中石化济南分公司ERP实施研究

来源:用户上传      作者: 孙红军

　　面对市场全球化、组织扁平化、产业知识快速扩散与新科技对产业的冲击,很多企业均已认识到对于ERP系统的急切需求,因此ERP系统已成为企业必备的工具,而非决胜的关键。本文就中石化济南分公司ERP实施情况进行分析。
　　
　　一、ERP实施效益分析
　　
　　中石化济南分公司运用ERP系统这一先进的信息技术管理手段,将公司及其所属单位的采购、库存、生产、维护、销售和财务管理等业务数据动态、真实地反映在系统中,便于各级领导及时了解掌握企业运营状况和市场趋势,做出快速经营决策。同时,业务数据与财务数据之间的集成和统一,避免了账目错误和差异的发生,在中石化济南分公司内部实现物资流、资金流、信息流的集成。支撑成本核算体系,以灵活便捷的手段为各级领导和业务人员提供强有力的分析工具,对中石化济南分公司及其下属单位的采购、库存、生产、维护等业务行为的成本情况,进行动态的、穿透的、多角度的分析,使他们随时掌握企业的经营状况。为总部和事业部领导进行宏观调控和决策提供坚实而有力的信息技术基础。
　　我们借鉴国内外ERP项目实施范例,在中石化济南分公司ERP实施总体方案中,力求实现两个方面的重要提升。通过ERP的实施,将先进的管理理念和技术融合到企业的经营管理中,进一步优化业务流程,以科学的管理、规范的运作来提高管理效率,做到“反应快速、流程简捷、运作规范、管理精细、信息透明、决策科学”,形成既符合现代企业制度、与国际惯例接轨,又具中石化济南分公司特色的ERP系统,从而降低成本、提高效益、增强竞争力,为炼油企业应用ERP起到示范作用。根据“扁平化”的原则对企业的组织构架进行改造,使之更趋同于现代企业的模式,同时对业务流程按ERP的最佳模式进行重组,这将是企业体制和机制改革的一个重大举措,将会对济南炼油厂现有的运作和未来的发展能力有很大的提升。根据我厂加工进口原油数量大、品种多,优化生产方案潜力较大的特点,充分重视生产计划的编制及有效实施。在原有较好的信息化基础上,结合ERP的实施,使中石化济南分公司生产信息集成更加完善,从而为ERP在石化行业全面实施创造经验,在强化炼化企业生产管理,实现降本增效方面发挥积极的作用。
　　
　　二、ERP实施风险评估
　　
　　在看到ERP实施的巨大利益之时,应当清楚ERP的实施更是一场高风险的管理革命。据统计,ERP系统实施项目中,虽然有不少成功的案例,但也存在相当的风险,一般只有15%左右能按照预算按期成功实施,实现系统集成;约一半左右的实施项目遭到失败。目前在我国ERP实施的成功案例中,大多是三资企业,这值得我们认真思考,增强风险意识,积极防范风险,才有可能加大ERP实施成功的概率。
　　(一)软件风险。由于ERP系统的纷繁复杂,其本身可能存在各种功能不足或潜在的软件缺陷。针对目前市场上的ERP软件,主要存在的软件功能风险有:软件功能与企业需求的满足程度、系统的集成性、软件的成熟性和稳定性以及对中文界面和数据的支持程度等。另外,在ERP实施过程中,也面临软件选择的风险,其风险包括:企业是否清晰地定义了自己的需求和期望?企业如何综合地评估ERP系统,包括软件功能、价格、软件商的技术支持能力等各方面?企业如何将自身的实际需求与软件系统很好地进行匹配,从而选择最合适自己的ERP系统?企业中由哪个部门和人员对软件做出评估选择?在企业实际选择ERP系统时,往往有很多用户未能意识到上述软件选择风险,从而影响到系统实施的成败。同时,有相当多的企业在清晰阐明自己的具体需求、全面评估和匹配软件上缺乏经验。很多企业在挑选ERP系统时,往往会邀请一些科学院的专家和企业的专业技术人员一起对市场上的主要软件产品进行评估,最终专家组未必达成一致意见,导致企业选择软件的流产。
　　(二)ERP实施风险
　　1、ERP实施队伍组织。实施队伍和实施人员对于ERP系统的成功实施至关重要。由具有丰富ERP系统项目实施和企业流程管理经验的咨询人员和企业内部的管理人员、业务人员以及技术人员一起组成项目实施小组;然而,经常发生的情况是各方人员不到位,完全由计算机背景的技术人员组成实施队伍,这就隐藏着巨大的风险。
　　2、需求分析。ERP系统的选择是一项十分复杂的工作。实际上,就所有系统而言,一些表面的用户信息需求是容易得到满足的,而更深一步的企业独特性的需求才是需要予以最多考虑的。如果开发小组对用户的需要不做深入地分析,蜻蜓点水似地调研,仅从技术角度考虑问题,往往会在系统实施一段时间以后,才发现具体业务及管理需求并没有得到满足,但此时系统已经安装完成,并已耗费了大量的人力、物力资源。
　　3、实施时间。在实施ERP的这一漫长过程中,进行项目管理、控制项目进度、确保整个实施过程能够按照预计的时间表进行,对ERP项目的实施时间以及成败至关重要。许多ERP实施项目在一开始就没有能够制定明确的、可行的实施计划,在实施过程中不能按时实现里程碑性的目标,造成项目遥遥无期,领导人员和实施人员丧失信心,原定的目标已经发生变化,从而导致半途而废或系统上线严重延误。
　　4、实施成本。ERP实施过程中需要投入较大的成本,实施结束时资金付出往往远远超出当初的预算,ERP系统实施的成本可能是软件价格的3～5倍。聘用咨询顾问以及为此所花的成本可能会达到整个ERP实施预算的30%。许多意想不到的开支往往使成本急剧增加,因此应有很好的成本控制计划。
　　5、系统安全。系统安全包括:操作系统授权、网络设备权限、应用系统功能权限、数据访问权限、病毒的预防、非法入侵的监督、数据更改的追踪、数据的安全备份与存档、主机房的安全管理规章、系统管理员的监督,等等。目前,普遍存在着不重视系统安全的现象。诸如用户不注意口令保密、超级用户授权多人等。缺乏安全意识的直接后果是系统在安全设计上存在着漏洞和缺陷,导致系统的瘫痪。
　　6、系统集成。企业中原先各自分离开发的一些自动化信息孤岛在和ERP集成时会发生很多接口上的困难,要深入了解各孤岛内部机制。将其有机地集成并非一件易事,数据库的共享需要数据的规范和利益各方的协调,一旦考虑不周,就很难将系统集成起来。
　　(三)管理变革风险
　　1、管理理念转变。ERP系统的实施是一个管理项目,而非仅仅是一个IT项目。不少企业高层管理人员尚未认识到这一点,在选择系统时仅由技术主管负责,缺少业务部门用户的参与;在实施系统时仅由技术部门负责,缺少管理人员和业务人员的积极参与;项目经理由技术部门的领导担任,高级管理人员、尤其是企业的一把手未能亲自关心负责系统实施。由此种种现象,需要企业管理人员转变认识加以改善。管理观念的转变还体现在ERP系统实施过程对企业原有的管理思想的调整上。ERP系统带来的不仅仅是一套软件,更重要的是带来了整套先进的管理思想。只有深刻理解、全面消化吸收了新的管理思想,并结合企业实际情况加以运用,才能充分发挥ERP系统带来的效益。因此,在实施过程中企业管理人员和业务人员转变管理思想是一个必不可少的过程,顺利转变管理思想,在某种意义上而言是ERP系统成功实施的最关键因素。
　　2、业务流程。实施ERP系统,必须对企业的业务流程进行重组。成熟、先进的ERP系统的业务流程模板值得借鉴,但是业务流程的重组牵涉到人员的变动、权力的重新分配、组织机构的改变,会触动某些人的既得利益,形成很大的阻力,往往使领导者望而却步,保留原有冗余,低效的流程将使先进的ERP系统失去用武之地。ERP在实施过程中的负面效应可能会破坏正常的业务流程并影响业务的连续性,从而对设备和工作环境造成影响;另外,由于无法获得既懂管理又懂软件系统的专门人才,项目的结果可能会不符合管理层和最终用户的期望。

