加强社保档案及信息化管理的思考
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【摘要】当前社会逐渐趋向于信息化发展，随着我国综合科技水平的普遍提高，已进入了以互联网为基础的大数据时代。为了促使相关信息的安全、可靠性，在档案管理方面应加强措施，对有关数据应进行保密，从而保证信息不会随意泄漏，保障了个人的信息安全。因此，在对档案进行安全保密工作时，在原有的基础上加强防范意识，不断思考信息化档案管理的工作流程，为当前信息化社会提供保障，促进社会科技进步奠定基础。
【关键词】档案管理 安全保密
一、如何加强档案安全保密管理
随着我国信息化技术手段的不断升级，目前，已经形成了以计算机为中心的信息化系统，并被广大群众所依赖。但凡事都有利弊两个方面，信息化手段可以工作带来高效、便捷的服务，同时如果管理系统出现问题，其损失也是不可估量的。因此，为了能够促进信息化技术更好的发展，运用合适的信息技术手段进行档案保密工作成为其发展的重要前提。相对于传统的档案安全保密管理模式，显然已经不再适应现代社会的发展，需在传统档案管理模式上进行改革与创新，保证在对信息进行安全保密的前提下，促进信息化时代的进一步发展，根据社会发展的实际情况进行分析，运用一定手段找出适合本国经济发展的档案管理工作模式。
（一）遵循属性，精细管理
社会保险服务中心作为重要的民生保障部门，管理的档案主要是企业职工和机关事业单位及居民养老档案，这些都是关系到单位和个人的切身利益的重要资料，所以档案工作的主要职能就是尊重历史、保持档案的真实完整性，在确保档案安全的前提下，为单位和个人提供有效、便捷的档案应用服务。但在这一过程中，应提高警惕，确保档案信息的安全、完整。另外，应针对不同的档案信息进行规整、分类，采用分级管理的方式确保信息的安全。因三类档案资料种类较多，管理起来程序较为复杂，应合理安排工作人员的主要职责，将工作细分化，以此达到对档案资料的精细管理，确保管理过程中每一环节都能顺利开展。
（二）对工作人员进行培训
在档案管理的工作当中，为了确保档案信息的安全、准确，除了要严格按照国家标准进行管理外，对档案保管人员的要求也要相对严格。因档案信息中涉及到的资料过多，如果因个人疏忽的原因导致相关信息泄漏或遗失，严重的情况下对单位和个人造成一定损失，从而影响社会保险服务中心工作和我们政府部门的整体形象。因此，针对档案安全保密环节，应对相关管理人员进行培训，让他们意识到这些资料的重要性，保证在工作环节中能认真对待，以免造成不必要的損失，确保档案信息的安全。
（三）完善制度，引进技术
为了确保档案工作顺利开展，确保信息的安全、可靠，除了要加强管理人员的保管意识，对其进行专业培训外，应制定更加健全的安全保密制度体系，只有在相关制度的控制下，对档案的保密性工作才能得到顺利开展。另外，档案部门应结合日常管理的工作需求与特点，结合自身实际情况不断完善相应的管理体系，从而促进人性化发展，促使档案保管工作更加有效运行。除了要制定相关档案管理制度外，档案部门应不断引进国内外先进技术手段，利用现代化技术不断完善管理制度体系，确保信息的安全保密性，从而提高档案部门的信息化建设。改变传统的档案管理模式，不断寻求适应现代化发展的保管策略，促进档案部门的全方位管理手段，确保档案信息在合理的管理方式下能得到更好的储藏。
二、信息化档案管理的有效措施
随着我国信息化技术的发展，相关信息化管理手段不断被人们所依赖。不论是在工作还是在学习过程中，信息化技术已离不开人们的日常工作和生活。档案管理工作是一项谨慎性的工作，为了更好确保其相关信息的安全，利用当下相关技术设备，将信息技术与档案保管工作相结合，从而达到更安全、有效的管理。
（一）改进管理手段
档案相关管理人员，不仅要对档案资料进行保管，还要合理安排资料的采集、安放以及交接工作。在开发和使用信息化管理档案时，要注意档案信息变更的痕迹留存，经办人员登录系统、变更信息等操作都需要进行系统自动记录，并将这些信息设定为不可修改，以规范工作人员的操作规范，从而确保在这些环节中对档案信息的安全、保密性，防止资料泄漏产生带来的影响。
（1）加强档案资料的安全管理。在档案部门中，面对的服务对象主要是单位和个人，对此应当对使用档案群体有明确的服务范围。属单位职工档案的，可以由持相关介绍信的单位人员进行查询应用，本人确需查询的也应持单位出具的介绍信息，否则只能提供最基本的档案服务。对于机关事业单位人员和居民养老等独立档案对象，可以提供本人身份证进行查询。
