浅谈档案资料的作用
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作者: 赵 良
摘要:档案资料涉及政治、经济、科技、军事、文化等诸多领域,以记载传承历史,启迪教育后人。因此,档案资料对编史修志意义突出,作用重大。笔者根据多年来工作实践,粗略概述档案资料对编史修志意义以及如何发挥档案参考材料的有效作用。
关键词:档案资料;作用
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1009-8631(2010)02-0037-01
一、档案参考资料对编史修志的作用
1.档案资料对编史修志的真实性作用
真实性原则是编史修志的一个重要的基本的原则,舍此,编史修志就失去了其做为历史的启迪借鉴参考作用,就退化成野性文学。而编史修志的真实性就是来源于档案资料的真实性,可以肯定地说,没有档案资料的真实性,就没有编史修志的真实性,也就是说,档案资料的准确、真实决定了史志的真实。但是,必须提出的是,我们所说的真实,绝不是原有文件一字不差的复制,而是指原有事实在形成复录过程中,从形式到内容都符台客观实际,没有主观想象,没有夸张,是原有事件原貌和全貌的真实再现。
2.档案资料对编史修志的准确性作用
编史修志仅有真实性还远远不够,还必须撰写的准确生动,真正反映事物发生、发展、变化的过程。由于档案资料主要是由档案原件工编写而成的,与档案原件一样具有准确性,因此,准确的编史修志就是紧紧依靠档案资料。比如,统计部门的统计资料汇编就是各部门各单位根据实际情况上报的各种数字的综合,而不是凭空捏造,如《四平市铁西区农业产业化基础数字汇编》、《铁西区重点企业基本情况汇集》等等,都是依据各方面汇集的准确数据加以归纳、整理,总结的结果。
3.档案资料对编史修志的完整性的作用
编史修志既不能事无巨细,面面俱到,也不能对某些重要方面挑挑拣拣,支离破碎,要保证完整性。档案参考资料的体裁就具有完整性的特点,这正迎合了编史修志的特点,比如,我们要寻找四平市科学技术发展情况的资料,就要翻阅许多重要目录,全行目录,调阅科学技术几年来发展的档案,如果这时档案人员能够提供一份关于科学技术发展情况的专题概要,那么,编史修志人员的工作负荷大大减少,程序大大简捷,就会取得事半功倍的效果。
4.档案资料对编史修志的系统性作用
编史修志要全面系统,不能单就某一方面,某几个事件做简单的记载,必须形成系统的,规范的可借鉴的全貌。在这方面,档案参考资料同样发挥着重要作用。正是档案参考资料以人们的利用需要为导向,以事实为依据,以档案原件为出发点,并通过大师级,机构沿革,数字汇编等方式来满足各方面需要,可见,档案参考资料与原件比,更系统性,全面性,多样性,更能在编史修志上发挥作用。
通过以上分析,档案资料的真实性、准确性、完整性、系统性,或者说,编史修志行所需要的真实性、准确性、完整性、系统性一个也离不开档案资料,没有档案资料的最大限度的占有和使用,编史修志就是一句空话。
上面谈的四个方面,可以说主要从档案资料的固有属性上进行分析和研究,此外档案资料对编史修志在操作上也具有很大作用。一是导人作用。档案资料可以为编史修志人员某一专题的部分或全部档案,或某一时期的档案线索,使其更方便快捷地、深入全面的、系统规范的研究。二是使用作用。对有的规范完整的档案资料,编史修志时可直接查找利用。三是保护作用。档案资料可以替代档案原件,从而为原件起到了保护。四是补充作用。对档案原件不定时起到补充作用。五是提效作用。利用档案资料可最大限度地节约编史修志时间、经费、效果又好。
二、如何有效地发挥档案资料作用
既然档案参考资料对编史修志作用巨大,那么,怎样根据形式和历史的不断发展变化,充分发挥档案资料在编史修志上重要作用呢?笔者认为,要从三个方面着眼,做好三个方面工作。
1.从基础着眼,做好收集工作
中国有句古话“凡是预则立,不预则废”。档案参考资料信息的收集工作也是这样。收集工作直接影响档案参考资料的整体性、全面性。在编史修志中,常常会发生由于档案及参考资料不全而给工作带来阻碍的事件。像:编史修志时要查某局成立的时间。利用者查找该局的档案,也翻阅了当时形成的参考资料,但是由于当时工作人员素质低没有及时收集进来形成档案资料,结果什么线索也没有查到。正在编史修志一筹莫展的时候,档案局的工作人员及时地为他们提供了关于该单位成立的参考资料,很快就解决了困难。针对收集工作,我赞同力戒“作室守摊”,提倡“主动出击”的做法。同时,我认为收集工作还应具备有超前性。倘若当时档案局的工作人员不具备超前意识,有意识地收集一些有利用价值的档案资料为人们提供服务,那么现在的编史修志功能工作将会更加困难。
2.从本质着眼,做好本职工作
郭沫若同志说过:“有了史料,如果没有根据辩证唯物主义和历史唯物主义辩证法加以处理研究,好像厨师手里有了鱼、肉、青菜、豆腐而没有烹调出来一样,不能算作已经做出了可口的菜。”也就是说有了史料只是完成工作的一小半,还要对收集的各种信息抓住本质,采取“取其精华,去其糟粕”的方法,进行科学分类,有序排列,做好档案参考资料的整理工作。如:单位领导人变更,即大世纪的主要内容,同时也要在机构沿革中得以体现,整理时就要分类及时。但是就像单位主要领导参加某个与本身工作不相关的会议,就不要整理到档案参考资料中去。
3.从规范着眼,做好撰写工作
太难参考资料的书写形成工作一般由文书人员来做。这是一项具有“编筐编篓,全在收口”性质的工作。其书写方法最好恪守各类档案参考资料的格式。如:大事记要由大事记述和大事时间两部分组成,组织沿革可根据实际情况采用文字叙述图表的形式,也可以采用图文并用的方式:会议简介可采用文字叙述式、条目式、表格式。书写要求文字简明扼要,条理系统清晰,出处有据。这样一目了然,便于查阅。
4.从服务着眼,提高服务水平
牢固树立档案工作服务党和国家工作大局的观念,继续围绕中心工作开展档案服务,找准档案服务工作的切人点、着力点。发挥档案“记录历史,传承文明”的独特功能;继续推出服务特色文化名城建设的档案文化精品,在为城乡统筹发展服务方面,进一步深化覆盖城市和乡村、覆盖社区和家庭的民生档案工作。继续推动实施“农村档案资源共享工程”,促进档案工作更好地为社会主义新农村建设服务。进一步推进引导民营企业建档,促进机关、企业科技事业、农业农村等各方面档案工作全面和谐发展。
总之,档案参考资料对编史修志意义深远,作用之大。我们既要重视档案资料的开发,撰写,立卷归档和保存,充分发挥骑在编史修志上的应有作用,同时,编史修志也要充分依据依靠档案资料,使二者相互促进,相得益彰,共同为改革开放和经济发展服务。
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