浅谈城市规划档案管理

来源:用户上传      作者: 孙凤玲

　　随着城市规模不断扩大,城市规划工作面临新的机遇和挑战,为使城市规划档案为城市建设发展服务,应把档案作为城市规划管理的基础。
　　 认真贯彻执行《档案法》和《湖北省档案管理条例》,按《办法》规定办理档案登记证,认真宣传《中华人民共和国档案法》和《湖北省档案管理条例》。城市规划档案工作进一步完善了管理机制,加强了制度建设,为城市规划建设工作的发展提供了优质服务。城市规划档案已进入了依法治档的新阶段。
　　1、城市规划档案的形成
　　 城市规划档案,是城市规划部门在各项业务活动中形成的,作为记录历史保存起来以备查考的资料,主要包括文书、图纸、各项城市建设项目报建档案等。经过档案管理人员对这些资料进行认真有序地收集、整理、分类、编目、排架,就形成了城市规划档案。
　　2、城市规划档案的作用
　　城市规划工作档案的政治方向和根本目的主要是城市规划管理工作服务,其作用主要有两个方面,即凭证作用和借鉴作用。档案是历史的凭证,是第一手参考材料。城市规划档案是当时直接使用的文件资料转化而来的,它客观地记录了过去的历史情况,保留着真实的历史标记。它不仅记录了城市规划工作历史活动的真实经过,还记录了在各项活动时的思想发展、形成变化、工作成果以及经验教训等。它对于记录历史、查考情况、更好地开展工作,具有广泛的参考作用。有档案做依据,研究和处理问题就比较准确迅速,从而提高了工作效率,促进了城市规划工作的正常开展。
　　3、健全档案管理体制,创新档案管理工作
　　首先,健全档案管理体制。档案局高度重视档案管理工作,形成了党政领导齐抓共管、分管领导具体负责、档案室具体执行,一级抓一级、层层抓落实的工作机制。明确由办公室具体负责档案工作,设立档案室,配备专职人员负责档案室的日常工作。每年将档案工作均列入本单位的工作计划,形成年初有计划、年中有检查、年末有总结的工作格局,确保本单位的档案工作专项经费的到位。
　　其次,实现档案管理现代化。随着改革的深入发展,档案管理面临着许多亟待解决的问题,只有实现档案管理现代化,才能有效地解决新形式下出现的新问题。 因此,要充分利用现代化技术整理档案。档案汇集着大量的指示,也记载着丰富的信息,是一种丰富的信息资源,但档案的整理工作繁琐,重复劳动多,强度大,利用计算机等现代化手段整理档案,就可以收到事半功倍的效果。
　　最后,加强档案工作人员队伍建设,提高业务素质。 城市规划档案工作已逐渐从传统管理模式演变到计算机信息数字化管理模式,从档案的手工查询发展到网上查询。电子计算机技术在档案管理中的运用,可以使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来,这种现代化科技手段与先进操作管理技术都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作者的必然方向。所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,提高业务素质的同时还要注重计算机知识、信息文化的学习,努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。每一位档案工作者都要有宽广、扎实的专业知识,通晓各类档案的管理理论和管理方法,强调档案与其他专业的渗透与联合,树立起强烈的责任感和使命感,坚持对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度,扎扎实实地做好本职工作。
　　4、合理开发利用档案资源,为城市规划工作服务
　　档案局认真贯彻落实《湖北省档案管理条例》,健全了鄂州市规划局档案管理制度,并狠抓落实,使档案管理制度化、规范化、信息化。在档案管理工作中,将本单位的科技档案、重要设备更新改造项目的档案,均进行了档案验收并验收合格,将机关及下属单位的档案统一列入了国有资产管理范围。定期指导下属各单位的档案工作,做到合理收集、科学整理、编目清晰准确、用品规范、符合档案管理与整理质量标准。档案局综合档案室保存有1994―2009年已归档的文书档案,其中永长期文书档案190案卷,2968件;短期文书档案43案卷,634件。会计档案675件,期限为永长;照片档案190张、实物档案50件,期限为永长期;出版物2件,其中报刊剪辑2卷,报刊杂志1卷;年鉴12本;电子档案光盘5张,期限为永久。科技档案343卷,期限为永久。
　　 规范管理的同时,还要注重档案资源的合理开发和利用。档案工作者编写本单位的大事记,应配置专门的档案利用登记簿、档案检索工具,并尝试建立微机管理,有效开发利用档案资源,紧密服务现实工作,及时为领导决策提供参考,使城市规划工作档案在更大的范围内发挥作用,为局领导决策和城市规划业务工作提供优质服务。
　　
　　(实习编辑:胡冬梅)

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