同时，在对档案进行保管时，应采取不同的方法进行有序监管，防止信息外泄，从而确保档案信息的安全。首先，档案部门应针对重要档案制定相关管理制度，严格要求工作人员在制度的标准下执行管理工作，提高管理人员的保管意识，使其认知到档案信息的重要性;其次，在实施档案管理工作时，应对其资料进行分类并设有专人进行保管，增强管理人员的责任心，确保档案的保密性;最后，对档案资料应进行定期检查，避免突发情况的发生，为档案管理工作提供保障。
（2）加强档案传递期间的安全管理。一般情况下，在档案信息所处的位置不发生变动的前提下，相关管理工作的开展是较为平稳的，对档案的管理工作也能持续、稳定的进行。不过，在现实生活中，除了正常的档案调转工作外，还避免不了因有关联单位或上级政工、组织部门抽调档案使用的情况，如职工退休、干部考察、政治审查等工作，这时档案就会出现外借，离开管理者“视线”的问题，针对这种现象，应尽量避免档案脱离档案室，除重要的档案查阅确需调出使用外，一般的档案应用建议在档案室内完成，可以通过档案部门出具材料证明的、可以在阅档室实现查档的就无需提取档案，如职工退休、材料政审等。档案资料毕竟不属于个人产物，因此，即便要对档案进行调出使用，也需要明确相关部门进行接管工作，确保档案资料在转移过程中的安全。 因此，管理人员应提高警惕，确保在档案资料转移过程中的安全，增强对档案信息的安全保护意识，做好对档案资料的保管工作，促进档案管理整体工作的有效运行。
（二）创新技术手段
在当前档案的管理工作中，不断运用现代化技术手段，借助计算机等信息工具，实现档案信息化管理模式。不过，利用这一手段进行档案管理也存在一定风险，除上述说的人为更改档案信息内容需要系统进行留痕记录外，还有计算机相关程序被病毒侵入，导致档案资料丢失、泄漏的风险，将严重影响档案保管工作的正常开展，这对档案管理部门来说将是致命的损失。因此，在使用信息化技术手段的同时，应不断挖掘出更多方法，加强系统安全管理，做到经常备份，切实保证档案信息的安全。
（1）不断更新加密技术。为促使档案信息能够得到更好的安全保護，在利用现代化技术手段中，运用互联网中的加密技术，有利于管理人员更好的开展工作，从而对相关数据进行控制与监管。另外，为了防止病毒入侵导致相关信息泄漏的情况发生生，运用加密技术将有关数据资料转变成乱码的形式进行保存。更有效提高了对资料的安全防护，有利于管理人员工作的正常开展。因此，在进行对档案信息的管理工作过程中，应不断探寻新的方法，在现代科技水平的基础上，与人为控制管理方式相结合的方法，对其有关信息进行加密保存，确保档案资料能够得到妥善处理，从而增强档案信息化管理模式，带动档案部门信息化发展。
（2）不断加强防写技术。随着信息化技术的不断发展，对有关资料进行仿写的功能也不断加强。为了确保档案信息的安全，在运用互联网工具对其进行储存时，可将工作人员权限分为应用权限、管理权限，在应用模式下，资料无法进行修改，只能对资料进行阅读，没有办法进行保存或是改写，需要修改内容的，需要有管理权限的部门负责人进行授权修改，以此加强对档案资料的保密性管理工作。虽然，在软件开发设计时可以设计为应用和管理两种权限，但相对于我国而言这项技术仍有待加强，在原有的模式上运用更多手段进行创新，使其防写功能更加强大，为档案信息保管工作做出工作，从而实现档案信息化管理模式，促进我国信息化发展水平。
三、小结
我国经济仍在发展，对相关信息的保密要求也越来越严格，为了保障国家利益不被侵犯，防止个人信息泄漏，应认真对待档案信息管理工作。在当下社会背景下，根据国家相关制度的要求，不断完善档案部门相关管理制度体系，增加对工作人员的培训工作，提高相关人员的保管意识，确保其安全保密性。另外，为了适应当今信息化社会发展的需求，采用将信息化技术与管理方式相结合的方法，不断创新各种技术手段，利用计算机加密技术对档案进行安全管理，与相关部门共同配合的前提下做好社会保险档案保密工作，促进档案信息化发展。
参考文献：
[1]白杨.做好档案管理安全保密工作的研究探讨[J].办公室业务，2018，（12）.
[2]刘婧.浅谈加强档案保密工作的对策[J].办公室业务，2017，（18）.
[3]林晓娟.浅析保密档案管理工作中存在的问题及对策[J].信息技术，2017，（07）.
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