浅谈有形建筑市场的档案管理
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有形建筑市场的招标档案是整个建设工程招投标交易过程的真实记录和原始凭证，是有形建筑市场建设和管理的重要依据。加强建设工程招投标档案管理工作，对于保存重点工程的历史，指导现实和今后发展具有不可替代的作用。有形建筑市场的档案按不同的要素可以划分为好多种，这里我们探讨一下如何加强对建设工程招投标档案的管理。
一、建设工程招投标档案综述
1、建设工程招投标档案的含义
建设工程招投标档案是指按照国家有关法律法规规定，在房屋建筑和市政基础设施工程的勘察设计、施工、监理、材料及设备的采购安装以及项目代建法人招投标过程中形成的，具有保存价值的各种图纸、文字、数字、表格、音像等多种文件资料原件。它是真实反映承发包交易过程的原始凭证，具有特殊的法律依据和保存价值。
2、招投标档案的法律依据
建设工程招投标档案的产生、存放及使用就该严格遵守《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标投标法》等法律法规的相关规定，涉及保密工程的，还应该符合《中华人民共和国保密法》的要求。
3、招投标档案的特点
招投标档案不仅拥有专业档案的共性，还有着其明显的特点：
（1）权威性
在建设工程招投标完成以后的建设项目施工及合同履行过程中，招投标档案具有极大的权威性。一是建设工程招投标档案主要是建设单位与施工单位、监理单位等有关单位相互之间进行承发包交易的原始记录，是招标现场产生的第一手资料，具有准确性和原始性；二是建设工程招投标档案真实的记录了工程项目承发包交易的全部过程，尤其是开标、评标以及定标阶段的活动，具有公正性；三是建设工程招投标档案记录了建设工程招投标过程中的多方面资料，并且整理规范，便于查找，具有较高的完整性。
（2）连续性
建设工程招投标档案的产生具有完备的法律依据，从招标申报到评标定标、合同备案，所有资料均前后互应，缺一不可。任何一个环节出现漏洞，都会对工程建设管理工作带来困难，严重的甚至会造成无法弥补的结果。
（3）互联性
建设工程招投标档案的所有资料的互联性很强，共同构成了一个有机整体，只有将各个阶段的不同档案资料进行系统的规整，保证档案间的互联性，才能真正发挥招投标档案应有的作用，促进建筑市场与施工现场的联动，有利于进一步规范建筑市场行为，加强建设工程标后管理。
（4）长效性
关于建设工程招投标档案的保存周期问题，国家有关部门没有明确统一的规定，各地均按照自己的要求进行保存，时间长短也不尽相同。根据对各地招投标档案保存时间的统计，保存周期基本集中在三年到五年之间。
二、招投标档案的使用
1、建设工程招投标过程的原始记录
建设工程招投标档案是在招投标现场产生的，记录整个招投标过程的重要资料。通过查阅招投标档案，可以对招投标过程中的每一个环节进行审查，对于确保招投标工作的公开、公平、公正具有十分重要的意义。另外，招投标过程要形成详细档案保存，有利于预防职务犯罪，保护投资人利益，为工程结算及国家资金投资工程项目审计提供原始凭证。
2、解决法律纠纷的重要依据
对于产生法律纠纷的建设项目，可以查阅招投标档案进行调查取证，供相关法律部门参考。可以确定工程建设项目的存在，基本反映招投标过程的细节工作，以确定招投标过程是否严谨、合理、合法。对照合同的约定与实际合同履行情况裁决责任归属。
3、数据统计的重要来源
由于建设工程招投标工作的法律地位优势，可以根据档案记录情况，按照不同的分类对工程面积、竣工工程、工程造价、从业人数、合同履行以及劳动生产率和节约社会投资情况等多个指标进行有效统计，这样得到的统计结果能够最接近实际的反应出市场发展趋势，为行业发展和各级领导做出正确决策提供可靠参考依据。
另外，招投标档案对于建立健全建设领域市场信体制，构建诚信平台，评价工程信息提供依据，起到保障建筑市场有序发展的作用。
三、招投标档案管理工作存在的问题及建议
1、管理意识淡漠，重视程度普遍不高。
招投标档案之所以有局限性，源于其所处的位置十分尴尬。它只是工程建设环节的一部分，不及城市建设档案馆所收集的建设工程档案系统全面。因此，往往对其重要作用认识不充分，把对招投标档案的管理工作当作可有可无的事情，束之高搁顺其自然，从而放松思想，忽略了对业务的整理、总结和思考。
