浅谈监理资料的管理
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摘要：监理资料反映了监理人员的工作内容和行为，是公司检查员工工作质量的重要依据，是公司统一并提高管理行为的标准，本文针对监理资料管理工作进行了总结。
关键词：监理资料、培训、动态管理。
监理资料反映了监理人员实施“三控三管一协调”的全过程监理工作内容，是评价监理工作、查明质量问题、判定监理责任的重要依据，是监理公司内部总结工作、提高管理水平的素材，并为公司内部其它项目监理工作提供借鉴。《建设工程监理规范》（GB50319-2000）及《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50319-2000）等均对监理资料、监理档案管理工作进行了规范，结合我公司近几年监理资料管理工作的做法，谈几点体会，并真诚希望与同行相互交流学习。
一、监理资料管理工作应常抓不懈
1.以监理日记、监理旁站记录等基础性资料为突破口抓好管理工作
监理日记、监理旁站记录是日常接触最多的监理资料，不仅要求真实记录监理活动，还是建设各方发生争议时可追溯的原始记录，同时也是一个监理人员、监理单位工作水平最直接的反映。因监理员的素质问题，监理日记、监理旁站记录的记录工作不规范一直是监理资料质量的瓶颈，为此，我公司先后三次改版监理日记格式，到现在，已形成固定的标准模式，如在监理日记的封二中介绍填写内容以及如何规范填写，使填写人对要填写的内容和要求一目了然，避免了记录中的顾此失彼。封三中印刷了监理日记填写管理规定。
针对以往监理旁站记录的记录过于简单，不能反映旁站内容和监理工作的情况，我公司通过制定对旁站工序应描述的“施工情况”重点，“监理情况”要点的填写要求，不仅使记录人知道填写的内容，反过来又指导了现场旁站工作。
公司编制了一整套记录台账，内容涉及材料/构配件/工程设备进场报验台账、施工设备（含检测仪器）报验台账、施工试验台账、工程质量验收台账、工程款支付台账等，要求监理部及时填写。这些台账不仅记录了相应的监理工作，反过来也督促监理人员及时去落实相应的工作，如施工试验台账，记录了取样的时间、部位、数量，送样的时间，这样就会提醒并要求监理人员及时督促施工单位按时从检测单位取回试验结果。
通过对监理日记、监理旁站记录、台账记录的着重检查落实，为工地例会、监理月报等资料提供了详实可靠的基础素材，从而整体提升了资料管理工作水平。通过制定各类监理资料管理规定，如：监理日记、监理旁站记录总监代表应每天检查，总监应每周检查一次；工地例会纪要应在会后两日内送达与会各方；监理月报应在次月5日前送达业主；收发文应规范签收等，不仅在监理资料管理方面有了明显改观，总体服务水平也随之提高。
2.以培训促资料管理工作
随着《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2001）的实施，安全监理责任的明确，建筑节能措施的强制执行，新的监理资料不断被提出，如何尽快普及并掌握相关的资料编制及管理工作？显然只有走培训这条路，公司积极参加省、市两级主管部门组织的培训班，内部不断更新公司监理归档资料目录以及制定相关资料的标准格式，并组织人员对所有员工进行宣贯。各项目监理部根据工程特点及工程进展情况，适时开展有针对性地培训工作。通过培训工作的制度化、常态化，促进监理资料管理的制度化、规范化。
3.以工程巡检为切入点，做好资料检查管理工作
由公司技术负责人牵头，工程技术部实施，对各项目监理部进行每月一次的工程巡检，巡检不仅要对建筑实体的质量、安全状况进行检查，更重要的是对监理资料的检查。以公司的《质量手册》、《管理文件》为标准，对监理资料的完整性、真实性、可追溯性等方面进行核查，对不合格项提出限期整改要求，并对项目监理部存在的问题进行汇总分析，在公司两周一次的生产会上给予通报，分析问题产生的原因，拟采取的纠正措施，并作为下一次巡检的重点，同时对做的较好的部分给予肯定并强调继续巩固的意义。
