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新时期企业人事档案管理的深化和创新

作者:未知

  摘要:伴随着经济社会的不断繁荣,科学技术的发展日新月异,各行各业都面临着改革和创新的问题。企业的人事档案管理是企业人力资源管理的重要内容,它对于一家企业的兴旺和发展发挥着不可替代的作用。本文笔者根据多年在企业从事人事档案管理的相关工作经验,从目前我国企业人事档案管理现状出发,分析在企业人事档案管理工作中存在的主要问题,并提出在新时期企业深化和创新人事档案管理的路径,以期更好地促进企业的健康长足发展。
  关键词:人事档案;档案管理;问题;路径
  在市场经济背景下,企业人事管理的作用逐渐凸显,成为企业吸收人才的重要形式,越来越多的员工都会关心自己的档案内容以及档案的储存问题,但在发展的过程中,企业的人事档案管理以及档案的利用仍然存在一些缺陷,比如部分领导对于人事档案管理工作的重视程度不够、档案的信息化程度还有待加强、人员素质偏低以及档案材料的制作还不够规范等,导致因工作的调动,员工的档案会出现“死档”或者“无档”的情况,有些企业因为缺乏相关的规范管理制度,不能为员工提供档案的接收和储存服务,造成档案信息不完善。人才是一个企业发展生生不竭的动力和源泉,而人事档案管理就好比一个人才信息库,对企业未来的发展走向至关重要。
  1 企业人事档案管理现状
  随着社会的发展,过去陈旧的人事管理的人才选拔制度已经成为限制现代企业发展的重要因素,虽然不少企业的相关人员都意识到了这一问题,并采取了一些措施,在职称管理、人才选拔以及人才流动方面都进行了一些改革和创新,还取得了明显的成效,但由于改革措施从根本上看依旧存在目标定位不清晰的问题,管理制度缺乏规范性和系统性,没有与企业的发展方向相匹配,加上竞争、激励和监督机制的不完善,人员管理和绩效考核方面的措施缺乏可操作性等,使得企业内部员工没有危机感,安于现状,同时那些积极进取的人没有得到相应的回报,长此以往,无疑会导致恶性循环,对企业的发展十分不利。企业人事档案管理工作质量长期得不到提升,不仅不利于人才的流动、培养和提升,企业内部的各项工作开展也会深受阻碍,因此,现代企业的人事档案管理工作的深化与改革刻不容缓。
  2 企业人事档案管理工作凸显的主要问题
  2.1 部分领导干部对人事档案管理工作重视不足
  在企业中,领导发挥的是榜样带头作用,领导的思想在很大程度上也会影响员工,而目前我国的企业人事档案管理首先面临的问题就是部分领导干部对这项工作的重视程度严重不足。现代企业在发展的过程中不断改革制度和重新整合,产权方面也会相应产生一些变动,不少企业管理人员由于缺乏对人力资源的了解和认识,将大部分的注意力都放在了产品的销售和经营上面,对于人事档案管理这类基础性的工作视而不见,也就使得档案管理的价值在企业里长期得不到体现。诚然,相比起销售环节,人事档案管理工作的收效很慢,可能需要花费很长的时间才能取得一定的经济利益,但管理本身就是一项长期性的工作,同时从长远来看,又关系到企业发展的命脉,要求管理者能够深谋远虑,高瞻远瞩。
  2.2 人事档案管理信息化尚未普及
  近年来,互联网技术飞速发展,将人类带入了全面信息化的时代,网络改变了人们的生活方式的同时也丰富了人们的工作方式,对社会的各行各业都产生了或多或少的影响。在信息化的时代潮流下,我国的人事档案管理工作仍然在原地踏步,企业领导对这项工作的不看重导致在这方面的资金投入少之又少,因此综合来看目前国内的人事档案管理信息化程度偏低,很多企业还完全依靠人力完成所有工作,管理方面也几乎是依靠纸质储存,耗时耗力。受传统档案管理方式的影响,大部分企业都没有专门的档案室,而利用互联网可以高效快捷地处理以上的工作,引入现代化的信息设备和系统,在节省人力的同时,还能有效提升工作效率,减少企业的管理成本,实现对企业人才的全方位监控和管理。
  2.3 人事档案管理人员素质有待提升
  人事档案管理人员的素质对于人事档案工作效率的提升具有重要意义,由于当前我国企业中人事档案管理专业人员缺乏,通常由行政人员担任相关的工作,而其没有接受过专门的理论学习,对这方面的工作也只是浮于表面,工作效果也不甚理想。因此,新时期需要具备专业素质的企业人事档案管理人员,以更好地顺应企业未来发展的需求,利用科学合理的管理方法创新人事档案管理,为企业的发展提供更多的人才资源。
