电子政务建设与电子文件管理探讨

来源:用户上传      作者: 方　昀　林学奇　汤荣宏

　　随着电子政务建设、办公自动化、文档一体化进程的加快，档案信息以惊人的速度向电子化、数字化发展，电子文档将成为未来档案的重要组成部分。与此同时，电子文档尤其是电子公文文档，是电子政务的主要管理对象和载体，电子公文文档的管理、存储、利用是政务信息化建设和档案管理的重要内容，也是电子政务建设和档案信息化建设的主要内容，也是电子政务系统投入和运行的唯一回报。做好电子文档尤其是电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，是当前国家电子政务建设和档案信息化建设的一项重要工作。
　　
　　电子政务环境下电子文件管理所面临的问题
　　
　　电子文件和数据是所有信息化建设投资最终获得的几乎唯一的回报，是极宝贵的数据资源。如何提高对电子文件管理的认识，切实做好电子文件管理是我们电子政务建设中必须面对和必须解决的问题。
　　１． 如何保证电子公文归档的原始性
　　电子文件易于修改，而且改动后可以不留痕迹。电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。为了保证电子文件的可读性，常常需要将原文件加以转换，或者转换为独立于任何电子计算机系统的中间形式，如文本格式；或者转换成新的存储格式，如软件版本升级或更新系统平台时数据库进行相应的转换。因此，长久保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。电子文件不再具有固定的载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出文件，对于长久保存的电子文件，还需要定期进行复制，由于一份文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定文件的原始性了。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。目前电子签名法刚刚实施，借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否是原件，还需要实践。
　　２． 电子公文归档的复杂性和滞后性
　　电子文件在电子政务系统中不能做圆周运动。通过办理、办结、立卷、归档等诸多环节，有价值的文件将会沉积为档案，而通过鉴定需要长期和永久保管的档案则在若干年后将通过部门档案室向档案馆移交，在档案馆长期和永久保存和利用。文件向档案转化呈现运行环节多、文件产生的部门多、迁移保管利用的时间长等特点，使档案管理复杂化、滞后化。
　　复杂化主要体现电子公文的最终流向是档案馆，一个省级综合档案馆要接收和管理面对１００多个委办厅局的电子文件，而各单位、各部门所使用的文件处理硬软件以及数据库平台不同，门类多、品种杂，产生的电子公文数据格式、版式各异。
　　滞后化主要体现在档案从档案室向档案馆移交的周期太长，最长的为２０年。档案移交滞后所带来的技术难题更多。因为信息技术飞速发展造成的应用技术体系不断升级、换代，每次存储介质的革命都带来存储格式和标准的变革，档案部门必须处理来自不同历史时期未作标准化处理的电子文件，问题多多。
　　无以计数的办公自动化系统每日都在产生着各种数据格式的电子文件，使得十年、二十年以后，档案部门没有一个平台能完全理解这些排列、格式越来越复杂多样化的信息。现在我们必须解决在数字图像、数字化声音、地区性信息系统、网站和其他电子文件格式等问题对文件的管理、档案的保存和利用等一系列问题。
　　３． 电子文件管理法规滞后
　　目前，有关电子文件管理的标准规范和法规文件还严重缺乏，除已颁布的：电子文件归档与管理规范（ＧＢ／Ｔ １８８９４－２００２）、电子公文归档管理办法（国家档案局第６号令 ），ＣＡＤ电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（ ＧＢ／Ｔ １７６７８－１９９９ ）之外，有关电子文件的元数据、归档、著录、鉴定、机读目录交换格式、电子公文文档一体化管理规范等相关标准正在制订中。
　　电子公文归档管理已成为信息时代档案工作者面临的重大挑战和发展机遇。
　　
　　电子文件管理的基本要求
　　
