信息化时代图书档案的管理策略分析

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　　摘 要：高校是培养人才的摇篮，也是学术氛围非常浓厚的场所，高校图书档案的信息应用价值很高，既可以为教学提供相应参考，又涉及到高校的可持续发展，因此，要充分应用信息技术提高高校图书档案管理质量，使图书档案能够更好地发挥出其应有的作用。
　　关键词：信息化;图书档案;管理
　　0 引言
　　高校的教育教学备受人们关注，高校发展的好坏将直接关系到人才的质量。教育是一项伟大的事业，高校承担的任务和责任重大，因此，高校需得到各方面的支持，才能实现可持续发展。高校图书档案管理工作至关重要，为保证图书档案的质量，就要加大管理力度，便于更好地利用各种档案信息开展相应的工作。高校要积极开展图书档案信息化建设，将管理与信息技术有机结合，突破传统图书档案管理中存在的瓶颈，有效提高图书档案的利用率。
　　1 高校图书档案管理的现状
　　1.1 档案管理信息化程度不足
　　高校图书档案管理是一项非常重要的工作。图书档案管理内容众多，要实现图书档案管理改革，方可提高管理质量和效率。不过，目前的档案管理存在的最大问题就是效率低，信息化程度不足。许多工作本可以实现信息化管理，但依然以人力操作为主，在进行档案的收集、整理、归类与归档的工作时，图书档案管理人员会耗费较长的时间和较大的精力，这样就会使其无法利用多余的时间处理其他工作，还会降低图书档案管理质量，许多档案没有得到及时整理和归纳，以至于其信息的时效性没有体现，档案的应用价值大打折扣。由于许多档案尚未完全实现信息化，因此，会有许多纸质档案，如果其所面临的环境比较潮湿，或者存在其他问题，就很容易使档案遭到破坏，影响档案正常使用。在信息技术不断发展的今天，高校图书档案管理理应积极应用先进的技术实现自我突破，保证档案以更加合理的方式得到整理、存储与归纳。显而易见，高校的图书档案管理迫切需要信息技术“引路”。
　　1.2 管理人员对工作缺乏正确认识
　　目前，许多高校的图书档案管理人员对于图书档案管理工作缺乏正确的认识，一部分管理人员并不是“科班”出身，或者缺乏专业的管理经验，对图书档案管理工作的意义了解甚少。部分管理人员对待工作缺乏热情，不能完全投入精力，在工作中缺乏自己的想法观念，以至于在实际管理过程中缺乏专业的操作，使得一部分工作难以顺利进行。因此，为了有效提高图书档案管理水平，就要不断提升档案人员的素质，使其能够进行规范操作，增强对工作的责任感。
　　2 加强图书档案管理信息化的必要性
　　2.1 改进传统管理模式，降低成本
　　高校图书档案数量众多，类型各异，若是一味采用传统的方式开展管理，就需要耗费大量的空间和人力。为了实现图书档案的高效管理，节省空间，降低人力成本，就要利用信息技术可以有效节约空间，提高图书档案管理效率。在信息技术的带领下，许多图书档案只需借助电脑就可以进行存储，方便查阅和归档。传统的纸质档案经过特殊处理后也可以实现信息化存储，不仅节省空间，还可以避免档案被破坏。同时，先进的信息化档案管理可以方便相关人员进行资料查找，没有空间和时间的限制。实现高校图书档案管理信息化建设能够降低成本，减少资金投入，避免额外建设其他场地，减少土地浪费。
　　2.2 实现资源共享，满足多元化需求
　　随着信息化时代的到来，信息技术可以构建先进的图书档案管理系统，对图书档案进行专业的管理。在这一系统中可以存储海量的图书资源，将档案以智能化分类的方式进行存储，以便管理人员和相关人员随时查找。管理系统可以辅助管理人员科学规划各项工作，将图书档案管理工作一一落实，还可以实现资源共享，帮助学校的教师和学生及时获取相应资源。在信息时代下，高校的图书档案管理需要从传统的封闭式管理模式迈向开放式管理模式。教师和学生要通过完善的图书档案管理系统获取资源和信息，以满足相应的需求。高校的教师要通过丰富的资源实现教学改革，学生要通过相应的参考文献和重要资料满足学习需求，利用网络就可以实现对大量图书档案的集中管理，通过庞大的存储空间，为人们提供丰富的资源。信息技术可以带来十分便捷的操作，不仅利于资料获取，还可以提高资料的归还速度，为档案管理人员的工作带来许多方便。
　　2.3 有效利用信息技术，减少失误
　　传统的图书档案管理注重收藏，这样就会导致资料利用率很低。在信息技术和网络技术的支持下，图书档案管理迈向信息化建设已是必然，同时也使得各项资料变得更加实用。在图书档案信息化管理中，电脑是重要的工具，电脑负责对各类档案进行存储，还可以完成对档案信息的收集与筛选，做好归档处理，保证图书档案信息得到有效利用。同时，信息技术可以为所需人员深入挖掘更加有针对性的内容，可以进一步提高服务质量。在信息技术、网络技术和计算机技术的支持下，传统的图书檔案管理有了新的生机，也不再拘泥于传统的管理思路，而是积极求新求变，减少人工操作，使技术能够有效与档案管理相结合，减少失误，提高工作的精确度。
