在线客服

咨询热线

企业养老保险档案管理的有效途径

作者:未知

  【摘要】企业养老保险档案内容包含职工的个人信息和原始数据,为了保护档案内容,应加强档案管理,落实完善的档案管理制度,管理人员需按照规定,依据不同的档案,统一归档整理,做到认真分类,明确管理职责,严格依照管理机制中提出的要求,做好养老保险档案管理工作,有利于促进企业稳定发展。
  【关键词】企业;养老保险;档案管理
  现如今,企业在发展过程中不仅要注重获取经济效益,还应高度重视开展养老保险档案管理工作,在管理过程中对于随意性的工作行为以及不认真归档的人员,按照规定予以严厉处罚,起到警示作用,使负责整理档案的人员增强责任感,明确做好本职工作的重要性,从而认真、负责分类、备案、整理养老保险文件等等,有效提高档案管理工作质量。
  一、以往企业养老保险档案管理现状
  以往企业发展过于关注效益,忽视加强管理档案工作,由于疏于监管,没有发现管理工作中未结合不同的档案分类整理其中的内容,致使各种档案混乱,当需要某个档案资料时,不能快速找到职工文件,出现档案丢失的问题,进而难以依据档案内容进行相应的决策,有损职工的根本利益。然而,对于这一现状,很多企业没有高度重视,使档案管理制度不完善不具体,没有明确提出应遵守的规定,无法增强约束力,久而久之,档案管理工作中经常出现不规范的行为,针对不同的文件、档案,不注重记录、归档整理,导致一些有价值的资料不齐全,内容不完整,不能尽快核对职工的情况,不利于企业的发展。再就是所运用的管理方式不先进,仍然依靠人力归档,不仅浪费时间,还不利于提高效率。对此,以下文章提出了行之有效的解决对策,必然会改变这一现状,解决存在的问题。
  二、企业养老保险档案管理的有效途径
  (一)健全档案管理制度。当前,企业在发展各个时期,对于养老保险档案管理工作应提高重视程度,健全档案管理制度,管理人员在实际的工作中应遵守规章制度,严格依照规定规范工作行为,认真归类各种档案,并根据职工养老保险所交的费用,详细记录,以便于日后查找与核对,体现出档案管理人员认真负责对待本职工作的重要性。档案管理人员只有充分意识到档案丢失需承担责任,才能明确管理职责,落实完善的监管制度,时刻约束和管理自我,工作中依据档案法和管理机制中提出的要求,结合职工缴纳养老保险的时间以及基本信息,整理成文件,而后,統一归档、分类,当需某个档案时,就可快速找到文件,依据资料显示的内容,在规定的日期发放养老金,促使职工的根本利益得到保护。因此,制定完善的档案管理机制非常重要,这样才能提高档案的完整性,并确保档案管理规范化、标准化进行。
  (二)采用信息化的管理方式。随着科学技术的发展,逐渐推出了信息技术,广泛应用于企业养老保险档案管理之中,创新了管理模式,在整理档案时,减轻了人力负担,管理人员无需浪费很长时间归档,通过运用先进的信息技术,灵活操作电脑,登录档案管理软件,查找到各类档案,依据不同的文件、资料、信息、档案,快速分类整理在文件夹中保存的珍贵文档。过去纸质的档案,长时间保存会泛黄,致使上面的字迹不清楚,有时难以快速找到所需的档案,在短时间内无法确定应发放多少养老金。想要提高档案管理效率,管理人员应紧跟时代发展的步伐,积极运用信息技术,以信息化的管理方式,高效率归类诸多的档案。在实际的工作中,可以发挥计算机的功能,快速查询和检索,找到原始的档案,了解详细的养老金,根据现实的数据信息,发放相应的养老金,体现出采用信息技术管理档案能有效提高档案管理工作的效率。
  (三)做好档案分类和整理工作。现阶段,企业在进行档案管理工作之前,要选用工作能力较强的管理人员,确保管理过程中不出现违规现象,推动档案管理工作规范化开展。管理时认真分类,结合不同的档案,保存在不同的文档之中,做到针对性地整理,使各种文件、资料分类保存起来,便于日后查找所需的档案,从根本上避免出现档案找不到的情况。因此,聘用符合岗位要求的管理人员非常重要,促使分类和整理工作按照规定进行,做到正确归类,高效整理档案,体现出档案管理工作效率有所提高,可节省大量的时间,办理业务、发放养老金等等。由此可知,档案整理和分类工作是非常重要的一个环节,应依据档案内容、文件类型合理归档,这样才能提高档案的完整性。
  三、总结
  综上所述,要想解决企业养老保险档案管理工作中存在的问题,必须先完善管理机制,而后,依照规定和提出的要求,加强管理和监督,推动档案管理工作规范化进行,避免出现档案丢失的情况,使档案内容具有完整性。此外,还应做到与时俱进,积极运用先进的信息技术,高效整理养老保险档案,进一步提高档案管理的效率,促进社会保障机制得以落实。
  【参考文献】
  [1]贺玉慧.提高社会养老保险档案管理的有效途径探析[J].管理观察,2014(18):55-56.
  [2]林丽.企业职工养老保险档案管理问题及对策[J].档案与建设,2013(04):67-68.
  [3]兰民.市直企业养老保险档案管理实现规范化[N].许昌日报,2011-05-10(003).
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-14852047.htm