　　电子政务产生的电子文件管理应符合以下几个基本要求：（１）有保留价值的电子文件必须归档；（２）归档电子文件必须规范；（３）电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性；（４）应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性；（５）电子文件一般应在办理完毕后即时向档案部门归档；（６）永久长期保管电子文件实行双套制管理；（７）电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责；（８）归档电子文件应能脱离文件生成系统独立运行，并脱机保管。
　　电子文件管理的主要方法：
　　文档一体化：电子文件从文件形成、办理到归档、利用是连续的、不间断的，对电子文件管理是全程管理，实施前端控制。文档一体化的核心是在文件形成过程中，按归档要求，记录管理电子文件并形成规范的电子档案。
　　馆室一体化：档案室所保管电子文件及数据，在内容要求、数据结构、数据管理平台和档案馆保持一致，保证移交数据的无缝连接。
　　
　　天津电子公文归档管理研究和技术实践
　　
　　天津市对电子政务环境下的电子公文归档管理研究的总思路是：探讨电子公文管理模式、统一归档电子文件的数据结构、规范归档电子文件格式、实现归档电子公文独立与文件形成系统并脱机保管的目的。
　　为此，我们组织了天津市政府办公厅、天津市政府信息化办公室、北大方正电子有限公司、微软（天津）ＸＭＬ中心、天津大学天深科技公司等单位，经过一年多的研究探索，初步取得了电子公文文档一体化管理的相关文件、规范标准和相应的软件及应用平台等一系列成果。出台了《天津市电子文件归档管理办法》、《天津市电子文件归档管理办法实施意见》（试行）、《天津市归档电子公文保管元数据规范》（试行）、《天津市电子文件归档数据储存技术要求》（试行）等一系列相关规范，完成了“电子公文文档一体化业务流程管理规范”（草案）。规范了电子公文归档的主要内容和电子公文归档元数据及移交元数据要求、ＸＭＬ数据格式，提出了电子公文归档管理数据结构要求。
　　归档电子文件的数据结构采取树形结构，一般以“全宗号－年度－保管期限”设置根目录名称，根目录下可再设文件夹，分别管理不同类型的电子文件。根目录下应包括说明文件、盒目录信息、归档电子文件目录信息三个文件以及多个归档电子文件夹。规范规定了说明文件、盒目录信息、归档电子文件目录信息三个文件的ＸＭＬ表述结构。
　　电子公文归档数据要求：按电子公文归档内容所要求的、并产生符合电子公文数据结构的电子文件和数据；产生电子公文归档所需的３２个元数据，并符合规范的ＸＭＬ数据格式；归档的电子公文及数据，必须脱离原文件运行系统；归档电子文件的格式符合规范要求（ＸＭＬ、ＰＤＦ、ＴＸＴ、ＲＴＦ、ＤＯＣ、ＷＰＳ、ＣＥＢ、ＳＥＰ）；
　　电子公文归档移交数据要求：按电子公文归档内容所要求的、并产生符合电子公文数据结构的电子文件和数据；产生电子公文归档移交所需的５０个元数据，并符合规范的ＸＭＬ数据格式；归档移交的电子公文及数据，必须脱离原文件运行系统；
　　电子公文日志留痕信息归档要求：１?雪日志文件：电子公文在形成、流转、办理、归档等各个节点，对所有的操作者、时间日期、操作者行为（角色）的记录和描述；文件格式为ＸＭＬ和ＴＸＴ。２?雪留痕留真信息：电子公文在形成、流转、办理、归档等各个节点，主要领导批示意见。文件格式为ＴＩＦ、ＰＤＦ、ＣＥＢ、ＸＭＬ和ＴＸＴ。３）完成电子公文文档管理相关软件开发：各种电子公文格式通过ＣＥＢ转化为ＸＭＬ电子公文格式的电子公文格式转化系统；电子公文归档移交系统（电子公文文档交换平台）；归档电子文件管理和利用系统（归档电子文件中心）。４）天津市文档一体化业务流程应用平台的建立：文档一体化业务流程应用平台就是要建构一个公共的信息化平台，实现与电子政务的对接，接收政府各职能部门和其他相关部门的电子文件，进行电子文件和电子档案的传输、流转和归档等。
　　天津市文档一体化业务流程应用平台是依托天津市电子政务二级平台为基础建立起一个归档电子文件信息平台。
　　通过努力，实现了天津市政府办公厅的政府办公系统的归档电子文件及数据能符合规范的要求，在线或离线迁移到机关档案室的档案管理系统和天津市档案馆的归档电子文件中心，实现电子文件全程管理和规范管理。
　　２００５年，电子公文文档一体化工作已列入天津市政府系统信息化十项工作之一。为此，我们将大力宣传和实施天津市电子文件管理办法和实施意见，大力推广已有成果，使我市电子文件管理，尤其是电子公文管理工作，取得较大成绩，真正把电子公文文档和数据管理好、利用好、保管好。
　　（作者单位：天津市档案局 ３００１９１）

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