2、责任主体混乱，保存周期不统一。
到目前为止，国家相关部门没有制定对招投标档案的管理进行统一规范的相关文件。由于各地的管理体制不同，在档案管理方面产生了许多问题。比如，档案管理责任主体不明确，有的地方是交易中心，有的是招标代理，也有的被纳入城市档案馆。再者，保存周期不统一，时间过长，就会加大工作负担和投入，但涉及工程招投标活动，没人愿意主动对招投标档案进行处理。
3、管理难度大，管理手段落后。
虽然近年来全国各地在招投标活动中均或多或少的引入了无纸化办公模式，但招投标档案仍然避免不了大量纸制资料的存在，导致管理困难。加之管理人员变动过于频繁，专业性又不强，几经易手，招投标档案的延续性便得不到很好保障。
4、档案重复性强，管理任务重。
建设工程招投标过程中，往往会产生大量档案资料，由于招投标工作的敏感性，档案入库时，往往胡子眉毛一把抓，全部移交。这样，许多重复的资料，被多次保存，既加重了管理人员的工作强度，又不利于档案室空间优化。
5、法律地位不明确，使用过程中存在误导。
一般来讲，在招投标过程中产生的档案，一方面是工程建设项目在招标、开标、评标以及定标过程中的客观记录。方便各级纪检监察部门对相关建设行政主管部门及工作人员进行监督。另一方面，可以为日后解决合同纠纷等提供依据。但实际上，为了方便评标专家评审，各地建设工程项目在招标过程中，均要求投标单位提交的投标文件设置正副本，一旦出现不统一的情况，便认定以正本内容为准。并且正本投标文件又是标后签订承发包合同以及施工过程中工程结算的重要依据，一般由招标人自行保存。因此，在解决合同纠纷时，法院到有形市场调取的存档资料在招标过程中的有效性便会大打折扣，这对于正确解决合同纠纷便产生了一定的误导性。
针对以上招投标档案管理工作中存在的问题，提出以下几点粗浅建议：
1、提高思想认识，强化管理人员业务水平。
档案室配备专业档案管理人员，加强对管理人员和其他相关人员的业务培训，保证管理人员职位的相对稳定，提高大家对招投标档案管理工作重要性的认识。把招投标档案的管理工作作为一项日常工作来抓，及时处理档案管理工作中存在的问题。
2、建章立制，强化招投标档案管理。
健全招投标档案管理制度，建立和落实岗位责任制。不断健全和完善档案管理制度，把各项制度真正落实到档案工作实际管理活动上。同时，建立内部管理激励机制，把档案管理工作列入年度岗位目标责任制中，既要列入分管领导的目标责任制，更要具体落实到有关人员的职责中，真正地把岗位责任制贯穿于档案建立保存的全过程。
3、提高招投标档案管理现代化。
随着办公自动化的普及，档案管理工作也越来越多的运用网络技术进行现代化管理，目前，大多数企业已经从传统的档案管理逐渐过渡到现代化自动管理，这从根本上使档案管理工作跨上了一个新台阶，有效地减少了工作中的重复劳动，节省了大量时间和人力、物力，大大提高了工作效率。
4、加强档案保密管理。
涉及公共安全的重点工程档案就加强保密管理，配备专业管理人员，提高绝密档案管理人员的素质和政治觉悟。档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
5、精简招投标档案，提高工作效率。
对入库保存的建设工程招投标档案进行精简，明确有保存价值的资料以及保存时限，压缩档案资料所占空间，减轻管理人员工作强度与压力，提高工作效率。
总之，长期以来，建设工程招投标档案一直处于“鸡肋”般的境地，其可供挖掘的价值到底有多大？行业内部也在一直探讨建设工程招投标档案建立的标准和依据，以及建设行政主管部门在职权范围内所应该把握的管理深度。如何加强招投标档案的管理，怎么才能最大限度的发挥招投标档案的作用，该怎样用发展的眼光看待招投标档案的管理，对我们今后建设工程招投标管理工作提出了新的启示。我们要不断探索建设工作招投标档案管理的新思路，认真做好招投标档案的管理工作，促进有形建筑市场的健康、有序发展，全面推动招投标工作深入开展。
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