新形势下,如何实现学校档案工作的信息化

作者:未知

  档案管理是学校常规管理工作的重要组成部分。随着教育教学改革的不断深化,各式各样的教学科研活动和各类专题检查不断增加,学校管理工作越来越规范化、制度化、精细化,需要归档的资料也越来越多,档案资料成倍增加。随着信息技术的发展,用于档案管理工作的技术设备也逐渐更新换代,为学校档案管理的创新提供了条件。因此,信息化建设成为学校档案管理工作急需解决的问题。
  一、实现档案信息化管理的意义
  1.便于管理,避免丢失。纸质的档案资料在收集、整理、归档、利用过程中可能存在资料损坏、丢失的问题,而档案信息化管理可以避免重要档案在这个过程中的损坏及丢失。
  2.便于开发利用,提供优质服务。传统的纸质档案利用起来相当麻烦,查找到目录后还要在浩如烟海的档案资料中查找,而且同一份档案在同一时期只能由一个人借阅。实现档案的信息化管理之后,人们可以在计算机上查阅档案资料,极大地提高了工作效率;同时,档案资料的电子化也便于学校对资料进行二次开发和利用,提高了档案资料的实用性和利用率。对档案进行信息化管理,可以为学校各项工作提供更加优质的服务。
  3.便于存储。随着档案数量的增加,学校档案管理工作面临着沉重的库房压力。档案信息化管理利用计算机硬盘或光盘存储,可以很好地解决档案信息存储难的问题。
  二、目前存在的问题
  1.思想认识错位。部分学校对档案信息化建设的重要性了解不够,思想认识上出现偏差,因而往往怠于配合、协助。
  2.人员配备缺位。端州区各学校的档案员基本上都是由教师兼任,他们每天需要应付日常大量的教育教学工作,很难抽出更多时间开展档案信息化工作。目前,学校都是临时聘请档案员做学校档案资料的整理归档工作,人员配备不到位,导致工作难以开展。
  3.技术指导失位。档案信息化建设涉及很多新情况、新问题,有些内容專业性较强,究竟如何入手、怎样操作,缺少相关的业务指导。
  4.资金来源不足。档案信息化建设在加强规范管理、加大硬件投入等方面需要较大支出,而学校经费中用于档案建设方面的专项资金很少,不能满足工作需要。
  三、关于档案管理信息化建设的几点建议
  1.加强重视,充分准备。学校领导要高度重视档案信息化建设工作,成立领导小组,落实工作责任,落实相应的资金、设备、人员,建立健全相关的管理制度,为推进学校档案数字化建设提供保障。
  2.建立管理机制,实现规范建设。在档案信息化建设的过程中,各学校还要建立相应的管理机制,提供制度保障。首先,要明确相关责任,保障电子档案数据的安全性;同时,还要从档案电子文件的收集、整理、归档、管理、利用等环节对电子文件的操作进行严格的控制,提出具体要求。
  3.配置硬件设备,推进基础设施建设。要推进档案信息化建设,就要为档案室配备计算机、打印复印一体机、数码相机以及扫描仪、投影仪等信息化设备,也要为档案管理人员配备计算机。
  4.开展培训,掌握专业水平。档案信息化建设对档案管理人员素质的要求越来越高。不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理,而且要掌握计算机知识、数据库管理技术和网络安全防护知识,熟悉档案室情况,及时跟踪了解档案业务的最新领域及其发展趋势。为确保学校档案管理信息化建设的顺利开展,学校要加大对档案员计算机技能及档案信息化水平的培训力度,使档案管理人员积极参加市、区档案局组织的电子文件归档及管理有关知识的培训,掌握档案信息化基础知识,掌握文档一体化档案信息管理系统的应用和基本维护。
  5.分步实施,有序推进档案数字化建设。实现学校档案管理信息化是一项长期而又复杂的任务,不可能一步到位。工作中要力求分步实施,突出重点,讲求实效,持续发展。
  责任编辑 晁芳芳
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