浅谈ERP物资管理在管道施工中的应用
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摘要：ERP管理系统实施和应用以来，管道施工企业从传统的物资管理模式及财务会计核算方式都随之加以改变。ERP是加强企业精细化管理的有效手段，尤其在物资管理中，ERP管理系统发挥了重要作用，实现了物资的统一管理，统一采购、集中存储、统一调配，明显提高了管道施工中物资管理的经济效益。
关键词：ERP 物资 管理 应用
一、ERP介绍
1.ERP概念
ERP是企业资源计划（Enterprise Resources Planning）的简称，它将企业的财务、采购、生产、销售、库存和其它业务功能整合到一个信息管理平台上，从而实现信息数据标准化，系统运行集成化、业务流程合理化、绩效监控动态化、管理改善持续化。也可以说ERP是运用信息技术将企业内的资金流、物流和信息流进行有效集成，使其协调运作，从而实现整个企业绩效最优化。ERP强调对企业内外部资源进行优化配置、强调资源预测、资源计划、计划执行和执行后评估的闭环管理。通过应用ERP，提升企业的决策支持效率和管理水平，提高企业的竞争力。ERP系统是有效解决企业的诸多困扰，提升综合管理能力的最有力的手段。
2.ERP系统的主要功能
2.1ERP具有高度集成的管理模块群，主要包括销售与分销管理、采购及库存管理、设备管理、项目管理、生产管理、财务与成本管理等模块。
2.2可实现多核算组织、多工厂、多地点应用，能够实现集中和分布的应用模式。
2.3具备或者支持专用的质量管理、设备管理、行业特殊管理、商务智能等系统；具备和其他相关应用系统（如专业化的CRM、SCM、CAD、工业控制系统等）的接口，并能够与这些系统实现无缝集成。
2.4具有物流、信息流和资金流的完整过程。即物流要实现从购买到制造到销售的正向信息流动和反向的信息追溯；信息流要实现销售预测、采购计划和生产计划的自动生成和关联更改；资金流要实现和物流的在线同步核算和信息流的在线同步计划，能够实现ABC（营运成本）控制。
2.5实现物流、信息流和资金流的过程控制。比如在物流过程中，要具备发票、订单和出入库单的三单匹配控制；在订单过程中要具备库存、信用度、财务预算等多点控制；要具备多级的工作流控制等。
2.6具备核算会计和管理会计功能，具备资金管理和资产管理能力，基本实现会计信息直接来源于业务本身而非财务系统本身，也就是说财务系统中90%以上的会计凭证是自动生成的。
2.7在采购和销售过程中，支持多类型多地点的存货管理和仓库管理（这里存货管理和仓库管理是两个不同的方面）；支持订货过程的多维控制，即库存检验、质量要求、信用状况等。
二、 ERP物资管理在管道施工中的应用
1.ERP系统在管道工程施工中的作用
在管道施工建设高速增长和国内外市场竞争日益加剧的今天，推进信息化建设是实现管理规范化、精细化、科学化的重要手段，是建设具有较强竞争力的国际管道工程总承包商的必然选择。ERP系统是一个基于先进企业管理理念上高度集成化的信息系统，可以将现有的业务流程和内控流程固化，做到业务操作的全过程控制，提高业务管控力度，堵塞管理漏洞，支撑企业精细化管理和规范化运作。
2.ERP实施前的物资管理
ERP实施前，管道施工企业物资管理主要存在以下几方面问题。
2.1物资成本核算繁琐。传统方式没有将设计料单、物资采购、物资出库、财务物资成本核算以及项目结构分解（WBS）数据信息系统地加以整合。
2.2反应物资消耗成本不准确。财务人员主要依据仓库管理员手工开具的出库单进行成本核算。
2.3数据和信息不能共享。财务人员与采办人员工作沟通不顺畅，整个流程基本采用半手工操作，交互性和集成性差，财务软件无法反映物资的数量和单价信息，更无法反映即时的物资信息，各部门拥有的信息无法共享。
2.4信息缺乏时效性。财务部门过于依赖月末汇总，发现错误需花费大量时间和精力核对改正。
3.ERP实施后的物资管理
ERP实施后，工作量大部分集中在数据录入和核对过程中，实现了从物资采购-验收入库-财务核算-库存管理-领用出库一套操作系统、一个信息平台，可及时获得采购订单的录入、发票的校验、收货情况、项目库存情况、物资领用情况和供应商信息等。
3.1采办过程管理
