档案管理信息化综述

作者:未知

  摘 要 随着科学技术的飞速发展,我们进入了网络信息时代,许许多多的工作都实现了信息化管理,曾经依靠人工整理,人工管理的档案,现在可以通过各种先进的技术实现信息化管理。本文主要探讨了实行档案管理信息化的优点与推动档案管理实现信息化的措施。
  关键词 档案管理;创新理念;管理信息化
  一直以来,档案资料管理工作都比较复杂,而实现档案管理信息化,则可以使档案管理工作更加方便,减轻档案管理人员的负担,不过,对档案进行信息化管理也需要通过现代信息网络技术,数字化技术等[2],因此,档案管理工作人员必须创新管理理念,改变旧的管理方式,跟上时代的步伐,对信息化管理进行了解,学会进行信息化档案管理,并提升进行信息化档案管理的能力。
  1 实现档案管理信息化的优点
  1.1 有利于提高管理工作的效率
  在之前的档案管理工作中,管理人员主要通过人工操作实现档案管理,人工收集,人工整理,人工分类,人工抄写,人工记录,人工统计等等,既要保证收集的档案资料完整,还需要保障分类的准确无误,记录的规范,统计的清晰等,总之,整个工作的过程烦琐,花费的时间也很多,管理工作人员需要消耗很多的精力,而且,如果一不小心出错了的话,这些复杂的工作又要重新进行一遍,时间、精力都翻倍的消耗。所以,传统的档案管理工作方式会随着科学技术的发展进步而逐渐被淘汰。相反的,信息化档案管理可以利用计算机对档案资料进行收集,分类,储存,统计,并且非常方便以后进行查找,不必再进行复杂的纸质资料的整理、管理、查找,也不必担心档案资料被弄丢。总之,通过信息化管理,一切工作都变得简便易行,提高了管理工作的效率。
  1.2 有利于资源进行共享
  在传统的档案资料管理工作中,档案资料往往储存在专门的档案储存柜中,查找起来十分的不易,导致这些档案资料大部分时候都闲置在档案储存柜中,信息往往不能做到共享,还占用了储存空间,浪费了资金与资源。而对档案进行信息化管理,档案内容全部记录到计算机当中,对档案的目录和内容进行合并管理,并建立档案信息系统,互联其他信息系统[1],这样,各类档案管理的信息动态都可以展现出来,实现了信息资源的共享,可以有效地提高档案管理工作的效率。
  1.3 有利于档案资料的保存
  传统的档案资料都是纸质资料,而纸张向来都是容易损坏的,像遇水字迹开散或纸张破烂,难以长久的储存。更何况,在储存大量纸质档案资料的档案库里,如果没有保持环境的干燥整洁,这些纸质资料是很容易发生霉变腐烂的。工作稍有不慎损坏了这些纸质资料或储存不当毁坏了这些资料,造成的后果都是难以挽回的。而与纸质档案资料相比,利用计算机对档案资料进行信息化管理、储存是可以保存良久的,这些电子文件只要不被删除,便可以长久的保存在计算机中,而且,计算机的信息量大,储存量大,大量的档案信息都可以储存在计算机当中,不被损坏且易于查找。
  1.4 传递速度大大的提升
  传统的档案资料传送是靠人手传递,邮政快递传送,其传递的速度慢,过程长,期间还容易损坏或丢失,给档案资料接收人员造成不便与损失。而信息化档案管理,利用计算机在网络进行信息传递,极大地提高了传递的速度,方便了查找递送人员与接收人员。
  1.5 有利于保障档案信息的安全
  传统的纸质资料档案储存,其安全性是难以得到保障的。在储存大量档案资料的储存库里,稍有不慎被外来人员进入,偷看或泄露了档案信息,这也不是没有可能的,甚至在这么多的资料当中,偷偷拿走一份也是难以被察觉的。所以,其安全没有保障。而信息化管理,计算机储存信息其保密性较高,安全性也较高,档案信息的安全可以得到良好的保障。
  1.6 有利于减轻管理人员的负担
  传统的档案信息管理,人工整理,人工看管,人工查找,尤其是看管,稍有不慎,就造成巨大损失,给管理人员带来巨大的压力。而若是实现信息化管理,其查找方便,保存方便,安全性较高,传递速度也快。极大地方便了管理人员,大大减轻了管理人员的负担。
  2 推动档案管理信息化的方略
  2.1 推动档案管理理念创新
  实现档案管理信息化,首先必须创新档案管理人员管理理念,转变传统的管理理念,还要创新档案管理模式,将先进的科学技术手段融入档案管理当中,充分发挥档案管理信息化的优势,通过理念创新实现实践创新。
  2.2 实行多样的档案服务模式
  在传统的档案管理当中,只注重了档案管理的形式,没有将档案管理工作落实到具体的服务工作中[1]。新时期,档案管理人员需要改变档案管理理念,档案管理工作需要落实到服务层面,对档案进行信息化管理,多样性服务,满足社会对档案信息资源的需求[1],如此,能让社会大众接受并适应档案信息化管理,推动实现档案管理信息化。
  2.3 确保档案管理信息化的规范
  之前的档案管理工作中,档案信息管理工作没有统一的标准 导致档案信息服务基础差,档案的质量普遍不高,而档案信息化可以通过磁盘,光盘等进行档案整理、分类,实行统一的标准,进行标准化管理[1],保证档案管理信息化的规范性,标准性。
  2.4 保证档案管理信息化的安全
  虽然实行档案管理信息化,用计算机系统保护档案信息,不会像传统的档案管理一样,容易使档案文件损坏,丢失,但是,如今科技发达也有一些负面影响,让一些网络技术高超的人,俗称黑客,装了空子,他们会對网络档案信息造成威胁,所以必须加强网络档案信息的安全防护,对文件进行加密保护,进行数据备份,还要通过设立身份认证,防火墙等方式进行安全保护,确保信息化档案管理的安全性。
  3 结束语
  对于一个国家的资源信息化管理来说,实现档案管理信息化是有非常重大的意义的。所以应该更加重视档案管理信息化的建设,重视档案管理理念的创新,通过科学技术推动档案管理实现新发展,提高档案管理的质量和效率,通过信息化的档案管理,使更多的行业能够受益。
  参考文献
  [1] 张霞.档案管理理念实现档案管理信息化[J].科技资讯,2016,(14): 72-74.
  [2] 王迪.创新档案管理理念实现档案管理工作的信息化[J].中国科技投资,2017,(34):218.
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