通过定期的工程巡检和不定期的项目监理部之间的交流学习，监理资料管理工作得到了持续的改进和提高。
二、监理资料管理工作应与时俱进
随着国家新政策的实施，各类法律、法规、条例、规范的颁布，国家对监理的要求不断提高，为适应新形势的发展，监理工作及资料管理工作也必须作出调整，实施动态管理。
1.强化安全监理资料的时效性【4】
自2004年2月1日《建设工程安全生产条例》的实施以及2009年7月1日《河南省建设工程安全监理导则》的实施，对安全监理工作不断提出新的要求，公司及时制订了安全监理方面的资料目录，除在已有资料如：监理规划、监理日记、旁站记录、工地例会、监理月报、监理工作总结中增加安全监理的内容和章节外，还新增专项安全监理实施细则、（月）安全监理现场检查及评估会等资料，同时还提出了需施工单位报送监理方审查的安全资料目录，不仅明确了日常安全监理工作的内容和深度，同时又要求项目监理部详实、准确、及时地做好各种原始记录和资料管理工作，这本身也是自我保护的根本措施。
虽然安全监理资料作为过程资料不进入监理归档资料，但公司对其符合性（安全监理程序）、时效性给予了严格的规定，要求同步编制、整理和搜集。
2.强调建筑节能资料的完整性、独立性【5】
根据国家建设节约型社会，贯彻落实科学发展观，结合《河南省居住建筑节能设计标准》（DBJ41/062-2005）于2006年1月1日全面启动实施的要求，以及《河南省民用建筑节能监测及验收技术规程》（DBJ41/T066-2005）的规定，特别是《建筑节能工程施工质量验收规范》（GB50411-2007）的颁布实施，公司及时补充了监理资料归档目录。如该规范明确指出建筑节能为建筑工程的一个分部工程，因此，一个单位工程由原来的九个分部工程变为十个分部，并且要求资料独立成卷、工程单独验收。公司在质量评估报告标准格式中“质量评估依据”、“分部工程的划分”章节分别作了补充和调整，同时在单位（子单位）工程质量竣工验收记录中质量控制资料核查、安全和主要使用功能核查及抽查结果、观感质量验收“项”上均予以调整。由此确保监理资料管理工作有据可以。
3.符合新规程要求，及时调整资料归档目录【6】
随着《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T185-2009）的颁布实施，进一步规范了建筑工程参建各方的资料整理与管理，从工程资料类别、工程资料名称、工程资料来源、工程资料保存等方面对建筑工程资料进行了详细的分类和规定，同时对监理资料用表的使用、份数均作了规定。不仅指导了监理资料管理，也让监理人员熟悉了参建各方资料的形成和管理要求。因此公司结合该规程，及时调整了监理资料归档目录并规范了相应用表格式。
4．利用现代手段，提高资料记录、整理质量
为了真实记录工程实际情况，公司制定了工程照片（摄像）的拍摄规定，并要求在监理月报、专题报告、监理工作总结，甚至在监理工程师通知单中附以照片，增强资料的真实性和说服力，也留下了不可重现的影像资料。
结束语：几年来，因对监理资料管理工作的重视，不仅规范了监理行为、提高了员工素质、也进一步提升了公司管理水平。我公司于2005年10月一次性顺利通过ISO9001：2000质量管理体系认证外审，2009年5月顺利通过2008版换版后的质量管理体系认证外审。2009年6月公司甲级资质通过建设部批准，2009、2010年度荣获河南省建设监理先进工程监理企业。这些成绩的取得和公司的健康发展均得益于坚持不懈地做好监理资料管理工作。
参考文献：
1. GB50319-2000建设工程监理规范
2. GB50300-2001建筑工程施工质量验收统一标准
3．GB/T50319-2000建设工程文件归档整理规范
4．豫建建【2009】70号，2009.6.5河南省建设工程安全监理导则
5. GB50411-2007建筑节能工程施工质量验收规范
6．JGJ/T185-2009建筑工程资料管理规程
作者简介：
罗向阳（1970.3～），男，汉族，注册监理工程师。
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