实施ERP后，采购业务操作统一发生在ERP系统平台上，每一笔采购业务的具体处理状态实时在线，一目了然，从而减少了采购监督中的盲点。同时利用ERP系统中采购订单状态追踪功能，各相关管理部门可以及时掌握物资的开发票与交货情况，实现对每一项采购任务的状态进行在线的查询，做到了精细化管理。
3.2物资入库管理
管道施工企业统购物资一般是直接运到现场，只有少量零星的物资由项目采购，但必须经过验收入库手续且收到供应商发票后才能进行相应的财务库存记账处理。但是往往由于验货处理不及时，造成财务记账不及时，在月末财务结账时经常耗用很多人力去对帐和调整。ERP提供标准的自动暂估功能，即月结时对货到发票未到和货未到发票已开的采办业务进行财务暂估处理。下月初，账期开启后自动将暂估科目回调，如此反复，直到后续作业完结为止。具体来说就是在系统里进行在途物资和暂估应付款的调整。
3.3购销合同的付款管理
供应商的发票校验是物资管理模块的一部分，它提供物资管理、财务会计、成本控制和资产管理部分的连接。发票校验功能理顺了采购人员、仓库管理人员和财务人员之间的业务关系，实现了信息共享。发票校验功能主要是实现三单（采购订单、现场验收单和供应商开具的发票）匹配核对，通过系统自动对采购物资的种类、数量和金额进行核查，对于没有通过校验的供应商发票，财务应付账将不会反映此笔业务，此外对没有收货的采购订单不能进行发票校验，也就是财务将不会对该供应商进行付款。发票校验充分体现了物资采购业务与财务管理业务的高度集成，同时也实现了财务对采购业务的监督作用。
3.4物资出库管理与成本核算。ERP系统将财务、项目管理及采购模块集成，通过对合同进行项目管理，从而达到跟踪项目进度及成本归集的目的。仓库管理员收货后，在系统中输入收货，此时增加的是库存原物资的会计凭证，当物资出库时，仓库管理员根据领料部门提供的项目编号，在系统中完成将货物发到项目上的操作，物资成本自动记入项目WBS结构。通过对物资出库管理，可以直接产生会计凭证，计入项目成本。这大大简化了物资成本核算程序，成本归集更加准确，数据和信息能够共享，减少重复工作。
3.5库存管理的转储业务
ERP提供的转储业务就是将原来的物资调拨，主要有两种方式：同一利润中心库存地之间的转储，不同项目间库存的转储；跨公司之间的转储(即公司间的销售和采购)业务。根据实际需要，我公司采用了ERP系统中的同一利润中心库存地之间和不同项目库存间的两种转储业务。转储物资的同时随即产生财务凭证。
三、ERP物资管理系统运行保障措施
1.ERP系统对原有岗位职责和业务模式都带来了很大的变化，使部门之间的衔接更加紧密，业务之间的相互交叉更为频繁，要确保ERP系统平稳运行，就必须建立更加明确的管理制度和操作规范，保障业务的畅通和数据的准确，从而不断提高ERP系统的应用和管理水平。制定总体的规章制度，建立ERP系统运行考核机制，严控一线信息采集的真实性、准确性，建立规范化的数据采集、录入制度，确保数据采集的高效、真实统一。
2.加强对项目上相关人员ERP的使用和维护知识培训，加强各部门员工的沟通和交流。
3.强化内部管理审计和内控制度，协同机关各职能部门对项目物资管理进行不定期的抽检，发现的问题和制度上的缺陷能够得到及时解决。
4.加强采购订单的监控原则。采购订单在系统中形成后，相关业务部门可以利用采购订单查询功能对订单进行跟踪，通过不同物资或供应商的采购订单编号查询订单的执行情况。如批准是否通过、是否收货、发票校验等，通过显示采购订单历史可以查看已收货的物资凭证和对应的财务凭证、发票校验凭证等信息。通过对采购订单完成情况报表的开发，提供系统外对采购员进行采购数量和质量的考核依据，实时监控采购合同的执行情况，便于采购人员与供应商进行及时沟通。
四、结论
从以上分析对比可以看出，实施ERP之后，管道施工企业的物资管理更加精细化。不仅理顺了物资管理体系，规范了物资业务流程，而且使物资成本核算准确及时，财务账与实物账时间趋于统一，实现了财务、采购、库存业务的无缝链接。各业务模块不再是相对独立的信息孤岛，全面实现了信息、数据的共享，避免了重复劳动，提高了工作效率，有效地保障了企业生产经营活动的正常进行，提高了企业信息化管理水平。
参考文献：
[1]王川.物流信息系统与ERP[J].中国物流与采购，2005(18)：66-67.
[2]刘欣.吴军英.电力企业物资管理与ERP模块设计 -河北电力技术，2009,28(6).
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