高校数字化会计信息内部控制的探究

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　　摘 要:随着信息技术和网络技术的飞速发展,高校数字化会计信息系统正日趋完善,表现出处理功能强大,覆盖范围广泛,工作效率提速,智能管理全面等卓越特性。本文主要通过分析不断更新的高校数字化会计信息技术对内部控制的影响,并在此基础上探讨数字化时代的高校内部控制管理问题,从而找到更加有效的内部控制管理措施。
　　关键词:高校数字化管理;会计信息系统;内部控制管理
　　
　　高校会计信息全面数字化升级是现今大势所趋的必然方向,数字化管理已经成为高校内部控制管理的核心工作。
　　
　　一、高校会计信息数字化对内部控制的影响分析
　　1.高效的成本控制
　　在我国,高等教育事业的发展异常迅速,规模不断扩张,大量的资金往来给会计工作带来了巨大的压力。传统的会计手段是根本无法管理其错综复杂的资金流,更重要的是低效的工作能力就要求配备大量的人力物力来平衡,必然使得内部控制的成本不断累加。控制成本是衡量个内部控制制度是否有效的首要指标,一个内部控制系统所寻求的保证水平有必要根据其成本而定。一般说来,控制程序的成本不能超过风险或错误带来的损失和浪费,否则,再好的控制措施和方法也将失去其降低成本的意义。
　　会计信息的数字化满足了高效的成本控制的需求。下面以收学费这一项为例分析其操作模式:在这种复杂多样的参数下,高校利用数字化平台设立多个端口统一信息管理,在校网端口学生可以填写相关的报到信息,贷款情况,是否自带卧具等相关内容;在宿管端口采集每个学生的住宿信息和相关的收费标准;在教务处端口选课中心汇总学生的专业学费信息,上学年选课学分与重修学分;在助学贷款办端口统计已经审批通过的学生信息。以每个学生的学号为KEY,综合各个端口信息,汇总到计财处收费系统中。计财处收费平台通过银行托收端口对匹配学号的用户自动实行收费扣款。教务处端口对反馈的已结清学费的学号自动开通本学期的选课功能。学生在校网端口可以对相关情况实时查询。这种高校数字网全面有效的数据传递,不仅大量地节约了运作成本和时间成本,而且实现信息共享,方便快捷,实现了内部控制的优化。
　　2.降低会计风险
　　高校数字化会计信息的出现,将不相容职责恰当分离,可以避免单独一个人从事和隐瞒不合规行为提供合理的保证,同时,也可以避免两个或多人合伙串通舞弊,大大降低了会计风险,保存信息的真实性,有效实现内部控制。高校财务系统操作模式如下:师生可以在校网的财务平台登录填报相关的报销信息,打印网络确认书附发票凭证交于财务处。财务处审核人员从网络中转入对应确认书信息,核准发票,生成会计凭证(如有误退回,反馈拒绝理由)。复核人员对会计凭证信息确认无误后,交于出纳支付,同时在财务平台上显示此会计信息供项目负责人核对。这种数字化会计信息模式下,业务处理过程可以在不同部门的相互协作和相互监督下几乎同时完成,避免了手工会计下业务处理分部门单独封闭运作,使串通舞弊的难度加大,降低了串通舞弊的概率,提高了内部控制水平。
　　
　　二、高校会计信息数字化内部控制存在的风险
　　1.授权控制风险
　　高校数字化管理的授权方式潜伏着巨大的控制风险。在手工会计系统中,一项经济业务由发生到形成相应的会计信息,其经历的每一个环节都应由具有相应管理权限的有关人员签章,方可办理。这种传统管理方式的效率虽不高,但可有效地防止作弊。然而,在电算化会计信息系统中,权限分工的主要形式是口令授权。口令存放于计算机系统内而不像印章那样由专人保管,一旦口令被人偷看或窃取,便会带来巨大隐患。
　　2.程序漏洞风险
　　高校数字化会计信息内部控制的程序化,有可能使同一种差错反复发生在电算化会计、网络财务平台上。因此,内部控制在很大程度上取决于这些会计信息系统中运行的应用程序的质量。一旦这些应用程序中存在严重的BUG或恶意的“后门”,便会严重危害系统安全。毕竟,会计人员对计算机专业知识所知有限,很难及时发现这些漏洞。这样在专业人员找到或墙上这些程序漏洞之前,系统便会多次重复同一错误。扩大损失,这也是手工会计系统不会遇到的问题。
　　3.网络安全风险
　　高校的网络系统,会因网络设备出现故障或网络通讯出现问题而使会计工作陷入瘫痪。同时,在网络环境下,本科生院、研究生院、各院办、研究所、学生信息系统等信息交换,有可能导致审计线索紊乱;大量会计信息通过网络通讯线路在各个校区学院传输,有可能被非法拦截、窃取甚至篡改;网络会计信息系统遭受“病毒”入侵或“黑客”攻击等安全风险。网络环境具有开放性的特点,这就给会计信息系统的内部控制带来了许多新问题。总之,网络环境的开放性和动态性,加剧了网络会计信息失真的风险,加大了网络会计内部控制的难度。
　　4.信息存储安全风险
