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涉密档案管理应注意的几个问题

作者:未知

  【摘要】本文主要阐述了涉密档案管理环节应注意的保密事项,以期在档案管理过程中做好保密工作,确保国家秘密安全。
  【关键词】涉密档案;管理;注意事项
  档案是具有查考价值、凭据价值、文化价值、研究价值等历史性的原始记录,是党和国家的宝贵财富和重要资源。档案中有一部分涉及国家秘密和商业秘密(本文统称为涉密档案)。对这部分涉密档案管理应当给予高度重视,注意处理好以下问题。
  一、涉密档案库房设置
  為防止盗窃或无关人员从窗口进入,涉密档案库房不宜设在办公楼最底层,必须配备“三铁一器”。有机密级以上涉密档案的必须配备视频监控系统。档案馆(室)应当建立档案库房管理制度,明确相关要求。档案人员进入涉密档案库房要有登记,“双进双出”,相互监督,无关人员一律禁止进入涉密档案库房。
  二、涉密档案材料收集
  档案收集工作从工作方式上,主要接受和征集两种方式。
  收集是档案业务管理工作的首要环节,做好涉密档案材料的收集工作具有重要意义。要建立和健全归档制度,明确收集工作中的保密要求,确保涉密档案的安全性。要注意归档涉密材料是否标密,是否做好登记。登记时是否注明材料密级及保密期限、份数、页数及相关信息、归档单位、归档人和知悉范围。要检查涉密档案材料是否完整,有无缺页。档案管理部门和归档单位要密切配合,认真核实归档材料,既要符合归档要求,又要关注保密事项。涉密档案材料归档人员应当两人同行,以防意外发生。部门负责人在归档前应当审阅,在相关归档审批表(单)上签字确认。
  三、涉密档案整理
  档案整理是指按照一定的原则和方法,对零散和需要进一步条理化的档案进行分类组合、排列、编目等,使档案系统化。
  整理档案的主要目的是便于档案的保管和利用。在整理过程中,要特别注意涉密档案载体的密级及保密和保管期限。区分情况,分别整理、合理组合,依据卷宗文件密级和保密期限,在相应目录中注明,在卷皮、卷盒上注明最高密级和最长保密期限。声像档案应粘贴密级和保密期限标识。
  四、涉密档案利用
  档案利用与保密的关系在利用工作中表现最为突出。因此,在提供利用中要特别注意保守党和国家的秘密,保守本单位的商业秘密。
  借用、提供涉密档案载体要按规定必须经过有审批权限的领导人审批,要注意做好借阅登记,在登记时标明密级等相关信息。一些不允许带出档案馆(室)的涉密档案,只能在馆(室)查阅,档案人员要注意监管。手机等具有摄录功能的仪器设备,不得携带入内。未经批准不得复制摘抄,外借档案要严格执行审批制,借出时间不宜过长,借出的数量应当可控制,借用单位要有书面借用审批表,经办人要签字,借用单位应对所借档案的安全和保密负完全责任。借出的档案要保证按时完整收回。收回时,要对案卷的数量和卷内的文件情况进行细致检查。电子文档保存与利用应符合国家安全保密规定和单位保密规章制度。
  五、涉密档案的密级变更和解密
  档案馆(室)应当定期对即将届满的涉密载体档案进行统计、整理,提交给定密责任部门或定密责任人,研究决定是否进行密级变更、延长保密期限或解密。在确定国家秘密的密级、保密期限和知悉范围的变更、延长保密期限或解除时,档案管理部门应当及时在需要密级变更、保密期限延长或解除的涉密档案载体上做出相应标志,同时要及时更新相关目录、台账等检索工具和备案材料。要登记造册,建立密级变更、延长保密期限或解除的档案。特别注意有些涉密档案解除后,仍不宜公开的,要继续做好保管工作,此类档案内容必须经过批准才能公开。
  六、建立健全涉密档案管理制度
  建立健全涉密档案管理制度非常重要,应当明确涉密档案收集、征集、整理、统计、保管、利用、编研等各个环节的保密措施,并严格贯彻执行。要结合实际,制定涉密档案管理应急预案,以应对意外事故发生。要进行经常性的涉密档案管理工作检查,以查促改,以查促管,不断提高涉密档案管理水平,确保涉密档案内容不失密、不泄密、不被窃密。
  七、加强涉密档案管理人员保密教育
  国家秘密关系到国家安全和利益,商业秘密关系到单位的切实利益。保密工作既有政治属性,又具有业务属性。保密工作是单位整体工作内容的重要组成部分,做好涉密档案管理的保密工作十分重要。涉密档案管理如何关键在人。其管理人员知密多、知密深。加强涉密档案管理人员的政治思想教育和保密教育,不断提高涉密档案管理人员的政治思想觉悟,不断增强其保密意识和保密能力,把涉密档案管理人员队伍打造成政治坚定,业务合格,作风优良的队伍,是各级档案馆(室)必须认真履行的责任。要把保密工作责任落实到每个岗位、每位同志、每个环节,时刻紧绷保密这根弦,任何时候、任何情况下都不能丝毫的疏忽和放松,全力保障和维护国家秘密安全,维护好单位利益。
  【参考文献】
  [1]王云庆,苗壮著.现代档案管理学[M].青岛出版社,2004.
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