在线客服

咨询热线

探讨如何发挥企业档案管理在企业发展中的作用

作者:未知

  【摘要】基础工作质量是档案管理工作的重要组成部分,对档案管理活动的正常开展有着至关重要的影响。随着企业制度的不断完善,档案管理已成为企业管理的重要组成部分。随着现代化进程的加快,旧的档案管理方式已不能跟上时代的步伐,原有的档案管理基础工作也应随着时代的发展而改变。要有效地改革档案管理的基础工作,运用现代管理技术,提高档案管理的整体水平。
  【关键词】企业档案管理 企业发展 作用 策略
  一、前言
  档案是记录人类社会活动和行为的主要载体,与人类社会的可持续发展密切相关。档案基础管理的根本目的是为人民提供更好的服务。因此,在实际的档案管理中,必须加强档案的基础管理,既能有效提高档案资源的利用率,使其充分发挥其重要作用和有效价值,又为后续工作的顺利开展提供更有利的条件。然而,由于传统档案管理模式的影响,现代档案管理中的许多问题尚未得到根本解决。档案管理工作主要由专门的档案管理部门负责,主要以纸质文件或档案形式进行。虽然这种管理模式是档案管理最常用的方法,但因其工作流程原因容易出现管理失误,且其存储寿命相对较短,造成资源的大量浪费。同时,随着时代的快速发展,档案信息量越来越大。如果继续沿用旧的档案管理模式,将大大增加档案信息查询的难度,严重影响档案管理服务质量。
  二、企业档案管理中出现的问题
  (一)档案人员管理意识比较薄弱,没有足够的业务能力
  档案在人们的社会生活和国民经济建设中发挥着重要作用。通过对档案的有效利用,可以促进社会各界的有效发展,为社会带来巨大的利益。但在档案的基础管理中,许多管理者并没有意识到档案的价值。他们只是收集和储存档案。他们对档案管理重视不够,不能真正发挥档案自身的价值,限制企业事业单位的有效发展。
  (二)档案查询效率比较低下,保密性和分类性不合理
  档案管理的执行人员缺乏,造成档案管理过程中存在漏洞。例如,由于我国目前还没有颁布档案编号的特殊规定,大部分档案部门仍然采用传统的编号方法对档案进行编号,导致档案编号缺乏规范性,这也是档案管理水平低下、档案流失的根本原因。
  三、企业档案管理在企业发展中的作用
  (一)有利于增强企业管理能力,提升企业自身的竞争力
  企业的发展离不开企业的品牌和信誉以及良好的销售渠道。企业和其他合作企业建立的客户档案在创新、销售、后续服务和市场拓展中起着不可或缺的作用。品牌建设没有对企业档案管理权益的保护。品牌可能被他人或其他问题盗用。它不仅可以维护品牌的权益,还可以保护企业的知识产权、专利权、著作权、商业秘密权等无形资产的凭证。
  (二)有利于培养企业的人才
  目前,大多数单位档案信息管理人员的年龄偏大。这种因素在一定程度上也影响了企业档案管理的水平。因此,提高档案管理水平,不仅可以让更多的年轻人接触到档案管理,还可以让他们有足够的实践机会,让他们学会把档案管理知识应用到实际中,形成良好的循环,使企业能够更好地进行管理。
  四、如何发挥企业档案管理在企业发展中的作用
  (一)提高档案管理人员对本职工作的重视程度,加强自身专业素质的培养
  档案管理对企业经济效益的影响是长期的、隐性的。但是在一些企业中,管理者和领导不太重视企业的档案管理,因此,要充分发挥档案管理在提高企业经济效益中的作用,就必须加强企业档案管理。档案管理人员对资料的要及时归档,提高归档管理意识,及时收集整理、编目识别,以及存储统计、检索等相关工作。作为企业领导和管理者也要充分发挥自身在企业管理中的核心和主导作用,提高企业员工档案管理意识的影响。企业档案管理者的业务水平也直接影响着企业档案管理的质量,档案管理的质量也影响着档案管理在企业经济效益中的作用。因此企业要想最大限度地发挥档案管理在企业经济效益中的作用,就必须加强企业档案管理人员的建设,全面提高档案人员的管理水平。
  (二)健全完善企业档案管理制度,促进企业档案管理的规范化和标准化
  目前,各单位档案馆的数量越来越多。在这种情况下,很容易产生无用的档案。在这种情况下,通过档案管理的基础工作,提出这些无用的档案,然后对所有档案进行重新分类,以提高现代档案管理的质量和效率。通过档案管理,可以重新组织现有档案,提高档案管理的效率。档案管理的规范化很大程度上取决于档案检索的效率和档案的完整性。档案的基本管理是对档案的标题进行分类管理,对档案的页码和信息进行分类管理,提高现代档案管理的标准化水平。将档案管理的基础工作应用于现代档案管理过程中,可以有效地对档案进行分类和管理,使查询过程更加方便,使现代档案管理更加规范。
  (三)改变传统的档案管理方法,充分利用计算机技术使档案管理更加的准确有效
  传统的档案管理是以纸、照片、录音、录像等载体作为档案管理的主体,以人工为主完成档案管理过程。由于存储量大,档案管理部门无法对已归档的档案进行提取和处理,造成许多档案信息资源闲置甚至浪费。为了实现档案的信息化,必须建立有效的档案管理计算机信息系统。一是完善和规范计算机应用条件下的文件管理流程,满足文件融合管理的需要;二是根据文件处理流程设计文件信息系统的软件功能;三是建立完善的内部控制体系,确保文件安全的信息系統。但电子档案也存在着保存电子档案载体耐久性差等缺点,影响了档案的完整性和可靠性,从而影响了档案的真实性。随着计算机网络的迅速发展,电子档案的范围迅速扩大,电子档案的数量也在迅速增加。但是要及时防止计算机病毒和黑客在网络下的攻击,以保证电子档案的安全。
  五、结束语
  总之,档案管理是整个企业管理工作顺利开展的关键,随着现代信息技术的飞速发展,加强档案管理,不仅要重视硬件建设,充分利用计算机技术和网络技术,还要重视软件建设,建立和完善电子文档管理系统。同时也要提高电子文件制作和电子档案管理人员的素质,不断加强各环节与各部门的沟通与管理。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-14835807.htm