浅析事业单位人事档案管理现状及对策

作者:未知

  摘 要:随着信息化时代的不断深入发展,事业单位人事档案管理工作取得了一定的成绩。但是,面对新时期的新任务和新挑战,传统纸质版档案管理不再适应工作需要,以及档案管理人员的专业化程度不高等问题,一定程度上限制着人事档案管理工作的规范化、高效化。从事业单位人事档案管理现状入手,客观全面分析存在的问题,并从实际出发提出有效对策。
  关键词:事业单位;人事档案;管理
  中图分类号:G278        文献标志码:A      文章编号:1673-291X(2019)13-0123-02
  一、引言
  人事档案管理,是指对人事档案进行的从收集、整理到存储再到被利用的整个过程。作为事业单位工作的重要构成,人事档案管理扮演着重要角色,主要表现于社会地位与社会职能两方面,是干部在个人经历及专业素质方面的重要体现之一,更是事业单位干部评价、考核、任用的重要参考依据。通过长期的发展,事业单位人事档案管理工作已经逐步制度化、规范化。随着企业现代化管理理念的不断深入,以及企业管理制度的不断发展,人事档案管理工作也需通过创新取得发展。
  二、事业单位人事档案工作存在的主要问题
  1.对档案管理工作不重视。大部分单位和人事档案管理专干对人事档案管理存在误区,重要性意识有待加强。相对于其他事业单位的业务,人事档案管理工作处于被“边缘化”的地带,尤其是与核心业务相比,更是可有可无。由于人事档案工作非核心业务,又不可取得有效业绩,对单位的贡献又是忽略不计。因此,人事档案管理工作很不受重视。除此之外,部分人事档案管理人员认为档案管理工作简单机械,不出成绩,需要了就查询下,是一项没有难度和意义的工作。
  2.人事档案更新不及时。很多事业单位都存在档案陈旧、更新不及时的问题。目前事业单位个人档案中,大多存档的是个人信息、干部考察表、任命文件、职称评定材料、入党材料和年度考核表等等。但是,对于干部每年更新的个人信息、奖励及培训资料,未能及时存档更新。一般都是人事专干收集更新,干部本人也没有意识或者不知道需要提交每年最新的资料给人事专干用于存档。
  3.人事档案信息化程度不高。在科学技术的不断发展中,信息化技术也日新月异,对人事档案管理应用现代信息技术已是普遍现象。但在实际操作中,对于一些先进的技术手段没有进行充分挖掘和发挥其作用,人事档案管理现代化、智能化、数据化有待推广,有些单位只是简单地将人员信息、档案目录进行了电脑输入,资料检索、调阅则进行手工操作,对于无纸化阅档基本没有实施。由于投入不足,电子化硬件设备无法保障。有些单位甚至有没有仿真扫描仪,计算机硬件和档案存储设备落后,无法满足新时期档案管理工作的信息体系需要。
  4.档案管理人员专业度不高,存档工作不规范。档案管理工作对于档案管理人员的业务能力和综合素质都有一定要求,需要专业人员从事档案管理工作,具体是指具备先进理念与专业技能知识的人事档案管理人才。但是由于目前很多事业单位档案管理专干的非专业性、非专职性,导致档案管理工作依然存在存档不及时、不仔细甚至不规范的现象,这些现象直接影响了档案管理工作的质量,不利于事业单位后期工作的正常开展。同时,由于人事档案管理人员没有经过专业的培训,档案业务专业度不高,专业素质水平普遍得不到提高。在信息技术飞速发展的今天,对档案管理人员专业化水平的要求也越来越高。
  三、事业单位人事档案管理的新思路
  1.改变管理意识,重视档案管理工作。提高档案管理工作的重视程度,要从领导和档案管理专干两个方面开展。一是单位主要领导。只有一把手领导认识到档案管理工作的重要性,充分知晓其对单位未来发展的作用,配备专干开展工作,督促专干提高档案管理工作,才能促进档案管理工作的长足发展。二是事业单位的档案管理人员。档案管理人员要立足单位长远发展,不断汲取最新的相关知识,参加相关的培训,坚持与时俱进,不断更新自我的知识结构和观念。
  2.及时更新保存档案,对人事档案进行动态管理。人事档案管理人员作为专职的干部,除了具备基本的专业性之外,还必须由责任心强的干部担任。人事档案更新是档案管理的基本功,特殊的捷径没有,关键要靠管档人员的责任心和相关部门及员工的档案意识,有变动的鉴定后及时入档,这是最终的更新之道。一是定期填写职工情况履历表或者变动情况表;二是建立健全档案归档制度,凡与员工密切相关的材料,如职称材料、工资材料、党团材料、奖励处分材料等,形成后一定有一份交由人事部门归档;三是推行人事档案电子化管理。
  3.改善档案管理环境,实现规范化。首先,提高人事档案人员的技术水平。要保证档案工作人员的配备,及时组织档案工作人员参加专业化培训。其次,硬件环境和软件设施的改善。例如,各单位需要设置专门的人事档案办公室、存放室等,同时要统一配置人事档案管理专用电脑、保密设备等软件设施,便于工作的开展。最后,加强档案管理智能化和信息化。在档案管理工作中,要将传统管理与互联网信息化管理相结合,打造智能管理模式。例如,借助计算机做好电子档案的登记、保存、查询等工作。需要注意的是,在利用计算机等电子设备的同时,也要及时学习和掌握相关网络安全知识,加强档案管理的安全性和保密性,通过智能管理模式,既可以提高档案管理工作的安全性和完整性,又能够有效提高档案管理工作的使用性。
  4.完善人事档案全文数据库建设。推进人事档案管理工作信息化进程,把文字资料向数据资料进行转变,充分利用微机、扫描仪等现代设备和现代技术,将不易保存的纸质档案转变为PDF文件、电子照片等形式,再用微機进行全面整理,按照相关分类进行保存,完善相关信息,利用微机中的“关键字、年份或分类”检索、查询等功能,实现查询档案的智能化。通过人事档案数据库的建设,实现人事档案纸质化和数据化同储存、同管理、同利用。
  5.配备专业档案管理专干,实现专业化。一是配备专业的档案管理人员。人事档案的分门别类、信息化录入、更新等工作,需要耗费大量的时间和精力,才能做到细致、规范化和专业化,同时也是一项延续性工作,因此必须配备专业的档案管理人员。二是提升档案人员的素质。档案管理人员的素质高低决定了人事档案工作管理的好坏,因此提高档案管理人员的专业素质非常必要。通过“请进来,走出去”的方式,加强交流培训,通过培训提升其业务能力和综合素质,为工作顺利推进提供有力保障。
  参考文献:
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