建筑工程资料管理常见问题及规范管理措施

作者:未知

  [摘 要] 对建筑工程单位来讲,建筑工程中的相关资料管理对整个企业来说是非常重要的,所以一个建筑企业都会有一套完善的档案管理规定,这样科学化的管理能够更加有效地提高建筑工程的效率,强化相关档案管理者的管理意识。文章将以建筑工程资料管理常见问题及规范管理措施进行分析讨论。
  [关键词] 建筑工程 资料管理 管理意识
  中图分类号:TU71 文献标志码:A
  建筑工程资料管理不单单是对建筑企业相关建筑资料的管理,它还涉及整个建筑工程的每一个环节,它是建筑指导的有效手段,相关资料的管理能够成为企业施工、合同修订及法律风险管控的有效依据。随着我国经济建设步伐的加快,建筑行业对相关工程资料的管理都有一套完善科学的体制,这对我国企业强化施工建各个环节,保证建筑质量有实质性的意义,所以,做好相关工程资料管理工作,对建筑单位来讲有着积极的效果[1]。
  一、工程资料管理中的问题
  (一)不完善、不健全的资料管理制度
  我国建筑企业内部没有建立相关合理的管理制度,在一些工程程序上繁琐无秩序,这给资料管理带来不小的障碍。
  第一,没有完善的制度。企业内部没有建立一套科学有效的管理制度,企业内部忽略了资料管理对企业发展的重要性。相关人员由于没有制度规定,在一些内部施工管理中,就不能依照制度执行相关管理工作,从而会忽视很多重要的资料管理。并且由于没有完善制度,也会造成整个工程资料管理人员效率低下;没有相关标准可以参照,在一些重大责任事故上由于缺少工程资料作为有效的依据,还会给企业内部造成不小损失,在相关责任监督、究责问题上都将会造成影响。
  第二,工作效率低下,没有目的性。由于整个工程资料管理是对整个建筑单位各个环节相关资料材料进行科学化管理的手段,所以需要很强的专业性知识,就需要懂得相关基础建设程序、设计规范及工程收尾规范等整个建筑工程资料管理规范。而由于没有完善的相关制度标准,就将在相关标准中没有参考依据,严重影响相关工作人员的效率,给建筑工程单位造成不小影响[2]。
  (二)相关工程资料管理人员专业素质不高
  相关管理人员专业素质不高将对建筑工程资料管理工作带来不利影响,资料管理是一门专业性很强的工作,必须熟悉工作环节中的各个标准、制度。但就目前一些单位在岗的管理者来说,他们文化程度不高,没有受过相关专业性知识的培训,也没有上岗证及相关工作经验,这对整个工程资料管理都会造成不小影响。此外,由于相关资料管理者还在任内身兼多职,并没有一心只负责工程资料的管理工作,进一步制约了工程资料管理的效率。
  (三)相关资料收集上的问题
  建筑工程资料管理是一项繁琐复杂的工作,这就需要相关人员在施工的各个环节做好相关材料的收集工作。但事实上,很多单位资料管理人员都没有完整地收集资料,执行力度不够,造成很多细节问题被忽视。如工程资料收集工作需要贯穿管理的各个环节,但相关人员只是收集了一个大概;部分资料管理员没没有深入到施工现场对资料进行详细核查,从而让收集的资料与实际有偏差;整个收集工作都需要管理人员仔细认真,但往往有些人对收集的资料工作不重视,只是简单了事,缺少对资料的审查、核对,导致收集资料存在诸多问题。
  (四)工程资料移交滞后
  工程资料移交滞后主要涉及的是收集完成的资料不能及时移交到需要资料的单位而出现的问题,这种问题往往是建筑单位人员没有充分认识到资料的重要性,对施工方及监管方工程资料移交方面都没有一个有效机制造成的。此外,相关建筑竣工收尾后,对资料验收监管不严格,也会造成施工方对资料移交心存侥幸,甚至有一些在三个月有效期内没有移交相关资料到城建档案馆,也没有做出具体处罚规定,造成移交延迟。
  (五)工程资料编制上的问题
  建筑工程收集的资料都要确保相关资料内容上要完整、规范、具体。但在一些建筑单位中,并没有一个完善的建筑资料编制规范体系,比如在某一些条款与规范标准上出现分差,这就会影响到工程编制资料的质量,有些甚至在资料内容上出现涂改、造假现象。另外,建筑单位各个部门间都仅仅从自身的角度出发,没有将整个资料管理工作落实到具体,没有很好的配合,将对整个工程资料造成影响[3]。
  二、建筑工程资料管理措施
  (一)完善工程资料管理制度,规范化管理流程
