大数据时代档案管理模式变化研究

作者:未知

  [摘 要]随着我国科技不断进步,当前社会已经步入了信息时代。大数据是信息时代的产物,大数据的出现对世界范围人们的生活和工作都产生巨大影响,并且改变了传统工作模式。档案管理工作在大数据时代面临着巨大的机遇与挑战,如何利用大数据进行现代化档案管理工作,并且有效避免大数据技术给档案管理工作带来的风险,已经逐渐成为当代档案管理工作人员的一项重要课题。基于此,文章将针对大数据时代档案管理模式变化进行研究。
  [关键词]大数据 档案管理 模式变化
  中图分类号:G270.7 文献标志码:A
  一、档案管理工作在大数据时代模式转变的必要性
  大数据时代的到来,给企事业单位档案管理工作带来了一定的机遇,传统档案管理模式受到冲击。由于我国的档案管理工作相关研究起步较晚,而当前庞大的数据量给档案管理工作带来更大难度,传统档案管理需要依靠纸张进行办公,数据量增加后,纸制档案在整理、保存和查询方面都有很大弊端,工作人员工作量剧增,工作效率下降,所以,采取现代化档案管理模式已经迫在眉睫。随着大数据时代的到来,通过使用电子化手段,档案管理工作向无纸化办公方向发展,结合各种档案管理软件和计算机技术,可以让现代档案管理工作更加智能化、自动化,为将来档案管理发展打下良好基础[1]。当代档案管理人员,更应顺应科技发展要求,通过学习现代化档案管理知识提高自身专业技能。
  二、档案管理工作在大数据时代所面临的挑战
  一方面,档案管理工作的主要为企事业单位的发展保存和提供相应的档案、资料,应针对各类原始资料进行收集、整理、筛选、保管、检索和利用。随着大数据时代来临,传统档案管理工作面临很多新的挑战,无法适应原始数据处理和现有数据管理的工作,档案存储能力和检索能力受到的挑战尤为严峻。为更好地顺应时代发展,目前,已有大量企事业单位开始应用计算机及各类软件进行档案管理,并且取得了良好效果。另一方面,在应用现代化方式进行档案保存和处理的同时,也给档案管理工作带来了信息安全方面的挑战。数据资源安全性是档案管理工作当中的一项重要内容,但在现代技术应用的同时,档案资料在利用和传输过程中可能受到攻击,造成信息丢失、泄漏或者篡改的后果。正因如此,档案管理人员在应用现代化档案管理方式同时,需要充分重视工作当中潜在的安全风险问题,同时根据实际工作内容和工作需要,采取有效的防御措施,有效控制档案管理当中存在的风险,确保现代化档案管理工作的顺利开展。现代化档案管理离不开专业的人才进行实际操作,但当前我国档案管理数据分析类人才相对较少,制约了档案管理工作发展,不利于工作效率的提升,所以,现阶段档案管理部门面临的重要问题是如何加强档案数据分析人才、计算机技术人才的培训与储备[2]。
  三、大数据时代档案管理模式变化分析
  (一)档案管理工作中数据资源体系变化分析
  档案管理工作當中资源体系变化主要是信息资料来源的变化、内容变化及采集方式变化三种,在大数据时代背景下,档案数据信息多数来源于网络当中,内容方面除了数据量大幅提升,种类也趋向多元化,同时,档案资料数据的价值密度明显降低,而通过利用现代化手段能够加快信息处理速度。在数据采集方面,档案管理工作人员更加重视对企事业单位内部的相关信息进行收集,使用强制手段,对互联网当中具有价值的信息进行捕捉。
  (二)档案管理工作中管理理论体系变化分析
  大数据时代给档案管理工作带来最大的变化就是数据量变大,同时,档案信息量也随之增加,为了更好地提升档案处理质量和处理效率,各种各样的软件平台营运而生。这就要求相关工作人员能够通过利用现代化手段进行档案管理工作,并且能够改变传统工作思想,接受信息时代的变化,通过实践产生新型档案管理理论和模式。著名学者维克托曾经提到,随机分析法无法适应大数据时代,同时也不能用于所有数据的分析。这也就是说,大数据时代,数据已经不再是过去的抽样数据模式,已经转变成全数据模式[3]。大数据时代应看到全数据的优势,对所有数据加以利用。
  (三)档案管理工作中档案利用服务体系变化分析
