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面向知识管理的企业档案管理创新发展

作者:未知

  [摘要]随着经济的飞速发展,知识和信息的作用越来越重要,传统的企业档案管理模式已经不适应时代的要求了,必须以知识管理为基础进行创新发展。
  [关键词]知识管理;企业档案管理;创新发展
  作为知识经济时代的产物,随着信息化时代的到来,知识管理在各行各业中占的比重越来越大,它结合了知识经济理论、现代先进信息技术、现代的管理观念和企业的管理思想,是企业管理中一项非常重要的内容。企业档案管理也是企业管理中一项重要的内容,它是保障一个企业正常运行发展离不开的财富。所以,将二者结合起来,在知识管理的基础上对企业档案管理进行创新发展显得尤为重要。
  一、在知识管理的基础上对企业档案管理进行创新发展的原因
  (一)时代的要求
  随着经济的发展,人类社会进入飞速发展的信息化时代,人们对知识的需求跟要求越来越高,知识管理也随之产生。
  (二)传统的企业档案管理存在的缺陷
  有些传统的企业对档案管理的范围并不明确,甚至会把人事档案管理当成了企业档案管理的主要内容,这就导致企业丧失了很多第一手资料,不利于企业在市场中的竞争:有的企业对企业档案管理不够重视,看不到档案管理在信息化时代的价值所在;有些企业档案管理的管理观念落后,很少利用信息技术对企业档案进行系统有序的管理,这就使得档案管理的质量偏低,对企业档案的利用率降低。这些传统的企业档案管理模式不利于企业在信息化的时代的发展,必须进行创新发展。
  (三)企业档案知识管理的优越性
  1.丰富企业档案管理的内容
  企业档案知识管理是企业在档案管理过程中运用知识管理的方法和现代信息化技术,对企业档案信息进行收集和初步处理,在此基础上深入研究企业档案中有用的知识和潜在的价值,并对此进行二次加工,使企业人员更方便的获得信息,甚至创造新的有价值的信息,更有利于企业的长远发展。
  2.促进企业档案信息资源之间的共享与转换,减少重復劳动
  企业档案知识管理可以将企业每个部门、员工所掌握的知识、资源收集起来,分门别类的进行管理,使企业档案更加条理清晰,这个过程需要各个部门的参与配合,进行资源共享,使员工在再次查询使用时更加快捷方便,减少了重复劳动,提高了工作效率。
  3.提高企业的竞争力
  运用知识管理将企业在日常运行中,例如营销方案、财务报告、生产工艺、设计图纸、客户资料、货源情况等各种知识成果进行安全知识管理,更有利于企业总结经验教训,认识不足与优势所在,提高对企业自身的认识,从而实现对企业资源的最优化配置,提高企业在市场中的竞争力。
  二、在知识管理环境下的企业档案管理工作中存在的问题
  (一)企业档案管理人员的思维未及时转变过来
  企业档案管理人员是企业档案管理的主要执行人员,他们对企业档案知识管理的认知,对档案管理创新发展工作的影响非常明显。在传统的企业档案管理模式中,档案管理人员的主要工作重点是对一般常规档案的保存,所以他们的工作比较固化,并没有对所获得信息进行二次研究,对企业的发展没有更大的贡献。所以在知识管理的大背景下,档案管理人员更需要转变思维。
  (二)企业档案管理技术不到位
  在信息化迅速发展的大环境下,企业档案管理要对档案信息进行更好的收集,这就要求相关工作人员掌握各种先进的信息技术。
  (三)没有形成完整的企业档案管理体系
  在大多数企业中的企业档案管理部门都是独立存在的,其企业的其他部门之间的联系也就只有存放和提取档案的环节。而企业档案的知识管理要求对其他部门的信息资源进行合理的收集管理,就必须要了解其他部门的工作内容、对信息资源的需求。这就要求档案管理部门要加强与其他部门之间的交流、联系,形成一个包含企业各部门的、完整的企业档案管理体系。
  三、面向知识管理的企业档案管理创新发展
  (一)创新企业档案管理理念,加强对管理人员的思维引导
  要想改变档案管理人员的管理思维,最有效的方法就是从企业的高层开始,由上往下延续。正所谓“擒贼先擒王”,企业高层首先要大力支持对企业档案的知识管理,并且可以制定一系列规章制度来引导鼓励档案管理人员的思维转变。只有高层对管理观念的创新予以重视,档案管理人员才会有更多的制度支持以及资金的支持。而且企业档案知识管理的内容涉及企业的各个部门,仅仅靠档案管理部门是不太可能带动整个企业的部门配合档案知识管理的。
  (二)促进企业档案管理的信息化建设,引进先进信息技术
  要想实现档案管理的信息化建设,一是要有先进的技术,二是要有完整的设备支持。首先,设备问题,只要企业的资金到位,设备完全可以通过购买实现。所以关键就在于技术问题。要想引进先进的技术,就要有掌握先进信息技术以及相关知识的专业人才。企业可以通过两种方法获得:一是让已经掌握部分相关知识的人员进修学习,但是这就需要一定的时间,使得档案知识管理发展缓慢:二是引进具有相关专业知识的技术人员,直接引领企业进行档案管理的信息化建设,不过这可能会造成企业的人力过剩,浪费企业资源。所以企业可以综合二者,聘请专业技术人员在旁协助企业进行信息化建设。
  (三)建立新型的企业档案管理部门,促进管理体系系统化
  要想推动企业档案知识管理的有效实行,企业可以建立专业的档案知识管理部门及相关人员,并且制定相关制度来支持他们的工作。同时要求其他部门做好协同工作,建立起一个完整的管理体系。
  综上,知识管理下的企业档案管理对企业的长远发展具有很大的意义,必须要进行创新发展。
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