档案价值鉴定的实践

来源:用户上传      作者: 李学广等

　　一、问题的提出
　　
　　 吉林省白城市档案馆馆藏档案都是建国后形成的，该馆从１９９６年开始试行提前接收市直机关纸质与电子档案双套制进馆，到２０００年按照档案保管期限表，每年接收进馆的档案全部实现了纸质与电子档案的配套管理。白城市档案馆从科学的数据统计分析中找到了改变馆藏质量的答案。
　　
　　 （一）对进馆档案数量和档案利用率的综合统计分析
　　 白城辖区内６个综合档案馆１９８１年至２０００年２０年间档案进馆数量平均每年以２０％的速度增长。而档案的平均利用率则由１９９６年的１４％下降到２０００年的１．９％，平均每年降低２．４％。可见?熏进馆档案增多，利用档案减少是普遍的现象。
　　
　　 （二）对机关现行文件收发及归档情况的综合统计分析
　　 白城市档案馆依据归档范围及保管期限表，对市委办公室等８个有代表性的立档单位１９９９年和２０００年两个年度文件归档件数占收发文件总数的百分比、进馆件数占收发文件总数的百分比、进馆件数占归档总件数的百分比进行统计分析：
　　 归档件数与收发文件总数比例的平均数由１９９９年的２８％降到２０００年的１４％；进馆件数与收发文件总数的比例平均数由１９９９年的１７％降到２０００年的２．７％（国外不超过５％）。进馆件数与归档总件数的比例平均数由１９９９年的６６％降到２０００年的２０％。
　　 根据综合统计分析?熏辖区内综合档案馆现存档案需要数字化的比例并不大，档案价值鉴定任务却很重。与其齐头并进全部开展档案数字化工作，不如走先进行价值鉴定后数字化的路子，以收到事半功倍效果。
　　 白城市已在市直机关进行了档案保管期限改革的实践，积累了经验，尽管没有现成的鉴定模式和具体方法，但从思想准备、业务基础、人员素质等各个方面条件已基本具备，完全可以实现新的突破。
　　
　　二、工作组织流程
　　
　　 组成行政领导和档案业务人员结合、档案局业务指导人员和档案馆业务人员相结合的组织工作体系。领导小组决策鉴定的原则，鉴定小组把握档案取舍、整理小组重新整理纸质档案、现代化小组完成档案数字化任务。
　　 工作流程是集中办公、流水作业、按年推进。
　　
　　三、具体操作原则
　　
　　 鉴定工作以文件档案保管期限表为主要参考，结合以下原则综合分析具体操作：
　　 年代原则，对不同历史时期的档案采取宽、严不同原则。级别原则，采取本级单位档案从宽、上级或下级单位档案从严的原则。职能原则，涉及市委、市政府及综合部门主要工作的档案从宽、涉及一般部门工作的档案从严的原则。问题原则，涉及综合工作及上级挂号的单项工作的档案从宽、涉及一般性工作的档案从严的原则。有用无用原则，鉴定时只要是无用的档案，不论是哪个级别、哪个年代的都要剔出的原则。凭证作用和参考作用原则，有凭证作用的档案从宽、参考作用的档案从严的原则。不重复原则，采取以主要发文单位为保留单位的原则。档案多少原则，特殊时期保存下来很少的档案可以从宽的原则。特色原则，全国普遍开展运动形成的档案当地党委和政府从宽，有地方特点工作形成的档案主要立档单位从宽的原则。横向推进原则，认真分析了在一个年度内市委、市政府及各部门文件之间横向联系多于一个全宗内各年度文件纵向联系的实际，采取各个全宗齐头并进开展鉴定的原则。
　　
　　四、实践后的数据
　　
　　 档案鉴定后分永久、定期、缓销、销毁四个部分。现已鉴定４ 个年度１万４千余件。用档案管理软件按《归档文件整理规则》整理，永久保存的件数占１５％，全部实现数字化并可对文件内容直接检索。定期保存的件数占２５％，全部实现计算机文件级目录查找。缓销的件数占４５％。由计算机形成文件销毁目录出档案库待销。销毁的件数占１５％，由计算机形成文件销毁目录按规定报批销毁。

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