　　3 信息化时代图书档案的管理措施
　　高校若要实现更好地发展，提高自身竞争力，就要做好每一项工作，尤其要高度重视图书档案管理，积极吸取信息技术的精华，使图书档案管理水平有所提升，这样不仅可以有利于学校师生随时查阅资料，还可以大大减轻管理人员的工作量，使图书档案凸显出更多价值。在信息化时代，需正确开展图书档案管理，提高管理效率和质量。
　　3.1 重视信息化建设，加大投入力度
　　高校图书档案管理的重点就是信息化，需紧密围绕这一关键词加大投入力度，保证图书档案管理得到进一步发展。加大投入力度的目的是为图书档案管理奠定坚实的基础，便于后期各项工作能够得到稳定的技术保障，不会再继续投入更多人力和物力。高校要结合自身实际情况和需求，合理进行预算，购置先进的设备和管理系统，为图书档案管理奠定充分的物质与技术基础。当相关设施不断完善后，就要重视对各项资源的开发，提高资源利用率。图书档案管理信息化建设的目的就是实现资源共享，使资料以比较开放的方式随时被教师、学生查阅，因此，要利用先进的技术实现对档案信息的有效开发和利用。 　　在此对图书档案管理信息化建设有理性的认识，能够了解信息化建设的必要性，以及传统图书档案管理模式改革的迫切性。高校的领导、管理人员要有信息化管理意识，善于吸取成功的经验，学习前沿理论知识，积极拓展图书档案管理工作内涵，提高其实用性，重视信息化发展，这样就可以在工作中推动信息技术的应用，使图书档案管理工作不再走形式，而是能真正发挥作用。要制定完善的图书档案开发方案，明确参与人员，采取有效的措施搜集材料，整理信息。要积极借助先进的互联网获取资料，便于更好地开发和利用图书档案信息。
　　3.2 構建完善的信息化管理系统，保证管理程序规范
　　为了使信息技术更好地在图书档案管理中发挥作用，要积极构建完善的信息化管理系统。由于高校中的图书档案类型众多，因此构建信息化管理系统，可以保证海量数据得到有效存储。通常，在管理系统中会有庞大的存储空间，这一空间不仅可以使各类档案资料得到安全存储，还可以有效划分存储类型，这样就可以保证档案在存储时不会杂乱无章，而是会得到规范管理。要明确图书档案管理的负责人，同时还要结合高校的实际情况构建信息化管理系统。要明确系统建设的目的，利用计算机对各类图书档案进行识别和整理，这样就可以方便教师和学生随时进入管理系统中查找资料。在信息管理系统中应包括完善的计算机技术和网络技术，同时还要保证信息系统的安全。
　　传统的高校图书档案管理具有专业强、复杂的流程，尽管如此，在进行管理的过程中，还可能会存在一定的失误，造成档案丢失或损坏。为了提高档案管理的安全性和可靠性，就要建立规范的管理程序，明确各项要求，充分应用信息技术开展管理，加强电子化档案和数字化档案建设。要保证每一项图书档案都能得到及时查询，并在信息管理系统中得到有效存储。为了避免出现意外状况，如病毒和黑客等不法分子会有入侵系统的可能性，就需要定期对系统进行维护，提高系统的安全性和可靠性，避免数据和资料泄露或丢失。要加强备份，一旦发生意外情况，也可以保证资料的完整。要加强对高校图书档案的规范管理，既要融入传统模式中的精华，又要加大创新管理改革的力度，采用先进的信息技术可以保证图书档案管理的专业性和可靠性，还能够提高服务质量，保证高校师生可以随时利用资料，满足教学、科研、学习等需求。先进的档案管理信息系统可以推进档案管理实现无纸化，还可以确保档案管理更加安全，使档案信息可以及时得到更新，促进各项资料与时俱进。
　　3.3 提高档案管理人员的综合素质，加大培训力度
　　要保障档案管理人员的综合素质，这样才能为高校图书档案管理工作提供更好优质的服务。随着信息技术的不断发展，高校档案管理人员要积极掌握先进的创新技术，了解与档案管理有关的设备性能和使用方法，全面保障图书档案管理质量。首先，要加强对图书档案管理人员工作的检查，并加大考核力度，提高其对工作的责任感，第二，通过考核可以及时了解档案管理人员目前存在的根本问题，根据问题采取有效的解决对策，使其能够意识到自身存在的不足，并加以改进。第三，要加强对档案管理人员的培训，使其能够意识到档案管理工作的重要性，自觉提高自身业务能力，了解各项规章制度和相关法律法规，结合高校的实际情况，开展图书档案管理，为广大师生提供全方位的服务。
　　总之，尽管高校图书档案管理还存在许多不足，不过，高校领导和相关管理人员若是能够意识到信息化建设的必要性，加大投入力度，转变传统的工作理念，就可以更好地开展高校图书档案管理信息化建设，使图书档案信息能够与时俱进，满足广大师生的需求，助力高校新发展。
　　参考文献：
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