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试论信息化时代学生学籍档案管理的数字化发展

作者:未知

  [摘           要]  学籍档案管理是学校管理工作的重要内容之一,学籍记录了学生的个人信息以及学习成绩等,有一定的隐私性。当前学籍档案管理正在逐渐摆脱传统管理方式的束缚,而是转向数字化方向发展。数字化发展趋势有利于教育教学改革的脚步,提高办学的层次。所以,对学生学籍档案采取数字化管理方式,是时代发展的必然结果。以信息化发展为时代背景,对学生学籍档案管理数字化发展进行阐述。指出当前学籍管理中遗留的问题,随之提出几点建议,以供参考。
  [关    键   词]  信息化;学籍;档案管理;数字化
  [中图分类号]  G271                 [文献标志码]  A              [文章编号]  2096-0603(2019)10-0186-02
   近年来,因为高校的招生规模与教育改革正在逐渐扩大和深入,学籍档案数量在短时间内骤然增加。基于当前个性化的“学分制”教育管理模式,致使学籍档案材料的管理更加复杂,过去的纸质学籍档案管理与当前学校发展已经无法完全相适应。信息化是21世纪的典型标志,信息技术的迅猛发展为社会经济、文化交流等创造了有利条件。从现在的学籍档案管理中不难发现,在很大一部分学校学籍档案管理工作中已经开始引入多媒体技术,或者是建立了专门的学籍档案管理数据库,在传统管理方式的基础上趋于数字化方向发展。数字化方式就是将学生学籍材料保存在管理系统中,提高信息收集、整理、保存以及利用的利用率,具有明显的效果。从目前的时代背景分析,学籍档案管理向数字化方向发展已经呈不可逆转之势,各校加快学籍档案管理的数字化发展建设是顺应时代背景、符合学校改革的重要举措。下面将针对当前学籍档案管理数字化发展过程中存在的问题与对策展开讨论。
   一、学校学籍档案数字化管理亟待解决的问题
   (一)数字化意识与设施滞后
   因为各种因素,档案管理类工作始终受到相关部门领导的高度重视,通常都会配备专业的设备,管理工作也异常受到重视。但是学校的学籍档案管理还没有形成统一的认知,部分学校认为学籍档案信息主要是在校生的各种信息,毕业后就会离开学校,与学校联系不够紧密,所以对学籍管理不重视;部分学校则认为在市场经济体制背景下,企业等更加看重的是个人的学历与实力,学籍的作用已经逐渐丧失,所以网络建设只需与现阶段的学籍档案要求相符就可以。尽管部分学校将学籍档案管理数字化发展提上日程,奈何计算机技术与硬件设施相对落后,与信息化时代的发展步伐不一致,导致学籍档案管理工作无法顺利开展。
   (二)学籍档案管理工作冗杂
   学籍档案管理工作看似简单,但其中涉及多种事物的管理,管理内容较为琐碎,需要工作人员付出一定的精力与时间。管理工作的繁杂造成工作内容没有得到合理量化,工作成效并不显著,因此,学籍档案管理人员的流动性较强,致使管理队伍并不稳定。另外,目前的学籍档案管理人员通常是以自己的实践为跳板,逐渐熟悉具体的管理知识。管理工作开始前没有接受专业的管理培训,无法将信息技术学熟练地应用于管理工作中,与学籍档案管理工作的要求匹配度不高。由此可见,目前的学籍档案管理工作中,对精通学籍档案管理业务,且熟悉计算机系统开发与维护等知识的专业性人才极为匮乏。
   (三)学籍档案安全性需提升
   学校学籍档案采取数字化方式进行管理,赋予了信息传递方便、储存空间小等特点,不过对于其利用,从安全性角度来说还是需要继续提升。因为计算机系统自身经常会有病毒入侵,甚至出现认为破坏的情况,例如,有黑客利用特殊手段侵入系统中,导致学生的信息档案与事实不符,出现或篡改、或丢失等情况,甚至导致数据库直接崩溃,所存信息被毁坏,影响数字化学籍档案信息的真实性与安全性。与此同时,数字化学籍档案信息的载体通常为计算机、U盘、光盘或移动硬盘等,相较于纸质学籍档案的载体要求,需要温度与湿度都达到要求方可,但寿命也相对较短。
   (四)学籍信息档案利用率低
   数字化学籍档案信息是将计算机作为载体,配备相关的设施,对信息进行识别。数字化学籍档案信息对计算机中的硬件设置与软件等进行了加工处理,其在储存、传输与利用过程中都离不开计算机系统,数字化管理模式若是与计算机设备、软件等脱离,那么信息的识别、生成与传递就会出现断裂。现阶段,國内计算机硬件设备与软件技术的更新相对较快,很多过去形成的电子学籍档案信息若是应用新的硬件设备与软件系统,是无法读取的,即便是同一阶段的电子学籍档案信息也会因为专业问题,而导致应用软件无法兼容,这就造成了“技术过时”,数字化学籍档案信息管理过程中会被掣肘。
   (五)数字化发展资金不足
   学籍档案数字化管理建设是一项需要长期坚持的工程,系统在开发维护、标准化建设以及数据库运行等方面都需要依赖高新技术,应该做到运转资金的充裕。近年来,很多学校都在扩建校园规模,导致学校陷入了财政危机,在很多关键管理方面都显得力不从心。学籍档案管理工作固然重要,但是在学校中却被置于边缘化未知,学校在这方面投入可以说是微乎其微。学籍档案信息管理在建设的过程中,缺乏充裕的后备资金会造成资金链断裂,后续工作无法顺利开展。因资金的匮乏,该部门与其他部门进行沟通时,力量也较为单薄,学校在政策上通常对档案管理工作也有所忽视,造成学籍档案信息数字化发展速度较慢。