　　3、管理持续改善。ERP系统一旦上线试运行,许多人便大松一口气,一旦碰到新问题往往怨天尤人。其实任何一个信息系统都有相当长的试行、维护期,需持续不断地改善,对此应有思想准备。
　　
　　三、ERP实施展望
　　
　　企业的ERP应用是否成功,可以从以下几个方面加以衡量:
　　(一)系统运行集成化。这是ERP应用成功在技术解决方案方面最基本的表现。ERP系统是对企业物流、资金流、信息流进行一体化管理的软件系统,其核心管理思想就是实现对“供应链”的管理。软件的应用将跨越多个部门甚至多个企业。为了达到预期设定的应用目标,最基本的要求是系统能够运行起来,实现集成化应用,建立企业决策完善的数据体系和信息共享机制。只有集成一体化运行起来,才有可能达到降低库存,提高资金利用率和控制经营风险;控制产品生产成本,缩短产品生产周期;提高产品质量和合格率;减少财务坏账、呆账金额等。这些目标能否真正达到,还取决于企业业务流程重组的实施效果。
　　(二)业务流程合理化。这是ERP应用成功在改善管理效率方面的体现。ERP应用成功的前提是必须对企业实施业务流程重组。因此,ERP应用成功也即意味着企业业务处理流程趋于合理化,并实现了ERP应用的以下几个最终目标:企业竞争力得到大幅度提升;企业面对市场的响应速度大大加快;客户满意度显著改善。
　　(三)绩效监控动态化。ERP的应用将为企业提供丰富的管理信息。如何用好这些信息并在企业管理和决策过程中真正起到作用,是衡量ERP应用成功的另一个标志。在ERP系统完全投入实际运行后,企业应根据管理需要,利用ERP系统提供的信息资源设计出一套动态监控管理绩效变化的报表体系,以期即时反馈和纠正管理中存在的问题。这项工作一般是在ERP系统实施完成后由企业设计完成。企业如未能利用ERP系统提供的信息资源建立起自己的绩效监控系统,将意味着ERP系统应用没有完全成功。
　　(四)管理改善持续化。随着ERP系统的应用和企业业务流程的合理化,企业管理水平将会明显提高。为了衡量企业管理水平的改善程度,可以依据管理咨询公司提供的企业管理评价指标体系对企业管理水平进行综合评价。评价过程本身并不是目的,为企业建立一个可以不断进行自我评价和不断改善管理的机制,才是真正目的。这也是ERP应用成功的一个经常不被人们重视的标志。
　　企业信息化将对人们的教育、城市的发展、人的生活、工作和活动的方式,对社会的财政、商业、法律和政治结构,产生不同程度的影响。尽管有的影响我们尚不能全部考虑到,但我们相信企业信息化带来的变化将是意义深远的。
　　(作者单位:中石化济南分公司)
　　
　　主要参考文献:
　　[1]胡彬,于俭.先进制造管理系统:原理、软件和实施.电子工业出版社,2002.
　　[2]向传杰.ERP开发与实施教程.电子工业出版社,2004.

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