事业单位资产管理信息化中的内部控制问题研究
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[摘要]随着互联网技术水平不断提升，建立信息化管理体制已经成为现代各行业、各单位的主流趋势，在这样的背景下，利用信息化对事业单位资产管理进行优化，提升内部控制效果，是时代发展下的必然举措。然而，就目前来看，仍然存在一些亟待解决的问题。基于此，文章对事业单位资产管理信息化中的内部控制问题进行分析，并提出相应的解决策略，以期对事业单位的资产管理工作发挥积极作用。
[关键词]事业单位；资产管理信息化；内部控制；问题研究
[DOI]1013939/jcnkizgsc201912112
在事业单位中，资产管理是一项重难点内容，一旦出现闪失，必然会造成国有资产流失，同时也为贪污行贿提供了可乘之机，而做好内部控制是可以有效进行防范。所谓内部控制，是指以发展目标为导向，在单位内部采取的一系列调整、规划等策略。可以说，有效的内部控制是升华事业单位资产管理效果、推进事业单位发展的重要条件。
1事业单位资产管理信息化中的内部控制问题
11制度与信息化要求不符
目前，很多事业单位仍然在沿用信息化时代之前的资产管理制度，比如：进行固定资产转出、报废等相关业务时，传统的办理流程应该是先到财政部门填写相关单据，得到审批之后，在对申报的固定资产进行核销。但是，在固定资产信息化管理中，需要在信息系统中选择转出、报废等相关业务的卡片，填写相关表单之后，在进行网络申报，审批通过方可办理。但是，就目前的大多数事业单位而言，制度与信息系统存在较大出入的情况屡见不鲜。[1]
12信息录入缺乏完整性
在资产管理信息化管理中，对资产卡片的填写有着详细的要求。尽管现阶段事业单位已经在信息系统中录入了各部门资产信息，并通过软件审核，对应卡片单元格中输入金额、采购日期等相应信息，但仍然存在不够完善的情况。举个例子来讲，大部分事业单位并没有将资产照片上传至信息系统卡片中，而作为资产信息的重要组成部分，资产照片对于资产盘点、监察审计都是非常重要的内容，是对资产实物进行对比判定的重要的条件。数量大、类型多是大多数事业单位资产的特点，但是在信息系统中能够与资产对应的照片却寥寥无几，在对资产实物进行核查时经常出现信息与实物不符的情况，降低了事业单位资产管理监督工作质量。
13岗位设置不合理
资产管理员是事业单位中主要负责资产数据填制、资产盘点、报废等处理办理工作的工作人员，在很多事业单位中都是设有这个岗位。但是，从内部控制的角度来看，这样的设置存在一定的不合理性，究其原因在于在事业单位中已经有资产事项经办，主要负责执行经济业务、录入资产信息，与设置资产管理员本就是不相容的岗位，与内部控制标准规定严重不符。另外，在事业单位中的大多数，资产管理员既负责录入数据，有符合稽核实际资产情况以及财务账目，这一点与内部控制原则也是背道而驰的。
14资金浪费现象普遍存在
在很长一段时间内，很多的事业单位都会利用内部资金购置一些使用率低且不具有保留价值的商品，比如照相机、汽车、影音设备等，对于这些商品，基本处于一年用不过几次，其余时间均为闲置状态。但是，在购进时往往花费较高的费用，过不多久商品价格就会大幅度下降，从而发生国有资产浪费的现象。而信息系统中一项功能则为集中保管。例如，在区县级单位中，能够通过信息系统在快速而清晰地了解到资产的使用以及限制情况，资产信息系统的应用对于实现资产管理统一，合理配置有着积极的促进作用。
15监督管理力度不足
