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企业档案管理创新与服务模式探析

作者:未知

  【摘 要】:企业的档案管理工作现如今已经成为了企业管理工作的重要的一部分,需要紧跟时代的脚步,积极地进行创新,这也是企业能够稳定地立足于当今社会的重中之重。企业档案是基础性的信息资源,能够将生产、科研以及人力资源等内容有效地保存下来,将企业发展的每一步都清晰地记录下来,能够让企业管理者更加直观地感受到企业的发展。本文主要分析了当前阶段的档案管理的常见模式及不足,以及如何转变发展模式,才能够促进档案管理的发展。
  【关键词】:档案;创新;管理
  【中图分类号】R271.6 【文献标识码】A 【文章编号】1672-3783(2019)06-03--01
  在现代化发展迅猛的当代社会,企业单位内部管理的好坏已经成为了企业能否在新时代中乘风破浪,获得先机的决定因素,也是影响企业竞争力的核心因素,所以企业要想提升管理能力,需要注重档案管理的优化力度,以及要提升信息资源的开发力度,这也是大多数企业在现阶段发展的重要目标。
  1 当前档案管理的常见模式
  1.1 分散管理模式
  分散管理主要是各个部门自行管理的模式,企业的档案信息按照不同的分类被分到各个部门,但是这种分散管理有着严重的弊端。这种管理模式因为缺乏严格标准的管理制度,导致了各种资源使用和开发都是根据部门的实际要求做出的,虽然在某种程度上管理更加人性化,更加灵活,但是由于档案的分散性,导致在总体信息管理上会出现信息不连贯的情况,档案管理的协同效率,也降低了办事效率,影响企业效益。
  1.2 集中管理模式
  集中管理模式是指企业档案管理工作由一个部门集中统一管理,在规章制度下按照流程管理,这种管理模式虽然比较集中系统,但是操作难度较大,因为档案管理涉及的内容很多,信息资源巨大,一个或者部分部门进行管理并不切实际,在某种程度上可能会出现偷工减料等情况。
  1.3 信息一体化管理模式
  信息一体化管理模式主要是基于互联网技术,这种管理模式将传统管理和现代管理结合到了一起,从而成为了一种较为科学合理的管理模式,也能够充分地对企业档案进行管理,在此基础上充分地对资源进行开发和利用,也显示出档案信息管理的巨大优势和价值。
  2 档案管理服务模式在转型阶段所出现的问题
  2.1 管理者没有正确地认识档案信息管理的重要性
  有些企业中的管理者一直没有意识到档案管理工作的重要性,许多员工也没有正确认识到档案管理工作的实际功用,并且觉得档案管理部门无法创造出具体的经济效益,没有什么经济价值。而且很多人把档案管理工作仅仅当成是信息的一种收集,这样就使档案管理真正的价值得不到开发,也为档案的管理工作带了很多障碍。这种情况普遍存在,也就很难推动档案管理工作的开展。
  2.2 没有建立健全的管理机制
  档案管理服务体系没有建立健全的管理机制,这也是档案管理中常见的问题之一。在档案信息管理方面存在的最大的不足是没有行之有效的管理平台,基础设施的相对落后导致了工作效率低下。这些导致了企业在市场中无法占据优势地位,由此循环往复,工作效率进一步降低,导致重要的档案信息损毁,从而影响到企业的决策,以及核心竞争力的下降。
  2.3 档案的信息化建设滞后
  现代化的信息档案管理的主要手段与信息技术紧密相关,在信息技术飞速发展的今天,信息化的水平也严重地影响着档案管理的工作,二者如果没有达到动态的平衡,就很容易导致档案管理工作的进度。而相关人员对档案管理的漠视,导致了相关投入的缺乏,使档案管理工作与信息管理无法同步,无形中大大拉低了档案管理的水平。
  2.4 管理者自身素质不高
  档案管理工作的管理者有些是从别的部门调动过去的,有些是没有经过严密地筛选,在某种程度上管理者并不专业,也可能没有经验,自身素质不过硬,导致了档案管理缺乏科学性以及合理性。从另一个方面看,这也是企业对档案管理工作不重视导致的,管理者不熟悉流程,对档案管理工作没有清晰的概念,就更不用说如何改变现在的局面,使档案管理工作朝着科学合理的方向发展。
  3 创新档案管理的新模式
  3.1 创新档案管理
  首先需要从整体上构建一个管理目标,朝着这个目标努力。在时代浪潮中,我国企业要面对着传统管理模式与思想观念和新的管理模式的冲击,因此要利用知识管理来对档案信息进行管理,这也是目前许多企业正在努力的方向。企业根据知识管理理论,对不同的档案进行归类保存,建立信息化的数据库,这样不仅提高了搜索效率,也为现代化的档案管理提供了实践依据,为企业能够进行科学化的决策做出了重大的贡献。
  3.2 完善档案分类管理体系
  大多数企业仍然采取的是传统的档案分类管理体系,这样虽然能够使档案之间具备一定的联系,却增加了后期搜索的工程量,使查询过程变得繁琐,工作效率低下。因此企业需要完善档案分类管理体系,应该将信息以单元的方式进行管理,对每一类的档案进行编号,使信息能够满足查询者的需求,在查找的时候能够降低搜索时间,不仅提高了工作的质量,也提高了工作效率。除此之外,企业还需要对档案室以及档案需要的信息进行调研,在此基础之上再进行档案的信息化建设。
  3.3 提高档案管理人员的素质
  档案管理的创新发展需要合格的人才,這就需要提高档案管理人员的职业能力和专业素质。企业在招聘时应该筛选具备合格素养的优秀人才,管理者也需要在工作的过程中不断地进行学习,提高自己的专业素养。企业也要定期地对员工进行培训,不断地更新知识,让管理者提高管理的能力水平,保证新型的档案管理能够为企业提供优质的服务。档案管理者需要重新审视自己的工作定位,加强自己的工作能力,从而提高自己的档案管理效率。
  3.4 提高档案管理服务水平
  企业应该提高管理服务的水平,对档案管理方式进行创新。企业需要将服务管理的理念与档案管理工作进行融合,将传统的档案管理的被动式变成一种主动的、自动化的服务模式,改善传统的档案管理中的记录,企业也要结合科学技术,通过整合档案信息建立数据库,从而提高档案管理服务的水平。
  结束语:
  在我国经济飞速发展过程中,信息化与网络技术已经遍布了社会中的各个角落,也对企业内部的信息管理工作也提出了更多的要求。档案管理是企业内部信息管理工作的基础,只有将档案管理工作做到位,才能建立起一个完整的内部控制体系,促进企业的发展。
  参考文献
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  彭森. 基于互联网+的企业档案管理创新实践[J]. 办公室业务,2017,(24):180.
  王毅,李晶伟. 大数据分析方法在企业档案管理中的应用[J]. 档案管理,2017,(1):57-59.
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