浅谈企业档案管理

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　　【摘  要】企业档案管理工作是重要的管理工作之一，其改革已经提上了日程，只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，在这一改变过程中，改变旧有模式，建立新型管理系统，借助现代化的技术与观念，全面开发信息资源，充分有效地利用企业档案的价值，从而促进企业档案管理工作不断走上法制化、科学化、规范化的轨道，这样必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。
　　【关键词】企业档案;管理;建议
　　引言
　　企業档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，是知人善任、选贤举能的重要工具。管好用好企业档案，对人才资源开发起着重要作用。本文着重探讨企业档案管理工作中存在的问题与建议。
　　1.当前企业档案管理中存在的不足
　　1.1 立卷不规范，案卷质量不高。档案材料内容填写前后不一，如参工时间、出生日期等;二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现在的公文材料、学历材料等基本上是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格超过装订线，给立卷工作带来了麻烦;三是材料归档不准确。有点不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有归档;四是档案材料短缺。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人的能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响案卷的质量。
　　1.2 硬件设施解决落实差。档案室建设简陋，经费投入不足。大部分档案室建设不标准、不规范。个别单位没有专用档案室，有的单位档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁、完整。
　　1.3 企业档案利用工作水平较低。
　　对企业档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于干部企业工作，为企业决策提供参考依据，其目的在于利用。当前的企业档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。即使是使用，范围也有限，查阅的大部分内容是简历、职称、学历、工资情况等，而且是需要者找上门才提供利用，工作处于一种被动服务的状态。
　　2.对目前企业档案管理的几点建议
　　2.1建立健全科学合理的企业档案管理制度。
　　制度是做好工作的前提和保障，企业档案的性质决定了档案工作室一项琐碎繁杂、非常严肃的工作。因此必须结合企业档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步建立和健全各项档案管理制度，严格按照企业档案管理工作的各项规章制度来办事。使档案管理工作有规可循、有章可依。企业档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的企业档案管理制度，使得企业档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整;在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。
　　2.2 加大投入，进一步夯实档案工作基础。各单位财政在档案工作上要舍得投入，档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算;各单位要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。
　　2.3 加强企业档案管理现代化和信息化建设。企业档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于企业档案管理，以达到提高工作效率和延长企业档案寿命的目的。实现企业档案管理现代化，是企业档案服务于企业工作、企业制度改革与发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输企业信息，提高企业信息管理的时效性。同时要充分利用计算机网络技术来进行企业档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现企业档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了企业档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。通过档案管理工作的不断完善，档案管理必将更有效，档案管理工作必将上一个新台阶。
　　2.4 引进高素质人才，加强人员培训，提高人员素质。
　　人才是事业的基础，是社会前进、发展的动力，做好新形势下的档案管理工作必须有一支综合素质和业务水平过硬的企业档案管理的工作队伍。对于档案管理部门来说亦是同样的道理。在知识经济时代，档案人员应当通过企业档案主管部门的培训考核取得岗位合格证后方能上岗。在现代化程度不断提高的今天，引进高素质的档案人才是档案工作发展的必然要求。在引进高素质人才的同时，也应注重对现有档案人员的培训，使其适应新形势下的新要求，从而全面提高档案管理人员的素质。
　　2.5利用现代化管理手段。
　　企业档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对企业档案实行动态化管理和维护，开发研制企业档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。
　　结语
　　企业档案工作是企业管理工作的重要组成部分，它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。随着我国政治、经济体制改革不断深入，我国企业制度改革也不断加大，企业档案工作出现了许多新情况和新问题，企业档案工作管理显得尤为重要。
　　参考文献：
　　[1]中共昆明市委组织部信息中心.《简报》.
　　[2]东台党建.《做好新时期干部企业档案工作的几点思考》.2003.8.16.
　　[3]张峰，姜兴美.《信息化对档案管理的挑战及对策》《山东档案》.2000（6）.
　　（作者单位：中车齐齐哈尔车辆有限公司档案馆）
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