  档案中所有资料都记载着真实的企事业单位发展史,其具有重要价值,保护好档案也就是保护国家和公民的利益,同时也能满足社会对相关资料的需求。随着大数据时代的到来,档案管理工作会更倾向于服务性,工作人员通过提升服务水平进一步提升档案数据的自身价值。档案管理人员应做到面向社会,为企事业单位和客户提供个性化服务和人性化服务。档案服务对象和服务内容方面也发生了一定变化,由于过去档案的服务项目基本使用固定模式,信息资源通常都在保管的档案之中进行查询,但在大数据背景下,信息资源扩大,为了更好地满足工作需求,档案管理工作在信息采集、处理和利用方面都需要得到提升。
  四、大数据时代背景下档案管理模式变化策略分析
  (一)大数据时代的档案云处理模式
  在大数据技术支持下,能够实现档案云存储。这种新型的档案存储方式,能够更好地保障数据的完整性,同时在使用方面也更为便捷,为电子档案的管理工作创造了良好环境。在使用云存储这项功能之前,首先应做好信息的基础化建设工作,其中包括信息上传和接收终端、数据处理软件,从而全面地提升档案处理能力,为使用者提供更加快捷、有效的服务。同时,为了能够更好地使用云存储技术,国家和地方政府需要进行配合,建立统一云系统,地方档案管理中心通过互联网与国家系统进行连接,对档案进行备份,从而更好地避免档案发生泄漏、篡改或者丢失的现象。
  (二)大数据时代数字档案的建立
  大数据和数字化存在紧密联系,档案管理工作人员在应用大数据技术时,需要加强对档案的数字化建设,通过建立数字化档案馆,提升档案管理工作效率。数字档案馆的建设需要结合计算机技术,对档案进行分类处理,所以,建立数字档案馆首先应做好档案分类工作,同时对档案进行必要的完善,结合用户需求对档案进行处理,实现档案电子化模式。数字档案可以有效提升数据信息的利用效率,同时还能更好地保障数据信息的完整性和安全性。   (三)提高对档案信息的保护能力
  在大数据时代,档案管理工作中,不仅应在工作效率和工作质量方面进行提升,同时也应注意如何加大档案信息的保护力度。信息化档案与纸质档案不同,现代化存储和传输模式对信息安全提出了更高的要求。系统漏洞、黑客、木马病毒都是威胁现代化档案信息安全的主要因素,一旦档案遭到以上攻击,将会产生信息泄漏、篡改等严重问题。所以,现代化档案管理模式需要使用專业安全防护软件,对档案信息进行保护。通过使用防火墙、杀毒软件、VPN等计算机软件,提升档案信息的安全性。档案管理工作人员也应学习和掌握现代化档案管理技术,学习软件使用知识,做到防患于未然。
  (四)大数据时代档案管理的服务创新
  大数据时代,要想提高档案管理工作的服务质量,首先应做到技术方面和管理方面的创新,从而促进档案管理工作的进一步发展。档案管理工作对于企事业单位而言,更多的是如何处理企事业单位相关信息,但在大数据时代,档案管理更倾向于如何为企事业单位和客户提供服务。虽然在一定程度上而言,档案管理工作具有明显的社会性质,但从市场经济的角度进行分析,档案管理工作必须具备服务特点,大数据技术为档案管理工作的服务性质提供了更多条件。所以,现代化档案管理部门需要保证良好的服务模式,建立健全服务体系,才能保证长足发展势态。在服务水平提高方面,档案管理工作人员应做到态度端正,具备良好的专业技术水平,符合大数据时代的技术要求,提高工作效率。
  五、结语
  随着大数据时代的到来,档案管理工作模式发生了很多改变,趋向于大服务化、大档案化、大平台化。档案管理模式方面也发生了巨大变化,企事业单位档案管理人员需要直面当前档案管理工作当中存在的问题,提高自身技术水平,完善档案管理能力。同时,在工作过程中,更应重视对档案信息的保护,对档案管理流程进行优化,使用现代化技术手段,促进档案管理工作的发展。
  参考文献:
  [1]王丽.大数据时代下档案管理模式变化及有效路径研究[J].办公室业务,2017(7):68,70.
  [2]张群.大数据时代档案管理模式变化研究[J].赤峰学院学报(自然科学版),2017,33(17):105- 106.
  [3]王诗尧.大数据时代档案信息化管理[J].世界最新医学信息文摘,2018,18(83):194.
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