  2.4 人事档案利用范围有限,方式陈旧
  实行更好的人事档案管理,根本上就是为了充分利用档案资料,但从目前的情况来看,不少企业的人事档案管理只是单纯停留在整理和保存上面,重视保密环节,但却忽视有效利用,纵然使用,其涉及的范围也非常有限,内容主要是简历的基本情况,通常只有上级领导才有权利查阅,这也使得人事档案管理工作显得十分被动,缺乏灵活性。
  2.5 人事档案材料制作不规范
  当前我国企业在人事档案材料制作的过程中,由于缺乏对专业知识的了解,一方面存在分类不规范的问题,人事部门的工作人员即使知道人事档案的保存需要分类,但对具体的操作不能很好地把握,因此给人事档案的查阅和利用造成了诸多困难;另一方面是材料的制作,根据相关规定,重要的档案材料是需要使用16開的办公用纸,并且不允许出现不规则、破损、卷角等现象,否则必须要经过一定的技术加工之后才能顺利入档,但现实操作的过程中,不少材料仍然使用的是A4纸,这给后续的集中整理和装订工作都加大了难度。
  3 新时期企业人事档案管理的深化和创新路径
  3.1 加强管理人员专业知识学习
  时代在发展,技术日新月异,不断地改变着我们的工作方式,在信息化管理的背景下,对人事档案管理工作人员来说也是一项全新的挑战,因此要想有效提升企业人事档案管理的工作质量和水平,首先需要考虑人的因素,培养更多能够适应现代企业未来发展方向的人才来应对环境和技术的变化,加强相关管理人员专业知识的学习十分必要。在人员管理上,企业一方面要重视提升档案管理工作人员的思想道德素质,强化其责任感,另一方面要采取多种方式鼓励工作人员提升专业知识水平,定期或者不定期组织集中学习,践行终身学习理念,有效扩展自身知识面,掌握电脑的相关系统操作,提升文字处理能力和综合分析能力,使自己成为应用型、复合型人才。   3.2 对人事档案进行信息化管理
  企业要想切实做好员工的人事档案信息管理工作,就需要建立起一个以信息技术为支撑的系统,但不是完全抛弃过去的管理方式,而是取其精华、去其糟粕,建立起将纸质档案与数字档案相结合的管理系统,实现优势互补,提高人事档案的信息化程度。在现代企业中建立人事档案信息管理系统,将每位员工的信息详细录入到数据库当中,然后把纸质资料通过技术手段转化成影像资料保存在员工的档案中,这对于提高人事档案管理的工作效率有重要意义,有利于实现档案管理工作的网络化和信息化,只需要录入一次数据就可以重复多次使用,调用信息也十分便捷,同时纸質档案也得到了更好的保护,降低了丢失的概率。
  3.3 对人事档案进行动态管理
  收集人事档案信息的过程中要重视及时性和完整性,针对虚假信息要坚决剔除,整理要遵循认真严谨的原则,调用人事档案的时候要确保安全性,因为涉及个人隐私,所以这是人事档案管理人员的责任,信息出现变动之后,其人事管理档案应该及时更新,要求档案管理人员注意所有员工档案材料的更新和补充,避免不必要的麻烦。对于有些工作出现调动的员工,需要在原始的电子文档中做相应的标明。企业中的人事档案其实就是一个人才库,为了企业的健康长远发展,要建立优秀人才库,将取得了专业技能证书或者相应工作资质的员工纳入到优秀人才库中,这样一来,企业在选拔和任用员工的时候能够更加精准、高效和便捷,使得人事档案的作用得到最大程度的发挥。
  3.4 重视人事档案信息入档和修复工作
  收集、录入、验证等环节都是企业人事档案信息管理的重要流程,在人事档案的信息化建设进程中,档案管理工作者要切实做好档案的后期检查和修复工作,一旦出现问题,要及时调取源数据进行比对,及时更改,保证数据信息的真实性和准确性。
  4 结束语
  综上所述,企业的人事档案管理本身就是一项比较繁琐复杂的工作,也是一项对专业性和科学性要求比较高的工作,从事档案管理工作需要有专业的理论知识和一定的实践经验,同时还要细心、耐心,全身心投入并重视每个细节,保证档案信息的真实和准确。尽管目前我国的企业人事档案信息管理还存在一些问题,但解决问题一定要比发现问题要容易。所以要求企业应该加强对档案管理工作的重视程度,在资金和制度方面给予支持和帮助,提高人事档案管理的信息化程度,利用人事档案管理系统和相关平台,培养更多适应企业发展的人事档案管理人员,以便企业更好地利用人才资源,在促进自身的健康长足发展的同时也能为经济社会的稳步向前提供更加坚实的保障。
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