  相关建筑单位需要做好相关制度完善工作,将每一个流程环节落实到具体工作中,如在土建工程时,需要规范相关制度要求,提高土建工程管理的效率。制度上不仅仅要强化相关资料的管理工作,还需要具体到每一个资料收集人员,落实相关责任追究制度,让每一个人员在任职期内有足够的责任感;在相关资料收集工作上要规范化流程,要相关管理人员做好工程资料管理的同时能够对施工施工环节做到应有的职责。此外,要强化资料收集工作制度,比如收集工作要落实到每一个施工的环节,不能因为大意而忽略某一个环节的资料。相关人员还要去工作现场落实收集工作,做好相关核查、监督力度,当建筑工程项目完工后,还需要单位负责人做好相关检察与考核工作。另外,对于相关管理层,在制度上也要强化监管力度,定期对工程材料管理工作做好监督检查工作,明确职能要求,做好职责与承担责任的心理准备[4]。
  (二)强化工程资料管理人员的专业素质
  建筑单除了定期要对资料管理工作做相应监督检察外,还要做好相关人员的业绩考核工作,定期在公司开展一些专业性知识的培训,强化相关人员的专业素质。此外,公司在用人上要摆脱侥幸心理,坚决不录用没有专业性、责任心的人员,只有在符合相关要求的标准下才予以录用,切实做好相关工作准备。
  (三)做好资料的记录与收集工作,力求真实完整
  整个建筑工程资料管理工作就是一个繁重枯燥的过程,它将涉及工作的每一个环节,相关工作人员需要有条不紊地参与,做好相关资料在收集、登记、借阅、管理、保管上的准备。在整个建筑施工环节中,要做到技术资料的准确性,落实技术资料的收集與记录工作,牢记收集三原则。   第一,及时参与。整个建筑工程资料的管理都需要深入到施工中的各个环节,落实施工单位资料收集、管理的每一个过程,相关管理人员要积极参与有关工程技术、质量、安全及协调等相关会议工作。收集工作要深入到施工现场做好相关记录工作,了解施工状态,及时将整个施工中的信息记录在案,并做好相关整理与核查工作。
  第二,保持同步。施工工作要与工程资料管理工作同步,确保工作每一个环节都与资料密切相关,从而保证文件资源准确性与时效性。
  第三,认真负责。在相关资料管理工作中,要积极在各个管理层间来往配合,做好相关责任要求,做好文件资源的质量把关,这就需要在整个工作环节做到认真收集、仔细核查、严管品质,将整个工作落实到具体,从而及时发现问题并改正问题。
  (四)相关政府部门加强工程资料监管力度
  对建筑工程资料管理工作来说,政府职能机构的监管将起到关键性作用,这将成为督促企业强化工程资料管理的重要途径,政府职能机构能够有效监督好企业施工管理工作。相关政府的要求能够让企业在各个环节充分认识到工程资料管理在质量监管上起到的决定性作用,从而强化企业内部对资料的管理工作。由于工程資料记录了相关施工信息资料,是建筑工程在质量管理环节的有力依据。政府职能机构的监管也能更加规范企业对工程资料管理的制度,从而提高工程资料管理的效率[5]。
  三、结语
  随着社会的发展与进步,建筑行业对工程资料的管理也会越来越重视,虽然建筑工程资料管理是一个繁琐复杂的工作,贯穿于整个施工过程的方方面面,既废人力也废物力,但有效的工程资料管理能够在建筑工程的各个方面起到作用。有效的工程资料管理能够强化施工环节,保证施工质量,并且在后续建筑竣工收尾时也是重要依据,并且有效的工程资料管理能够避免触碰到我国家法律法规,能够让其成为相关政府监管机构手中有效的依据,从而规范企业资料管理制度,促进企业发展。
  参考文献:
  [1]高磊.浅谈房屋建筑工程施工资料的管理[J].佳木斯职业学院学报,2018(10):491- 492.
  [2]张杰.关于建筑工程管理影响因素与对策的分析[J].四川水泥,2018(9):215.
  [3]陈明.浅析建筑工程资料高效编制和管理措施[J].技术与市场,2018(7):201+203.
  [4]闫慧丽.浅谈建筑工程竣工资料在建设工程中的重要性[J].绿色环保建材,2018(7):203+206.
  [5]魏晶晶,万丙洋.浅谈管理资料和技术资料在结算中的作用[J].智能城市,2018(10):104- 105.
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