　　高校会计信息数据库的存储与安全是一项重要的工作,它直接关系到整个系统能否正常运行。计算机的存储方式是信息转化为数字形式存储在磁(光)介质上,因此极易被篡改甚至伪造而不留任何痕迹。这给一些不法之徒提供了机会,比如通过伪造或修改客户、银行的凭证,制造虚假交易,进而侵吞公款等。数据大量集中存储于磁、光介质中,一旦发生火灾、水灾、被盗之类的事件,就可能是全部数据丢失或者毁损;同时磁、光介质对环境的要求较高,不仅要防水、防火,还要防尘、防磁,而且对温度还有一定的要求,从而增加了数据的脆弱性。同时,大量的数据需要储存更新,对服务器提出了极高的要求,空间容量不足,处理能力缓慢,应急存储失败等,这直接影响到整个财务平台的反应速度。
　　
　　三、高校会计信息数字化完善方案
　　1.加强授权用户身份安全性
　　授权用户登录时,除一般的口令外,应增加新的加密措施。高校的普通查询用户以刷校园卡和输密码双重认证的方式登入,防止他人盗用项目经费。一般高校财务操作人员登入时需要通过指纹识别系统,这样可以确保操作人员是本人或本人允许的。财务复核等高级权限人员不但要求通过指纹识别登入,而且在复核凭证时还要使用私人的电子签章确认,这样可以大大减少篡改和作弊的可能性。同时,管理员加强对用户权限的管理,因人事等原因变动职务的应及时修改权限和密码,防止产生操作漏洞。这是加强高校会计信息的内部控制必要的一步。
　　2.程序安全的远程监控
　　高校的程序系统是针对该校的实际情况需求而设计的,所以缺乏多次多量的测试工序,所以在实际操作中会存在严重的BUG或恶意的“后门”。所以要求维护端需要设置程序远程监控,能够及时地掌握问题的现场状态,并能查询数据库异常信息,分析原因找到解决方案。同时,高校业务种类不断增加,实际运行会出现许多新问题,这对操作系统提出新的要求,操作人可以通过远程平台直接和程序员交流,反映问题的情况,建议如何新设功能,不断更新程序以满足新的操作需求。
　　3.高校网络一体化安全模式
　　建立数字化校园,是以网络为基础,依托先进的信息化技术和手段,实现从环境(包括设备、教室等)、资源(包括图书、讲义、课件等)到活动(包括教学、管理、服务、办公等)的全部数字化。数字化校园的一体化管理,有利于网络的合理布局和安全管理,同时对网络设备和大型服务器有专门的场地和管理人员,可以有效防止意外和人为破坏。依靠数字化校园的网络中心,建立符合会计信息安全的网络模式,专网专用,独立IP设置,在安全的网络环境下建立更安全的信息网络。会计信息网络的维护与安全由校网中心,财务处和系统开发商三方联合管理,建立更兼容统一的安全模式。

　　4.双服务器存储构架
　　面对高校大量会计信息存储的难题,设想使用双服务器存储构架,这样可以更安全,更高速地处理数据库信息。主服务器上负责保存原始数据,助理服务器上备份本年信息。在提取修改数据时,如果是当年信息就默认路径为助理服务器,这样可以把工作分摊开,提高处理效率。如果一台服务器损坏停止运行,另一台服务器会强行备份数据,自动重构和恢复系统,不影响正常的财务操作系统。在校网骨干节点上设立镜像服务器,可以让普通的查询用户更高速地获得自己的经费信息,同时不影响财务处内部操作系统的处理速度。
　　5.制定高校数字化会计信息管理制度
　　一套科学合理,严谨规范的高校数字化会计信息管理制度是组织日常财务工作的行为基础,是实现高校内部控制的有力保证。依照管理制度,各项财务负责人能明确工作职责,各级操作员能划清工作权限,相关人员能了解所承担相关责任,实现分工清晰,操作规范。有效的管理制度能督促财务人员在思想上树立安全意识,在行为上执行工作标准,可以全面降低财务风险。同时,建立校领导带头的领导班子,对管理制度的执行情况进行有效监督,并适时参与制度的完善构建,使制度更全面,更有效力。
　　
　　四、高校会计信息数字化发展新思路
　　随着全球一体化的发展,高校的布局也将全球化,统一化。那将来财务信息也必然全数字化。所有的票据将扫描成电子版(或许将来票据都是电子票据),存储于电子凭证的附件上。财务操作流程也将是全数字化,经办人根据规范模板生成电子凭证,将发生的费用票据数字上传到附件,保存提交项目负责人电子签章,院系部门电子公章,然后发送到校财务预约网。财务审核人员提取信息,在线核对附件票据真实性,确认凭证信息正确性,复核人员电子签章,然后提交到支付端口银行打款,经办人收到款项无误后点击确认收款。各个学院的经费项目提交预算,下拨分成,执行预算都将更加方便,明确,清晰;学生的收费情况,办理休学,转学,退学等手续也全面数字化等等。
　　全数字化信息下,高校会计工作将更安全,更准确,更快捷,促使内部控制更加科学严谨。同时,数字化采购,数字化审计,数字化监控等多样综合的数字化管理方式都将全面加强高校的内部控制,优化管理。
　　
　　参考文献
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