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信息化时代应如何做好档案管理的创新及发展

作者:未知

  【摘要】档案管理是一个具有历史的管理方式,包括着各种记录,对单位以后的发展起着铺垫作用和较高的历史价值。单位想顺利发展要跟随时代发展潮流,努力在信息化时代做好档案管理的创新与发展。本文首先对信息化时代的档案管理进行了必要性的阐述,其次对信息化时代档案管理中存在的问题进行分析,最后提出适应性的解决方法,使档案管理工作在新时代的背景下更快更好发展。
  【关键词】信息时代;档案管理;创新;发展
  在信息化时代的大背景下,电子技术被运用的越来越广,因此,档案管理的创新与发展就有了更好的发展前景。传统的档案管理已经被逐渐取代,不再符合这个社会的高速发展,档案的信息化管理已经越来越广,全面实行信息化的档案管理也正在施行。因此,我们需要根据时代的发展潮流,对档案管理的信息化进行创新与发展,从而提高档案信息的安全性与便捷性。
  一、信息化时代档案管理创新的重要意义
  在信息化时代,计算机技术被人们熟练的使用,同时,也便利人们的交流与沟通。电子技术不但在生活中运用,在工作中也融入各行各业之中,在档案管理的行业之中,对传统的档案管理业带来冲击,档案管理需要创新与发展,对单位的档案管理具有促进与提高的作用。
  二、档案管理工作出现的问题
  (一)管理方法不先进。当前来看,档案管理还是在用原来的以人工手写人工保存的方法来进行保护。但是,在经济飞速发展的情况之下,信息化技术对传统的人工管理档案提出了新的要求,被管理的档案越来越多,原来越复杂,仅仅依靠单纯的人力来撰写很容易出现差错并且时间不充足,这样就可能造成档案的失误,影响档案的安全性和真实性,对企业的发展造成负面的影响。
  (二)管理人才不专业。管理人才在档案管理的工作中,起着重要的作用,工作认真、技术熟练就会对档案的管理形成积极的促进作用;相反,则会出现有弊端的场面。由此可见,档案管理的人才有很大的影响,需要专业的人士来进行管理档案,这样才会保证档案的安全性、真实性和可靠性。但是目前来看,我们缺乏相应的管理人员,管理人员不能熟练应用计算机技术和了解相应的知识背景。计算机技术不能熟练应用就会对档案的管理造成一些误差,违背管理档案的科学性。只有提高管理人员的技术层面才会促进档案管理的成长与创新。另外,管理人员的工作态度也十分的重要,如果管理人员对工作不认真,甚至忽视这个工作的重要性,那么就会对档案管理工作造成很大的负面影响,这就对单位的档案管理工作有制约作用。
  (三)认识不够,资金不足。在一个单位的发展之下,档案的作用极其重要,对单位的发展有很大指导和促进作用。但是,经济发展非常迅速,人们更加注重利益的变化。一个单位的利益变化固然重要,但是档案的管理也需要受到相应的重视。当前,档案管理还是停留在原来的最基本的基础之上,采用人工撰写、档案袋储存的方式。档案管理的传统方式需要改变,如果没有继续改变,就容易造成档案保管不当,对单位的发展造成不利的影响。
  三、信息化时代档案管理的创新与发展
  (一)管理方法的创新。在计算机技术走入大众生活时,传统的档案管理很难再继续下去,需要传统的档案管理对其自己认真审视,改变自己的工作方式,有一个创新和发展。在档案信息的管理中,需要用计算机技术进行录入,取代传统的人工手写。应用计算机技术时,会有多种排档选项,可以根据类型、时间、部门进行分类,这样方便调查信息的快捷和使用。
  (二)不断增强专业人才的培养力度。专业的管理档案人才在管理工作中起着重要的作用。当然,现在专业化的管理人才相对短缺,所以现有人才价值更高。如果想要最大限度地对人才进行管理并且保证档案管理的高水平,首先,可以对管理人员进行专业性的培训,增加他们的工作技术,并且加强他们的工作理念,档案管理是一个很严肃的工作,需要付出一定的精力。其次,教授管理人才系统的计算机技术,方便他们工作时使用,如果可以实现老员工带新员工就更好了。最后,单位在重视档案管理的背景之下,可以安排员工外出进修,为了单位的发展谋取更多的价值。
  (三)提高认识,加大资金投入。在新时代背景下,传统的档案管理需要一定的创新与发展,需要符合时代发展的潮流。当然,单位也要充分认识到这份工作的重要性与影响性。首先,可以加大对于档案管理人才的培训资金,提高管理人才对工作重要性的认识,引起管理人才的重视。其次,加大管理人才的办公使用条件,确保大数据系统下员工可以顺利高效科学地完成工作分类与保存。最后,定期检查档案管理工作,确保档案管理工作的创新与发展。
  四、结语
  综上所述,单位想要蓬勃发展,首先必须意识到信息化时代档案管理工作的重要性及其意义。其次要纠正信息化时代档案管理工作存在的弊端,为了档案管理工作的创新与发展,在人力方面加大管理,制定相应的培训策略,增加办公用品,对档案管理的工作具有一个新的创新管理方法,提高单位的管理技术和对档案管理的认识,确保资金能够促进工作顺利进行。最后,档案管理的创新与发展需要大家一起努力,只有工作人员认真负责,领导认可,才可以在信息化时代实现更好的创新与发展。
  【参考文献】
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  [2]谢庭梅.信息化时代科技档案管理的創新研究[J].企业科技与发展,2016(05):222-224.
  [3]潘亚丽.信息化时代机关事业单位档案管理的创新[J].办公室业务,2015(07):35-36.
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