试论档案大数据时代的必然性及档案管理的机遇

作者:未知

  【摘要】档案管理工作在利用、管理、收集档案信息以及建立电子政务系统、数字化转换传统载体的过程中都会有很多数字信息产生,给档案管理工作带来了很大压力,而大数据时代的来临有效解决了这一问题。基于此,本文从档案大数据时代所具有的必然性出发,对档案管理工作在大数据时代的机遇进行分析。
  【关键词】大数据时代;档案管理;管理工作
  与物联网、云计算等技术几乎同期出现的大数据技术,给信息技术领域带来了翻天覆地的影响。不同行业领域能够按照自身的实际需要,尽快得到所需信息,出现了和传统数据管理方式截然不同的管理模式。将大数据的概念引入档案管理工作,使其观念、形式、范围、内容都发生了变化,迎来了前所未有的发展机遇。
  一、档案大数据时代所具有的必然性
  大数据时代的来临,使得档案管理工作出现了一些必然性。一是社会个体对档案信息的诉求不断增加,提高了利用档案的要求,有更加苛刻的智慧服务与知识服务要求,利用档案数据时需要在大量信息中快速找到所需内容。二是档案管理人员处理文件时需要用到大数据技术,数字化资源与电子文件在大数据的时代处于爆炸式增长的过程中,使备份、存储、处理、鉴定档案文件的工作面临巨大的挑战,要想在海量信息里提取有用信息,就需对大数据技术进行利用。三是档案数据有很大的整体数量,在国内档案已有几千年的悠久历史,各个朝代的档案共同组成了档案的数据库,传统档案数字化管理与现代化电子档案不断增加,使数据档案资源规模越来越庞大,因此,对于传统档案管理工作来说,大数据技术是其得以完善和提高的关键所在。
  二、档案管理工作在大数据时代的机遇
  (一)管理档案信息的机遇。在传统的档案管理工作中,使用的都是以卷、件、份等为单位的纸质档案。伴随大数据时代的来临,档案管理将会以PB、TB、GB等作为数据大小的单位。科学技术的大力发展将会使纸质档案逐渐减少,数据化与数字化档案逐渐增多,档案管理人员不再对电子档案进行简单的用、管、收,可以有大量的精力与时间对生成的档案数据进行监控,使档案数据长时间的安全性和可读性得到保证。档案数据将会以云计算为基础,海量、快速地增长,动态扩展信息资源。
  (二)扩展档案管理系统的机遇。随着时间的推移,档案数据将会越来越多,使用传统档案系统不能动态地进行扩展,使得具体的档案管理工作会比较吃力。但是,大数据时代的来临使云计算技术应运而生,通过云计算,能够按需分配、动态扩展存储资源与计算资源等,这提供给档案管理系统一个很好的机遇,能够增强可扩展性。如果设计档案管理系统的时候能够基于最新的云计算架构,就能使存储资源与计算资源等动态地增加,从而符合飞速增长的数据量与快速扩展的服务器要求,并有效降低维护与投资IT系统的成本。
  (三)利用档案价值的机遇。电子文档与纸质文档是传统档案管理工作中主要的管理形式,这两种管理形式利用档案的效率十分低下,而且利用的状态基本处于被动,大量的档案被埋藏,没有专业人员进行利用与分析,也没有工具对其进行深入挖掘。步入大数据时代后,利用云计算能够在人力很难处理的档案数据中自动找出有相关性与特殊性的信息,并对这些被埋藏和隐没、没有一定规律的信息进行提炼、萃取与集中,使分析与挖掘的信息具有一定的利用价值。同时,能够按照使用者需要,自动建立不同的数据模型,分析、分类、聚集海量的数据信息,给出所需的分析数据,进一步增加档案价值,让原有档案真正做到“起死回生”,从被动变成主动,给决策人员提供有益的参考。
  (四)数据化档案的机遇。当前档案管理工作通过对纸质档案的扫描,将其以数字图像的文件形式存放到服务器里,这样的工作方式和传统档案管理方式相比取得一定的进步,不过这些文本并未进行数据化,服务器中保存的只是图像,并且只有在人的阅读下才能使這些图像变为可用信息,使用人员还要在大量的信息中反复甚至重复查找,使用效率不高。若将数字文本变成数据进行存储,不但人们能够进行阅读,计算机也能够进行分析。伴随大数据时代的来临,这样的转化过程能利用新型软件来完成,从而让人们在简单的查询与检索后,就能对海量数据信息进行处理和分析。
  三、结语
  总而言之,档案管理工作在大数据时代得到了良好的发展机遇。伴随大数据时代的来临,档案大数据时代也是必然的趋势,档案管理工作迎来了管理档案信息、扩展档案管理系统、利用档案价值、数据化档案等多种机遇。因此,档案管理人员应充分发挥大数据时代的优势,更好地进行档案管理工作。
  【参考文献】
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