现阶段，事业单位在资产管理的监督管理工作中有些力不从心，其原因在于没有建立完善的监督管理制度。第一，就相应岗位而言，基本属于“全能职位”，也就是不仅将资产管理相应事项集中办理，负责录入资产信息，同时也负责职能监督，以内部控制原则进行衡量，存在极大的不合理性，相当于将职权监督放在工作人员自己身上，必然会出现监督流于表面的问题。第二，关于在对资产进行盘点时要与信息系统数据进行对比的制度，在很多事业单位中并没有建立，造成信息系统的监督作用无法充分发挥。同时，以审计角度来看，在审计时，仍然沿用传统的审计方式，即会计凭证与账簿方式，信息系统被划出审计范畴外，其中的资产数据也没有进入审计内容中。
2事业单位资产管理信息化中内部控制问题的解决策略
21建立与信息化资产管理相符的制度并不断完善
制度是保证事业单位资产管理工作进行时能够有机可循，提升管理质量的重要前提。因此，应当与信息系统充分结合，对一直沿用的传统制度有选择性的保留，优化管理制度，增加信息化管理模式下应当有的制度。例如：当事业单位中新购置的资产时，必须在第一时间内在信息系统中录入资产信息；充分利用信息系统完成资产报废、转出等相关工作，在网络得到审批之后，再由上级部门或者相关财务部门进行审批。同时，要对审批的原则等相关内容加以明确。对此，单位内部的领导层有必要带头宣传，让内部员工能够了解信息系统的要求与特点，提高员工的思想意识，有“资产的管理与保护是自己的一项使命”的认识。另外，将责任落实到个人，如果出现管理不到位的情况，层层追责。
22不断提升信息系统数据录入的完善性
为确保信息系统中资产相关内容完整，不仅要将购置日期、资产名称等录入其中，同时也要将资产照片上传其中，为日后与资产实物进行对照提供便利性，同时也要对管理职责加以明确，以此便于盘点以及审核等相关管理工作的开展。对于价值较高或者重要性较大的资产，需要对使用部门、使用人员做好记录，以便于监督管理工作的开展。[2]
23合理地设置资产管理工作岗位
对不相容职位进行分离，避免赋予资产管理员职责过多的情况，将业务经办、记录经济业务以及岗位审核分为三个部门，以此，滿足内部控制要求。关于资产管理员岗位的设置，应当明晰职责，只负责盘点、调配以及事项经办。由会计人员或者统计人员完成信息数据录入工作，单位领导负责审核，使用人员负责保管。
24遵守管理统一，调配按需的原则
针对于贬值较快且大多数时间处于闲置状态的资产应当按照统管理、调配按需的原则进行管理。例如，在区县级政府中，可以有效地将这类资产购置的预算逐渐减少，实现保管上的统一，有需要的单位可以在使用之前提前做好申请，使用过后立即归还。负责管理部门可以根据信息系统提供的资产信息，对这类资产的使用率以及实际情况进行分析，以此确定需要配置数量，避免在这类资产上有过多之处。如此一来，不仅能够降低维修成本，且能够提升事业单位资产的使用率。
25提高监督管理力度
建立与信息化环境相符的监管机制是事业单位资产管理工作效率提升的必然举措，按照系统中提供的资产信息以及业务记录，内部审计人员可以对资产管理的实际情况进行监督，其中需要特别注意的是，资产信息是否在第一时间被录入到系统中、资产照片与实物是否有较大的差异、资产职责有没有被明确界定等。而审计部门也要充分将计算机利用起来，使其能够在审计工作中起到一定的副作用，以此提升审计工作的效率。
3结论
总之，从内部控制的角度出发，建立事业单位资产管理信息化管理模式是事业单位发展中的必然方向，也是时代对事业单位提出的要求。因此，各事业单位应当加强信息化建设，以内部控制要求、原则为基本参考，建立相应的信息系统，并不断完善制度，对资产管理岗位以及资产管理工作的职责进行明确，以提升事业单位资产管理工作效率。
参考文献：
[1]唐麦 事业单位资产管理信息化中的内部控制问题研究[J].中国内部审计，2015（5）：19-22
[2]王让博 内控视角下完善行政事业单位资产管理模式的措施分析[J].中国市场，2015（22）：118
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