   二、推动学籍档案信息数字化发展策略
   (一)深化认识,完善教学设备    学籍档案信息管理的数字化发展首先需要学校领导与相关管理者对《档案法》仔细研究,要熟知法律法规与档案的精神,增强学籍档案的手机储存以及利用意识,转变学校对学籍档案管理传统的错误偏见,从思想上意识到学籍档案管理对社会与个人的重要性,对其进行充分重视,真正将学籍档案数字化管理建设作为学校工作的重点发展方向之一。学校可以对社会需求进行了解,结合学校的实际情况,针对学籍档案数字化发展制定出大体框架,完善所需的软件和硬件设施,制定出一套符合实际且行之有效的数字化管理规章制度,建立科学的指导体系。
   (二)紧抓实干,完善师资队伍
   学校学籍档案信息管理向数字化管理方向迈进的过程中,会涉及很多最新的知识与技术,同时也会面临很多问题。从很大程度上来说,学籍档案数字化管理能够实现的重要因素之一就是师资队伍是否具备较高的专业水平。所以,对师资队伍的建设和完善,学校要鼓励学籍档案管理者利用不同的途径、形式进行学习。通过师资队伍的完善,提升专业技能与信息技术的应用能力,力求达到学籍档案信息化与网络化的需要。管理者不但应该熟知基本的理论知识,还要学会如何利用网络信息技术实现数据的采集。与此同时,学校也要着手引进档案管理的专业人才,以双管齐下的模式,完善师资队伍,形成一支具有综合管理与综合运用能力的学籍档案数字化管理队伍。
   (三)谨小慎微,采取防护措施
   数字化学籍档案信息必须严格按照一套封存、一套利用的原则,选择可靠的载体设备定期进行数据备份,以便数据出现异常时可以及时进行恢复。同时必须根据数字化学籍档案信息所依赖的载体更新情况,及时地将旧载体上的数据转移到新载体上。在查询利用环节上,要采取访问权限控制,即根据查阅者所应具备的资格、查询范围,设立用户登录账号和密码,并对密码进行加密保护。同时,建立一些辅助的安全保护机制如系统操作日志等,可以随时记录操作者对数据所做的增加、修改和删除等具体操作内容、设备和时间等。在对付外界网络干扰方面,要设置网络安全防火墙,阻止网络黑客攻击破坏学籍档案数字化管理系统。
   (四)转变观念,优化储存模式
   因为数字化学籍档案信息相对来说较为脆弱,加之客观因素与人为因素的影响,致使数据受到损坏,极为不稳定。管理者想要提高工作效率,解决这个问题,就要对信息的真实性、完整性、安全性等加以注重,采取较为安全的技术作为保障。在保存备案数字化学籍档案信息时,也要对学籍档案资料进行保存,这样可以避免学籍档案中的不可控因素造成的数据损坏,管理者就可以按照档案上的信息重新构建数据库。学籍档案管理工作的重点是要对原始材料进行保护,双管齐下的管理方式兼顾了传统管理方式与数字化管理模式的特点,不仅能够发挥电子学籍档案快捷、直观的优势,还能够确保纸质学籍档案的真实性与可靠性,彼此之间是相互成就的关系,可以让资料长期得到保管,并且二者之间互相补充。
   (五)拓宽渠道,确保资金充裕
   学籍档案管理虽然冗杂,但是其不具有盈利性,并不会给学校带来经济利益,若相关政策没有支撑,也没有其他经费来源,只是依靠学校档案部门自身推动学籍档案数字化管理模式的转变,难度可想而知。所以学校应该对相关工作进行积极地宣传,让学校领导意识到数字化建设对学校整体规划的意义,深化信息时代的数字化意识,抓紧完善硬件设施。通过宣传,获取政府相关部门的支持,加大资金的投入,向政府部门申请资金方面的支持,积极拓宽渠道,确保资金充裕。与此同时,学校档案数字化管理建设期间,更是要经过多方的协调和布局,健全管理系统,开发接口软件,创建全校统一的数字化操作平台,在现实允许的情况下,尽可能地节约资金,提升整体工作效率,使学籍档案管理工作和学校整体工作协调,形成一种良性互动。
   目前,國内学校的学籍档案管理工作只是处于初级阶段,并没有完全摆脱传统纸质材料管理的模式,部分学校学籍档案管理方面还是采用柜架式的保存方式。尽管有一部分学校已经开始采用计算机进行管理,不过大部分都是基于目录级的学生基本信息管理,实质性的学籍档案还是以传统的纸质形式存在。从实践上来说,机读目录管理可以说只是实现快速检索传统纸质学籍档案材料的一种应用工具,实质上并没有实现学籍档案的数字化管理。在信息时代的背景下,学籍档案管理数字化发展是大势所趋,相信通过大家的努力,我们在这条路上会走得更加顺畅。
   参考文献:
   [1]梅琼.新形势下高校学籍档案数字化管理的思考[J].科技资讯,2015(8).
   [2]秦芳远,刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究[J].兰台世界,2015(23).
  ◎编辑 冯永霞
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