整理增加了工作负担，通过利用数字化技术建立信息档案，对优化信息管理结构，加快信息获取速度有着重要的意义。
　　一、报业档案数字化管理的内容
　　首先，将信息进行量化处理。网络技术的快速发展，人们可以通过各种途径获取需要的信息，传统纸媒体的受众人群数量不断减少。报社采编人员拥有丰富的撰稿经验，在信息采集和数据解读拥有较大的优势。通过数字化管理可以提高各类资源的融合程度，为采编人员提供充足的撰稿素材;其次，报道模式融合。新媒体具备传播速度快、信息时效性高的优点，报业改变原有传播模式，将信息内容借助新媒体途径进行传播，扩大了信息覆盖面;最后，技术融合。构建数字化管理系统，可以提高数据信息的处理速度，采编人员只需在数据库中输入检索关键词就可以快速获取目标信息，缩短了信息收集时间，有效提高了信息编撰质量。
　　二、报业档案数字化管理的优势
　　（一）提高办公效率
　　数字化管理技术的应用可以有效提高报社人员的办公效率。传统报社采编人员如果需要获取某类信息，需要进入材料储备库根据目录进行翻阅，耗费时间较长。报社在引入数字化管理技术后，管理人员将以往信息内容进行录入，根据数据内容类型进行编号，在文章中标记关键词，便于采编人员检索;在数据库建立过程中，根据信息内容分为财政类、趣闻类、生活类等信息采集模块，将数据信息进行归类，使采编人员可以根据关键词快速获取需要的信息内容。除此之外，采编人员利用网络发布的新闻信息会同步上传至数据库中，如果采编人员需要修改完成上传的新闻，采编人员可以根据关键词查找目标文章，在完成修改后重新进行上传。数字化管理系统会根据上传者ID和上传者信息与已有文章进行比对，将新上传文章进行替换，提高数据库信息质量。为了提高上传文章的安全性，系统会对采编人员权限进行约束，使采编人员只能修改自己上传过的文章，借此维护采编人员的合法权益。并且采编人员如果需要纸质版材料作为参考，可以在数据库将目标信息文件进行下载，使采编人员的工作效率大大提高。
　　（二）加快信息共享速度
　　传统报社从收集新闻素材到发布信息的周期时间较长，时效性较低，无法满足当今社会人们信息获取的要求。将数字化管理技术应用到报社档案管理中，可以提高信息共享速度，扩充报业的受众人群数量。例如，某报社将现有信息进行整理，构建新闻素材库，所有采编人员可以在新闻素材库中获取所需的新闻素材。对于现场的实时数据，现场采编人员可以将现场图片、视频、音频等内容上传至新闻素材库，借助网络完成在线编辑。在完成新闻编写后，采编人员利用新媒体直接进行新闻发布，提高了信息传播的时效性。对于持续时间较长的新闻事件，如突发火灾、交通事故等，对于此类事件采编人员可以借助在线直播的方式进行现场报道，借此提高人们对新闻信息的关注度。在完成新闻报道后，所有信息直接上传至报社数据库，其他采编人员如果需要类似材料作为参考，可以直接进行信息搜索，提高了信息的共享度。
　　（三）延长档案保存时间
　　传统报业在完成新闻报道后，会将报道内容留作底板进行封存，随着时间的延长，信息堆积数量越来越多，采编人员进行信息检索时，检索难度较大。并且材料大部分信息都是纸质版材料，受天气、报社搬迁、自然灾害等因素影响，容易造成档案材料损坏，缩短档案保存寿命。信息化管理技术的应用可以降低其他因素的不利影响，延长档案信息的使用寿命。例如，某报社借助互聯网技术构建网络数据平台，负责日常数据收集、分类、管理，为了防止黑客入侵、软件损坏等情况造成数据信息损坏，该报社准备了备用主机，备用主机每隔两个小时会与运行主机进行连接，将数据进行同步化处理。一旦运行主机出现问题，备用主机可以代替故障主机执行检索任务，在完成修复后再进行轮换。该报社在每天工作结束时，会将更新数据上传至云系统，由云系统进行备份，减少系统瘫痪带来的数据损失。
　　（四）提高文件安全性
　　传统报社的档案都是纸质文件，纸质文件的安全系数较低，容易引起材料泄漏。数字化技术管理的应用，可以提高文件的安全等级，提高信息管理安全性。例如，某报社在构建数字化管理系统时，根据报社员工所处岗位，将信息获取权限进行分类，报社员工可以根据自身权限获取对应等级信息。如果需要获取超出权限的信息，报社员工需要按照流程申请开通权限，在获得批准后，报社员工权限暂时开放24小时。该报社建立内部查询系统，只有本报社任职员工可以使用，对于已经离职的员工，报社将收回权限，借此提高信息保护。除此之外，该报社设置了等级较高的防火墙，定期对数字化管理系统进行维护升级。并且该报社构建局域网，在日常信息传输时借助局域网进行数据共享，降低数据泄露风险。对于报社的重要文件，该报社将文件进行拆分，由报社各部门负责人进行保管，一旦发生病毒入侵可以最大限度的减少信息损失量。
　　三、结论
　　综上所述，报社是媒体行业的重要组成部分。社会经济的快速发展，报社对档案管理提出了更高的要求。通过构建数字化管理系统，一方面，可以提升信息管理水平，提高报业的市场竞争力;另一方面，可以提高档案信息的安全等级，为报业可持续发展提供保障。
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