如何实现毕业生档案管理信息化

作者:未知

  【摘要】毕业生档案是学校、组织和个人在招考报考过程中直接或间接形成的具有保存价值和保存的必要性的文字、图表、图像等其他各种形式和载体的真实记录。为了实现毕业生档案管理的信息化,本文通过毕业生档案信息化建设策略、当前学校毕业生档案工作普遍存在的问题与解决办法来阐述实现毕业生档案管理信息化。
  【关键词】毕业生档案 信息化
  毕业生档案是原始信息的一种资源,是原始信息和信息载体的统一体。然而,许多高校的招生档案存在数量冗余、保管条件较差、查询和利用效率较低、管理人员知识结构老化、单一的问题。这些问题严重的影响着高校招生档案管理工作的质量和实效,因此要解决这些问题最好的办法就是实现招生档案管理的信息化。
  一、毕业生档案信息化的内涵
  所谓毕业生档案管理信息化就是使有现实利用价值的档案内容数字化、网络化、信息化,不仅要发挥毕业生档案的凭证作用,更要注重发挥毕业生档案信息的功能。依据《全国档案信息化建设实施纲要》提出的全国档案信息化建设的目标和主要任务,在学校信息化改革中要本着统籌规划,统一标准,分级建设,安全保密的原则,加强档案信息化基础设施,加强电子文件归档和电子档案的规范化管理,推动档案管理的数字和数据库建设。毕业生档案信息化建设更具有特殊意义,因此,不能简单地把毕业生档案的数字化、档案信息网络的建设等同于一般的档案信息化建设,而应从多方面入手来加强毕业生档案管理信息化建设。
  二、实现毕业生档案信息化建设策略
  (1)提高毕业生档案工作者的素质,特别是加强毕业生档案信息化人才队伍建设,建设复合型的毕业生档案管理队伍。毕业生档案人员不应单纯是档案的保管员,还应具备高校学生管理工作的专业特性,熟悉毕业生工作,明白毕业生档案对于高校招生就业工作的重要性。一个档案管理者,特别是毕业生档案的管理者必须有较好的基础知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识素养。只有具备一定的适应计算机技术和网络技术发展需要的基本技能,才能处理好档案信息的数字化和网络化,做好网络环境下的毕业生档案信息资源的开发。
  (2)提高高校毕业生档案标准化、规范化水平就要推进毕业生档案管理信息化建设,必须抓好档案标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。档案信息是一个内容十分丰富,形式极其复杂的信息源。要保证毕业生档案管理的规范性和人们轻松、快捷的在网上查档,就必须遵循一定标准。否则,就会影响利用者快速、准确的查阅档案。
  (3)抓好学校档案数据库的建设。目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据库建设。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。
  (4)搭建学校档案信息化建设平台,提高认识,加强领导,强化档案管理意识,建立健全档案管理制度。提高和增强学校全体师生对档案工作特别是毕业生档案工作的重要性的认识,是搞好学校档案工作的先决条件。
  (5)加强横向联合,实现信息资源共享。学校部门多,人员复杂,学生流动性强。因此,对于毕业生档案管理也是复杂多样的。建立一个完整的校园信息系统,实行一体化管理,充分发挥整体优势。通过建立联合目录,形成网络,实现资源共享,使招生档案的利用率提高,避免不必要的重复和浪费。
  三、当前学校毕业生档案工作普遍存在的问题与解决办法
  (一)存在的问题
  (1)档案意识淡薄、档案材料不全。一方面,由于学校教学工作任务繁重,导致各部门不能及时地提交各类档案材料,从而导致档案的收集不全,可能使重要材料流失,归档材料质量不高,缺乏完整性;另一方面,在学校教学过程中,有很多教师对毕业生档案重视程度不够,档案归案意识不强,档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高。
  (2)档案管理手段落后、硬件设施不达标。目前,大多数学校没有形成主动对档案资料进行分析、编研,以便有效地提供利用服务的意识,操作上也都是传统的、低效率的手工方式,极少运用计算机及网络技术进行管理,还处于一种被动的、消极的状态,这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。
  (二)解决办法
  (1)加强档案部门网上办公先进设备的配置,加快档案信息化建设。档案管理信息化,需要购入设施设备。我们要争取学校领导的对招生档案管理的重视,加大对招生档案信息化的投入,尽可能地创造条件,推进招生档案信息化建设的发展。
  (2)加强信息人文管理。所谓信息人文管理是从人与社会的角度对招生档案信息进行管理,其主要管理手段是档案制度化、信息政策话,大力推崇档案信息文化。在推进档案信息社会化中,应当重视相应的信息法律、信息政策和信息文化的建立,没有这种人文管理提供支撑,要想充分实现学校招生档案信息的流动性、共享性和价值性是不可想象的,只靠信息技术是难以实现档案信息社会化的目的的。
  (3)采取切实可行的信息保护措施。加强使用电子档案的法律、制度的制定,用法律和制度来保障招生档案这一特殊资源的齐全完整。将纸质招生档案信息转化为数字化信息,就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源,要实现这一点,必须依靠网络,必须配备统一的管理设备。
  实现计算机在档案部门的全覆盖。要为学校的招生就业工作发展提供快、准、全的档案信息,计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用开发计算机招生档案管理系统可实现:档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引,以及文档一体化管理等。采用高容量的存储载体。随着毕业生人数的变化,毕业生档案数量的增加,档案部门面临着沉重的档案室压力,以及档案自然老化和人为损害的难题,这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的移动存储系统,可以解决档案信息存储难的问题,同时解决毕业生档案管理人员的工作量,并能提高档案工作效率。
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